Софтвер за распоред на волонтери: смени и часови

Волонтерските програми се држат на добра волја и на распоред што некој го прави одново секоја недела. Луѓето ги даваат часовите што можат да ги одвојат, достапноста се менува без најава, а координаторот обично го води распоредот покрај друга работа со полно работно време. Софтверот за распоред на волонтери го симнува тоа неделно преправање од едно биро и го претвора во процес видлив за целиот тим.

Едно ограничување го обликува сето останато. На волонтер не можете да му наредите да работи во сабота, можете само да му ја понудите смената и да се надевате дека ќе ја земе. Токму таа разлика објаснува зошто алатките за распоред направени за платен персонал стојат неискористени во граѓанскиот сектор и зошто апликацијата за волонтерски распоред мора да почне со пријава, а не со доделување.

Што софтверот за волонтери мора да прави поинаку

Задачата се сведува на четири работи. Да објавува смени што луѓето можат да ги преземат, наместо смени во кои се распоредуваат. Да собира достапност пред да се прави распоредот, зашто токму преправањето по три одбивања ги исцрпува координаторите. Да стигне до тим што нема службена е-пошта и нема причина да гледа во огласна табла. И да дава збирни часови што издржуваат пред одбор, донатор и осигурител.

Сè надвор од овие четири работи е по избор. Софтвер за управување со волонтерски смени што добро ги покрива победува тешка платформа чии поставки никој нема време да ги совлада.

Зошто шаблонот за волонтерски распоред престанува да фаќа

Речиси секоја програма почнува со шаблон за волонтерски распоред во табела, испечатен и закачен на ѕид. Функционира за една локација и петнаесет луѓе. Потоа се отвора втора локација, сезонска кампања го дуплира тимот и самата датотека станува проблем. Двајца координатори уредуваат различни копии. Шаблон со список на волонтери што живее на еден лаптоп застарува во моментот кога некој се откажува во петок навечер. Шаблон за распоред на настан направен за еден викенд ретко стигнува недопрен до вториот.

Преминот кон систем за волонтерски распоред не го фрла шаблонот, туку го оживува. Повторливата неделна шема се зачувува еднаш и се применува на која било идна недела, така што шаблонот за смени што сте го дотерувале цела година продолжува да работи, а сите читаат иста негова верзија. Алатката за правење распоред е корисна само ако распоредот што го прави стигнува до луѓето.

Дозволете им на волонтерите сами да ги земаат смените

Самопослужувањето е функцијата што ја менува неделата на координаторот. Објавете ги непокриените термини како отворени смени и секој соодветен човек ќе ги види во истиот момент, на телефонот што и онака го носи. Пријавата за волонтерска смена е еден допир, а одобрувањето може да остане кај координаторот кога улогата бара обука или проверка.

Алтернативата е тоа што повеќето програми го прават денес: групен чат, круг пораки и истите тројца сигурни луѓе што секогаш се прашуваат први. Модулот на Shifton за планирање смени ги обработува отворените смени, замените и шаблоните на едно место, така што понудата стигнува до сите одеднаш, а одговорот се запишува наместо да се памети. Софтверот за управување со волонтерски смени се исплаќа во моментот кога саботниот термин се пополнува без ниту еден повик.

Прво достапност, потоа распоред

Анкета за достапност собрана еднаш во квартал застарува за две недели. Достапноста што луѓето сами ја освежуваат останува корисна. Секој волонтер во месечен календар ги означува часовите што може да ги даде, во вистински временски интервали наместо цели денови, а координаторот гради врз таа слика, а не врз претпоставки.

Тоа е тивката разлика меѓу апликација за планирање волонтери и споделен календар. Календарот ги запишува одлуките откако се донесени. Алатките за волонтерски распоред запишуваат што е можно пред одлуките да се донесат, и токму таму навистина се штеди време.

Улоги, пристап и вклучување на тим што се менува

Волонтерските тимови постојано се менуваат. Нови луѓе доаѓаат за кампања, други се враќаат по половина година пауза, а неколкумина стануваат координатори. Екранот со луѓе го држи тоа под контрола: секој волонтер има позиција, контакти и временска зона, а нивото на пристап одлучува дали ги гледа само своите смени или го води целиот список.

• Поканувајте нови волонтери по е-пошта и следете како статусот на поканата оди од испратена до прифатена
• Увезете список кога кампања носи цела група одеднаш
• Дајте им на искусните волонтери администраторски права без да ја предадете целата сметка
• Држете ги помошниците на далечина во нивната временска зона за никој да не го погреши почетниот час

Вклучување мерено во минути наместо во вечер полна со повици е тоа што не дозволува растечка програма да заглави.

Следење волонтерски часови за донатори и одбор

Часовите се валута на граѓанскиот сектор. Се појавуваат во проектни апликации, годишни извештаи, осигурителни изјави и во образложението за следниот круг финансирање, а нивното броење од хартиен тефтер на крајот од годината е болно и непрецизно.

Софтверот за евиденција на волонтерско време го решава тоа само кога е поврзан со распоредот. Волонтерите го евидентираат доаѓањето и заминувањето во однос на планираната смена преку евиденција на работно време во мобилната апликација, а извештајот за работни часови го собира вложеното време по личност, позиција или период и е подготвен за извоз. Апликација за часови што живее одвоено од распоредот создава втор сет бројки за усогласување, затоа евиденцијата на волонтерско време припаѓа внатре во системот за распоред, а не покрај него. Програмите што имаат и платен персонал ги држат работните листови на организацијата, апликацијата за евиденција на време и податоците за волонтерите на една сметка наместо на три што никогаш не се совпаѓаат. Евиденцијата по локација преку модулот за геолокација е достапна како платен додаток таму каде што потврдата на пристигнување на терен е важна.

Распореди за цркви, здруженија и локални заедници

Верските и заедничките организации планираат најтешка верзија на овој проблем. Богослужбите се повторуваат неделно, на ист датум се потребни повеќе улоги, а повеќето луѓе служат еднаш или двапати месечно, а не секоја недела. Софтверот за црковен распоред мора да носи повторливи шеми, повеќе позиции на една богослужба и тек на пријавување што работи и за луѓе што воопшто не се снаоѓаат со софтвер. Алатка што претпоставува постојан неделен тим промашува како всушност се пополнуваат таквите распореди, а апликацијата за црковни волонтери се оценува според тоа дали оној што пречекува на врата ја наоѓа следната недела со три допири. Бесплатен софтвер за распоред на црковни волонтери е разумен почеток додека распоредот е мал.

Истата структура пошироко ги покрива софтверите за распоред во здруженија и непрофитни организации: банки за храна со дневни смени за сортирање, прифатилишта што ги покриваат ноќите, фестивали што викендот го екипираат со стотици луѓе, секој со по четири часа. Проблемот со црковниот распоред и проблемот на банката за храна изгледаат идентично штом ќе го тргнете речникот, а софтверот за планирање персонал во невладина организација мора да им служи и на платениот координатор и на викенд помошникот. Алатка за волонтерски распоред што одговара само на едниот од нив ќе биде заобиколена во рок од месец.

Како да изберете алатка што луѓето ќе ја отвораат

Оценувајте ја секоја платформа од страната на волонтерот, не на координаторот. Отворете ја апликацијата на стар телефон. Измерете колку време му треба на човек што ја гледа првпат за да ја најде својата следна смена и да преземе отворена. Прашајте што се случува кога волонтер се откажува во последен момент и дали понудата за замена стигнува до сите или само до луѓето на кои координаторот прво ќе се сети.

Најдобрата апликација за волонтерски распоред е онаа што најмалку техничкиот волонтер ја користи без обука, а најдобриот софтвер за волонтерски распоред е оној што координаторот сè уште го отвора во шестиот месец. Бесплатна апликација е разумен тест, под услов бесплатниот пакет да е вистински пакет, а не одбројување. До десет луѓе Shifton е бесплатен без временско ограничување, што одговара на мала заедница што проверува дали преминот се исплаќа. Како што расте програмата, платените пакети додаваат планирање на повеќе локации, подлабоко известување и модули што се очекуваат од поголема алатка за непрофитен сектор. Целта останува иста: смени што се пополнуваат сами, волонтери што знаат точно кога се потребни, и збирни часови подготвени пред некој воопшто да ги побара.