Brīvprātīgo grafika programma: maiņas un stundu uzskaite

Brīvprātīgo programmas balstās uz labu gribu un uz grafiku, ko kāds katru nedēļu pārzīmē no jauna. Cilvēki dod tik stundu, cik spēj atrast, pieejamība mainās bez brīdinājuma, un koordinators grafiku parasti kārto blakus citam pilnas slodzes darbam. Brīvprātīgo grafika programma noņem šo iknedēļas pārzīmēšanu no viena galda un pārvērš to procesā, ko redz visa komanda.

Viens ierobežojums nosaka visu pārējo. Brīvprātīgajam nevar likt strādāt sestdienā, viņam var tikai piedāvāt maiņu un cerēt, ka viņš to paņems. Tieši šī atšķirība izskaidro, kāpēc algotam personālam veidotie grafiku rīki nevalstiskajā sektorā stāv neizmantoti un kāpēc brīvprātīgo grafika lietotnei jāsākas ar pieteikšanos, nevis ar norīkošanu.

Kas brīvprātīgo grafika programmai jādara citādi

Uzdevums sadalās četrās daļās. Publicēt maiņas, ko cilvēki var paņemt, nevis maiņas, kurās viņus ieraksta. Savākt pieejamību pirms grafika veidošanas, jo tieši pārzīmēšana pēc trim atteikumiem izdedzina koordinatorus. Sasniegt komandu, kurai nav darba e-pasta un nav iemesla skatīties ziņojumu dēlī. Un sagatavot stundu kopsummas, kas noturas valdes, finansētāju un apdrošinātāja priekšā.

Viss ārpus šīm četrām lietām ir pēc izvēles. Brīvprātīgo maiņu pārvaldības programma, kas ar tām tiek galā labi, pārspēj smagnēju platformu, kuras iestatījumus nevienam nav laika apgūt.

Kāpēc brīvprātīgo grafika veidne pārstāj darboties

Gandrīz katra programma sākas ar brīvprātīgo grafika veidni izklājlapā, izdrukātu un piespraustu pie sienas. Tā strādā vienai vietai un piecpadsmit cilvēkiem. Tad atveras otra vieta, sezonas kampaņa dubulto komandu, un pati datne kļūst par problēmu. Divi koordinatori labo dažādas kopijas. Brīvprātīgo saraksta veidne, kas dzīvo vienā datorā, noveco tajā pašā mirklī, kad kāds piektdienas vakarā atsakās. Pasākuma grafika veidne, kas taisīta vienai nedēļas nogalei, reti izdzīvo neskarta līdz otrajai.

Pāreja uz brīvprātīgo grafika sistēmu veidni neizmet, bet padara to dzīvu. Atkārtojošos nedēļas shēmu saglabā vienreiz un pielieto jebkurai turpmākai nedēļai, tāpēc maiņu veidne, ko gada laikā noslīpējāt, turpina darboties, un visi lasa vienu un to pašu tās versiju. Grafika veidošanas rīks ir noderīgs tikai tad, ja izveidotais grafiks sasniedz cilvēkus.

Ļaujiet brīvprātīgajiem paņemt maiņas pašiem

Pašapkalpošanās ir tā funkcija, kas maina koordinatora nedēļu. Publicējiet nenosegtos intervālus kā atvērtās maiņas, un katrs piemērotais cilvēks tos ierauga vienā mirklī, telefonā, ko jau tāpat nēsā līdzi. Pieteikšanās brīvprātīgā maiņai ir viens pieskāriens, un apstiprinājums var palikt koordinatora rokās, kad lomai vajadzīga apmācība vai pārbaude.

Alternatīva ir tas, ko lielākā daļa programmu dara šodien: grupas čats, ziņu aplis un tie paši trīs uzticamie cilvēki, kuriem jautā pirmajiem katru reizi. Shifton maiņu plānošanas modulis vienuviet apstrādā atvērtās maiņas, apmaiņas un veidnes, tāpēc piedāvājums sasniedz visus uzreiz, un atbilde tiek fiksēta, nevis atcerēta. Brīvprātīgo maiņu pārvaldības programma sevi attaisno brīdī, kad sestdienas intervāls aizpildās bez neviena zvana.

Vispirms pieejamība, tikai pēc tam grafiks

Brīvprātīgo pieejamības anketa, kas savākta reizi ceturksnī, noveco divās nedēļās. Pieejamība, ko cilvēki atjauno paši, paliek noderīga. Katrs brīvprātīgais mēneša kalendārā atzīmē stundas, ko var atvēlēt, reālos laika intervālos, nevis veselās dienās, un koordinators veido grafiku pēc šīs ainas, nevis pēc minējumiem.

Šī ir klusā atšķirība starp brīvprātīgo plānošanas lietotni un koplietotu kalendāru. Kalendārs fiksē lēmumus pēc to pieņemšanas. Brīvprātīgo grafika rīki fiksē to, kas ir iespējams, pirms lēmumi tiek pieņemti, un tieši tur laiks tiek reāli ietaupīts.

Lomas, piekļuve un mainīgas komandas iekļaušana

Brīvprātīgo komandas mainās. Jauni cilvēki nāk uz kampaņu, citi atgriežas pēc pusgada pārtraukuma, un daži kļūst par koordinatoriem. Cilvēku ekrāns to notur pārvaldāmu: katram brīvprātīgajam ir amats, kontaktinformācija un laika josla, bet piekļuves līmenis izlemj, vai viņš redz tikai savas maiņas vai pārvalda visu sarakstu.

• Uzaiciniet jaunus brīvprātīgos pa e-pastu un vērojiet, kā uzaicinājuma statuss mainās no nosūtīta uz pieņemtu
• Importējiet sarakstu, kad kampaņa atved veselu grupu uzreiz
• Piešķiriet pieredzējušiem brīvprātīgajiem administratora tiesības, nenododot visu kontu
• Turiet attālinātos palīgus viņu pašu laika joslā, lai neviens nekļūdās ar sākuma laiku

Iekļaušana, ko mēra minūtēs, nevis zvanu vakarā, ir tas, kas neļauj augošai programmai iestrēgt.

Brīvprātīgo stundu uzskaite finansētājiem un valdei

Stundas ir nevalstiskā sektora valūta. Tās parādās projektu pieteikumos, gada pārskatos, apdrošināšanas deklarācijās un pamatojumā nākamajai finansējuma kārtai, un to skaitīšana no papīra kalendāra gada beigās ir sāpīga un neprecīza.

Brīvprātīgo darba laika uzskaites programma to atrisina tikai tad, ja ir sasaistīta ar grafiku. Brīvprātīgie reģistrē ierašanos un aiziešanu pret ieplānoto maiņu, izmantojot darba laika uzskaiti mobilajā lietotnē, un darba stundu atskaite summē ieguldīto laiku pēc cilvēka, amata vai perioda un ir gatava eksportam. Stundu uzskaites lietotne, kas dzīvo atsevišķi no grafika, rada otru skaitļu kopu, ko jāsaskaņo, tāpēc brīvprātīgo laika uzskaite pieder grafika sistēmas iekšienē, nevis tai blakus. Programmas, kurās ir arī algots personāls, tur organizācijas darba laika uzskaites tabeles, laika uzskaites lietotni un brīvprātīgo datus vienā kontā, nevis trijos, kas nekad nesakrīt. Reģistrācija pēc atrašanās vietas caur ģeolokācijas moduli ir pieejama kā maksas papildinājums tur, kur ierašanās apstiprināšana uz vietas ir svarīga.

Draudžu, labdarības un kopienu grafiki

Ticības un kopienas organizācijas plāno šīs problēmas grūtāko versiju. Dievkalpojumi atkārtojas katru nedēļu, vienā datumā vajadzīgas vairākas lomas, un lielākā daļa cilvēku kalpo reizi vai divas mēnesī, nevis katru nedēļu. Draudzes grafika programmai jāiztur atkārtojošās shēmas, vairāki amati vienā dievkalpojumā un pieteikšanās plūsma, kas darbojas arī cilvēkiem, kuri ar programmatūru nejūtas droši. Rīks, kas pieņem nemainīgu iknedēļas komandu, netrāpa tam, kā šādi grafiki patiesībā tiek nokomplektēti, un draudzes brīvprātīgo lietotni vērtē pēc tā, vai sagaidītājs pie durvīm trīs pieskārienos atrod nākamo svētdienu. Bezmaksas draudzes brīvprātīgo grafika programma ir saprātīgs sākums, kamēr grafiks ir neliels.

Tā pati struktūra plašāk aptver labdarības un nevalstisko organizāciju grafiku programmas: pārtikas bankas ar ikdienas šķirošanas maiņām, patversmes, kas nosedz naktis, festivālus, kuru nedēļas nogali nodrošina simtiem cilvēku, katrs atvēlot četras stundas. Draudzes grafika problēma un pārtikas bankas problēma izskatās vienādi, tiklīdz noņem vārdu krājumu, un nevalstiskās organizācijas personāla plānošanas programmai jākalpo gan algotam koordinatoram, gan nedēļas nogales palīgam. Brīvprātīgo grafika rīks, kas der tikai vienam no viņiem, mēneša laikā tiks apiets.

Kā izvēlēties rīku, ko cilvēki tiešām atvērs

Vērtējiet jebkuru platformu no brīvprātīgā, nevis koordinatora puses. Atveriet lietotni vecā telefonā. Izmēriet, cik ilgi cilvēkam, kurš to redz pirmo reizi, vajag, lai atrastu savu nākamo maiņu un paņemtu atvērtu. Pajautājiet, kas notiek, kad brīvprātīgais atsakās pēdējā brīdī, un vai aizvietošanas piedāvājums sasniedz visus vai tikai tos, par kuriem koordinators iedomājas pirmajiem.

Labākā brīvprātīgo grafika lietotne ir tā, ko vismazāk tehniskais brīvprātīgais lieto bez apmācības, un labākā brīvprātīgo grafika programma ir tā, ko koordinators joprojām atver sestajā mēnesī. Bezmaksas lietotne ir saprātīgs izmēģinājums, ja vien bezmaksas plāns ir īsts plāns, nevis atpakaļskaitīšana. Līdz desmit cilvēkiem Shifton ir bez maksas bez laika ierobežojuma, kas der mazai kopienas grupai, kura pārbauda, vai pāreja ir tā vērta. Programmai augot, maksas plāni pievieno vairāku vietu plānošanu, dziļāku atskaitīšanos un moduļus, ko sagaida no lielāka nevalstiskā sektora rīka. Mērķis paliek tas pats: maiņas, kas aizpildās pašas, brīvprātīgie, kuri precīzi zina, kad ir vajadzīgi, un stundu kopsummas, gatavas vēl pirms kāds tās pieprasa.