Savanorių grafiko programa: pamainos ir valandų apskaita

Savanorystės programos laikosi ant geros valios ir ant grafiko, kurį kažkas kas savaitę braižo iš naujo. Žmonės duoda tiek valandų, kiek gali atrasti, jų galimybės keičiasi be įspėjimo, o koordinatorius grafiką paprastai tvarko šalia kito viso etato darbo. Savanorių grafiko programa nuima šį savaitinį perbraižymą nuo vieno stalo ir paverčia jį procesu, kurį mato visa komanda.

Vienas apribojimas nulemia visa kita. Savanoriui negalima nurodyti dirbti šeštadienį, jam galima tik pasiūlyti pamainą ir tikėtis, kad ją paims. Būtent dėl šio skirtumo etatiniams darbuotojams sukurti grafikų įrankiai nevyriausybiniame sektoriuje lieka nenaudojami, ir būtent todėl savanorių grafiko programėlė turi prasidėti nuo registracijos, o ne nuo priskyrimo.

Ką savanorių grafiko programa turi daryti kitaip

Užduotis susiveda į keturis dalykus. Skelbti pamainas, kurias žmonės gali pasiimti, o ne pamainas, į kurias jie įrašomi. Surinkti laisvą laiką dar prieš sudarant grafiką, nes būtent perbraižymas po trijų atsisakymų išsekina koordinatorius. Pasiekti komandą, kuri neturi darbinio el. pašto ir jokios priežasties žiūrėti į skelbimų lentą. Ir pateikti valandų sumas, kurios atlaikys valdybos, rėmėjų bei draudikų klausimus.

Visa kita už šių keturių dalykų ribų yra pasirenkama. Savanorių pamainų valdymo programa, kuri juos atlieka gerai, nurungia sunkiasvorę platformą, kurios nustatymų niekas neturi laiko išmokti.

Kodėl savanorių grafiko šablonas nustoja veikti

Beveik kiekviena programa prasideda nuo savanorių grafiko šablono skaičiuoklėje, atspausdinto ir prisegto prie sienos. Jis veikia esant vienai vietai ir penkiolikai žmonių. Paskui atsidaro antra vieta, sezoninė akcija padvigubina komandą, ir pats failas tampa problema. Du koordinatoriai redaguoja skirtingas kopijas. Savanorių sąrašo šablonas, gyvenantis viename nešiojamajame kompiuteryje, pasensta tą pačią akimirką, kai kažkas penktadienio vakarą atsisako. Renginio savanorių grafiko šablonas, sukurtas vienam savaitgaliui, retai išlieka nepakitęs iki antrojo.

Perėjimas prie savanorių grafiko sistemos šablono neišmeta, o padaro jį gyvą. Pasikartojanti savaitės schema išsaugoma vieną kartą ir pritaikoma bet kuriai būsimai savaitei, todėl per metus nušlifuotas pamainų šablonas toliau veikia, o visi skaito tą pačią jo versiją. Savanorių grafiko kūrimo įrankis naudingas tik tada, kai sukurtas grafikas pasiekia žmones.

Leiskite savanoriams pasiimti pamainas patiems

Savarankiška registracija yra ta funkcija, kuri pakeičia koordinatoriaus savaitę. Paskelbkite neuždengtus intervalus kaip atviras pamainas, ir kiekvienas tinkamas žmogus pamatys juos tą pačią akimirką telefone, kurį ir taip nešiojasi. Registracija į savanorio pamainą trunka vieną palietimą, o patvirtinimas gali likti koordinatoriaus rankose, kai rolei reikia mokymų ar patikros.

Alternatyva yra tai, ką dauguma programų daro šiandien: grupės pokalbis, žinučių ratas ir tie patys trys patikimi žmonės, kurių kaskart klausiama pirmiausia. Shifton pamainų planavimo modulis vienoje vietoje tvarko atviras pamainas, keitimusi ir šablonus, todėl pasiūlymas pasiekia visus iš karto, o atsakymas užfiksuojamas, o ne prisimenamas. Savanorių pamainų valdymo programa pasiteisina tą akimirką, kai šeštadienio intervalas užsipildo be nė vieno skambučio.

Pirmiausia laisvas laikas, tik paskui grafikas

Savanorių užimtumo anketa, surenkama kartą per ketvirtį, pasensta per dvi savaites. Laisvas laikas, kurį žmonės atnaujina patys, išlieka naudingas. Kiekvienas savanoris mėnesio kalendoriuje pažymi valandas, kurias gali skirti, realiais laiko intervalais, o ne ištisomis dienomis, ir koordinatorius sudaro grafiką pagal šį vaizdą, o ne pagal spėliones.

Būtent čia slypi tylus skirtumas tarp savanorystės planavimo programėlės ir bendro kalendoriaus. Kalendorius fiksuoja sprendimus jau juos priėmus. Savanorių grafiko įrankiai fiksuoja tai, kas įmanoma, dar prieš priimant sprendimus, ir kaip tik ten realiai sutaupomas laikas.

Rolės, teisės ir besikeičiančios komandos įtraukimas

Savanorių komandos nuolat keičiasi. Nauji žmonės ateina akcijai, kiti grįžta po pusmečio pertraukos, o keli tampa koordinatoriais. Žmonių ekranas leidžia tai suvaldyti: kiekvienas savanoris turi pareigas, kontaktus ir laiko juostą, o teisių lygis lemia, ar jis mato tik savo pamainas, ar tvarko visą sąrašą.

• Kvieskite naujus savanorius el. paštu ir stebėkite, kaip kvietimo būsena keičiasi iš išsiųstos į priimtą
• Importuokite sąrašą, kai akcija atveda visą grupę iš karto
• Suteikite patyrusiems savanoriams administratoriaus teises neatiduodami visos paskyros
• Palikite nuotolinius pagalbininkus jų pačių laiko juostoje, kad niekas nesupainiotų pradžios laiko

Įtraukimas, matuojamas minutėmis, o ne skambučių vakaru, yra tai, kas neleidžia augančiai programai įstrigti.

Savanorių valandų apskaita rėmėjams ir valdybai

Valandos yra nevyriausybinio sektoriaus valiuta. Jos atsiranda paraiškose dotacijoms, metinėse ataskaitose, draudimo deklaracijose ir pagrindime kitam finansavimo etapui, o jų skaičiavimas iš popierinio kalendoriaus metų pabaigoje yra skausmingas ir netikslus.

Savanorių darbo laiko apskaitos programa tai išsprendžia tik tada, kai yra susieta su grafiku. Savanoriai registruoja atvykimą ir išvykimą pagal suplanuotą pamainą naudodami darbo laiko apskaitą mobiliojoje programėlėje, o darbo valandų ataskaita sumuoja skirtą laiką pagal žmogų, pareigas ar laikotarpį ir yra paruošta eksportui. Savanorių valandų programėlė, gyvenanti atskirai nuo grafiko, sukuria antrą skaičių rinkinį, kurį reikia derinti, todėl savanorių laiko apskaita priklauso grafiko sistemos vidui, o ne šalia jos. Programos, kurios turi ir apmokamų darbuotojų, laiko organizacijos darbo laiko apskaitos žiniaraščius, laiko sekimo programėlę ir savanorių duomenis vienoje paskyroje, o ne trijose, kurios niekada nesutampa. Registracija pagal vietą per geolokacijos modulį prieinama kaip mokamas priedas ten, kur svarbu patvirtinti atvykimą į vietą.

Parapijų, labdaros ir bendruomenės grupių grafikai

Tikėjimo ir bendruomenės organizacijos planuoja sunkiausią šios problemos versiją. Pamaldos kartojasi kas savaitę, tą pačią dieną reikia kelių rolių, o dauguma žmonių tarnauja kartą ar du per mėnesį, o ne kas savaitę. Parapijos grafiko programa turi atlaikyti pasikartojančias schemas, kelias pareigas vienose pamaldose ir registracijos eigą, tinkančią žmonėms, kurie su programine įranga jaučiasi nedrąsiai. Įrankis, kuris numato pastovią savaitinę komandą, nepataiko į tai, kaip tokie grafikai iš tikrųjų sudaromi, o parapijos savanorių programėlė vertinama pagal tai, ar pasitinkantis prie durų per tris palietimus randa artimiausią sekmadienį. Nemokama parapijos savanorių grafiko programa yra protingas startas, kol grafikas nedidelis.

Ta pati struktūra plačiau apima labdaros organizacijų ir nevyriausybinio sektoriaus grafikų programas: maisto bankus su kasdienėmis rūšiavimo pamainomis, nakvynės namus, dengiančius naktis, festivalius, kurių savaitgalį aptarnauja šimtai žmonių, kiekvienas skiriantis po keturias valandas. Parapijos grafiko problema ir maisto banko problema atrodo vienodai, kai atmeti žodyną, o nevyriausybinės organizacijos darbo planavimo programa turi tarnauti ir apmokamam koordinatoriui, ir savaitgalio pagalbininkui. Savanorių grafiko įrankis, tinkantis tik vienam iš jų, per mėnesį bus apeitas.

Kaip pasirinkti savanorių grafiko įrankį, kurį žmonės atsidarys

Vertinkite bet kurią platformą iš savanorio, o ne koordinatoriaus pusės. Atidarykite programėlę sename telefone. Pamatuokite, kiek laiko reikia žmogui, matančiam ją pirmą kartą, kad rastų savo artimiausią pamainą ir pasiimtų atvirą. Paklauskite, kas nutinka, kai savanoris atsisako paskutinę minutę, ir ar pakeitimo pasiūlymas pasiekia visus, ar tik tuos, apie kuriuos koordinatorius pagalvoja pirmiausia.

Geriausia savanorių grafiko programėlė yra ta, kurią mažiausiai technologiškai pasikaustęs savanoris naudoja be mokymų, o geriausia savanorių grafiko programa yra ta, kurią koordinatorius vis dar atsidaro šeštą mėnesį. Nemokama programėlė yra protingas bandymas, jei nemokamas planas yra tikras planas, o ne atgalinis skaičiavimas. Iki dešimties žmonių Shifton nemokamas be laiko apribojimo, o tai tinka mažai bendruomenės grupei, tikrinančiai, ar toks perėjimas vertas pastangų. Programai augant mokami planai prideda kelių vietų planavimą, gilesnę atskaitomybę ir modulius, kurių tikimasi iš didesnio nevyriausybinio sektoriaus įrankio. Tikslas lieka tas pats: pamainos, kurios užsipildo pačios, savanoriai, tiksliai žinantys, kada jų reikia, ir valandų sumos, paruoštos dar prieš kam nors paklausiant.