Vrywilliger-skeduleringsagteware vir skofte en ure

Vrywilligerprogramme loop op goeie wil en op 'n rooster wat iemand elke enkele week oorbou. Mense gee die ure wat hulle kan afstaan, beskikbaarheid verander sonder waarskuwing, en die koördineerder hanteer die rooster gewoonlik langs 'n ander voltydse rol. Vrywilliger-skeduleringsagteware neem daardie weeklikse oorbou van een lessenaar af en maak dit 'n proses wat die hele span kan sien.

Een beperking vorm alles anders. Jy kan nie 'n vrywilliger beveel om Saterdag te werk nie, jy kan net die skof aanbied en hoop dit word opgeneem. Daardie enkele verskil is waarom roostergereedskap wat vir betaalde personeel ontwerp is, ongebruik in die nie-winsgewende sektor lê, en waarom 'n vrywilligerskeduleringstoepassing met aanmelding moet begin eerder as met toewysing.

Wat vrywilligeragteware anders moet doen

Die werk kom neer op vier dinge. Publiseer skofte wat mense kan opneem eerder as skofte waarvoor hulle aangesê word. Versamel beskikbaarheid voordat die rooster gebou word, want dit is die oorbou ná drie weierings wat koördineerders uitbrand. Bereik 'n span wat geen werk-e-pos het nie en geen rede het om 'n kennisgewingbord te lees nie. En lewer uurtotale wat voor trustees, skenkers en versekeraars staande bly.

Enigiets buite daardie vier is opsioneel. Bestuursagteware vir vrywilligerskofte wat hulle goed hanteer, klop 'n swaarder platform waarvan niemand tyd het om die instellings te leer nie.

Waarom die vrywilligerroostersjabloon ophou skaal

Byna elke program begin op 'n vrywilligerroostersjabloon in 'n sigblad, gedruk en teen 'n muur vasgesteek. Dit werk vir een terrein en vyftien mense. Dan open 'n tweede lokaal, 'n seisoenale veldtog verdubbel die lys, en die lêer self word die probleem. Twee koördineerders redigeer verskillende kopieë. 'n Vrywilligerlyssjabloon wat op een skootrekenaar leef, is verouderd op die oomblik dat iemand Vrydagaand onttrek. 'n Sjabloon vir 'n geleentheidsrooster wat vir een naweek gebou is, oorleef die tweede selde ongeskonde.

Die skuif na 'n vrywilligerskeduleringstelsel gooi nie die sjabloon weg nie, dit maak dit lewend. 'n Herhalende weekpatroon word een keer gestoor en op enige toekomstige week toegepas, sodat die skofsjabloon wat jy oor 'n jaar verfyn het, aanhou werk terwyl almal dieselfde weergawe daarvan lees. 'n Roostermaker is net nuttig as die rooster wat dit maak by mense uitkom.

Laat vrywilligers hul eie skofte opneem

Selfbediening is die kenmerk wat 'n koördineerder se week verander. Publiseer die onbedekte gleuwe as oop skofte en elke gekwalifiseerde persoon sien hulle op dieselfde oomblik, op die foon wat hy reeds dra. Aanmelding vir 'n vrywilligerskof is een tik, en goedkeuring kan by die koördineerder bly wanneer 'n rol opleiding of 'n agtergrondkontrole verg.

Die alternatief is wat die meeste programme nou doen: 'n groepgesprek, 'n rondte boodskappe, en dieselfde drie betroubare mense wat elke keer eerste gevra word. Shifton se skofskeduleringsmodule hanteer oop skofte, ruilings en sjablone op een plek, sodat die aanbod almal gelyktydig bereik en die antwoord aangeteken word eerder as onthou. Bestuursagteware vir vrywilligerskofte verdien sy plek op die oomblik wat 'n Saterdaggleuf sonder 'n enkele oproep vol raak.

Beskikbaarheid eerste, rooster tweede

'n Vrywilligerbeskikbaarheidsvorm wat een keer per kwartaal versamel word, verouder binne twee weke. Beskikbaarheid wat mense self bywerk, bly bruikbaar. Elke vrywilliger merk op 'n maandkalender die ure wat hy kan gee, in werklike tydgrepe eerder as hele dae, en die koördineerder bou teen daardie prentjie in plaas van te raai.

Dit is die stil verskil tussen 'n skeduleringstoepassing vir vrywilligers en 'n gedeelde kalender. Die kalender teken besluite aan nadat hulle geneem is. Vrywilligerskeduleringsgereedskap teken aan wat moontlik is voordat die besluite geneem word, en dit is waar tyd werklik bespaar word.

Rolle, toegang en die inlywing van 'n roterende span

Vrywilligerspanne wissel gedurig. Nuwe mense kom vir 'n veldtog, ander keer ná ses maande terug, en 'n handjievol word koördineerders. Die menseskerm hou dit hanteerbaar: elke vrywilliger dra 'n pos, kontakbesonderhede en 'n tydsone, en 'n gesagsvlak bepaal of hy net sy eie skofte sien of die hele lys bestuur.

• Nooi nuwe vrywilligers per e-pos en kyk hoe die uitnodigingstatus van hangende na aanvaar beweeg
• Voer 'n lys in wanneer 'n veldtog 'n groep gelyktydig inbring
• Gee ervare vrywilligers administrateurregte sonder om die hele rekening oor te gee
• Hou afgeleë helpers in hul eie tydsone sodat niemand 'n begintyd verkeerd lees nie

Inlywing wat in minute gemeet word eerder as in 'n aand vol oproepe, is wat 'n groeiende program keer om vas te val.

Vrywilligerure vir skenkers en trustees byhou

Ure is die geldeenheid van die nie-winsgewende sektor. Hulle verskyn in befondsingsaansoeke, jaarverslae, versekeringsverklarings en die saak vir die volgende rondte fondse, en om hulle aan die einde van die jaar uit 'n papierdagboek te tel is pynlik en onakkuraat.

Sagteware vir vrywilligertydopname los dit net op wanneer dit aan die rooster gekoppel is. Vrywilligers klok in en uit teen hul beplande skof met tydopname in die mobiele toepassing, en die werksureverslag tel bygedraende tyd per persoon, pos of tydperk op, gereed om uit te voer. 'n Tydopnametoepassing wat apart van die rooster leef, skep 'n tweede stel syfers om te versoen, en daarom hoort tydopname vir vrywilligers binne die skeduleringstelsel eerder as langs dit. Programme met betaalde personeel hou die organisasie se tydstate, 'n tydopnametoepassing en vrywilligerrekords in een rekening in plaas van drie wat nooit ooreenstem nie. Ligginggebaseerde inklok deur die geoliggingsmodule is as 'n betaalde byvoeging beskikbaar waar dit saak maak om aankoms op die terrein te bevestig.

Roosters vir gemeentes, liefdadigheid en gemeenskapsgroepe

Geloofs- en gemeenskapsorganisasies skeduleer die moeilikste weergawe van hierdie probleem. Dienste herhaal weekliks, verskeie rolle word op dieselfde datum benodig, en die meeste mense doen een of twee keer per maand diens eerder as elke week. Gemeenteskeduleringsagteware moet herhalende patrone dra, verskeie poste per diens, en 'n aanmeldvloei wat werk vir mense wat glad nie gemaklik met sagteware is nie. Gereedskap wat 'n vaste weeklikse span aanneem, mis hoe sulke roosters werklik beman word, en 'n gemeente se vrywilligertoepassing word beoordeel op of 'n verwelkomer volgende Sondag in drie tikke kan vind. Gratis skeduleringsagteware vir gemeentevrywilligers is 'n billike beginpunt terwyl die rooster nog klein is.

Dieselfde struktuur dek liefdadigheidskeduleringsagteware en nie-winsgewende skeduleringsagteware breër: voedselbanke met daaglikse sorteerskofte, skuilings wat nagte dek, feeste wat 'n naweek beman met honderde mense wat elk vier ure gee. 'n Gemeenterooster se probleem en 'n voedselbank se probleem lyk identies sodra jy die woordeskat wegstroop, en personeelskeduleringsagteware vir liefdadigheid moet beide die betaalde koördineerder en die naweekhelper dien. Vrywilligerroostergereedskap wat net by een van hulle pas, sal binne 'n maand omseil word.

Kies 'n vrywilligerskeduleringsgereedskap wat mense sal oopmaak

Beoordeel enige platform van die vrywilliger se kant af, nie die koördineerder s'n nie. Maak die toepassing op 'n ou foon oop. Meet hoe lank dit iemand wat dit nog nooit gesien het nie neem om sy volgende skof te vind en 'n oop een op te neem. Vra wat gebeur wanneer 'n vrywilliger op kort kennisgewing onttrek, en of die vervangingsaanbod almal bereik of net die mense aan wie die koördineerder eerste dink.

Die beste vrywilligerskeduleringstoepassing is dié wat jou mins tegniese vrywilliger sonder onderrig kan gebruik, en die beste vrywilliger-skeduleringsagteware is dié wat 'n koördineerder in maand ses steeds oopmaak. 'n Gratis toepassing is 'n sinvolle proef, mits die gratis vlak 'n regte plan is en nie 'n aftelling nie. Onder tien mense is Shifton gratis sonder 'n tydsbeperking, wat 'n klein gemeenskapsgroep pas wat toets of 'n vrywilligerroostertoepassing die skuif werd is. Namate die program groei, voeg betaalde planne multi-terrein skedulering, dieper verslagdoening en die modules by wat van 'n groter nie-winsgewende skeduleringsgereedskap verwag word. Die doel bly dieselfde: skofte wat hulself vul, vrywilligers wat presies weet wanneer hulle nodig is, en uurtotale wat gereed is voordat iemand daarvoor vra.