Software Penjadwalan Relawan untuk Pendaftaran Shift dan Jam

Program relawan berjalan di atas niat baik dan sebuah jadwal yang disusun ulang oleh seseorang setiap minggu. Orang memberikan jam yang bisa mereka sisihkan, ketersediaan berubah tanpa pemberitahuan, dan koordinator biasanya mengurus jadwal itu sambil memegang pekerjaan penuh waktu lain. Software penjadwalan relawan mengangkat penyusunan ulang mingguan itu dari satu meja dan mengubahnya menjadi proses yang bisa dilihat seluruh tim.

Satu keterbatasan menentukan segalanya. Anda tidak bisa memerintahkan relawan bekerja pada hari Sabtu; Anda hanya bisa menawarkan shift dan berharap ada yang mengambilnya. Perbedaan itulah yang membuat alat penjadwalan rancangan untuk staf berbayar menganggur di sektor nirlaba, dan yang membuat aplikasi jadwal relawan harus mengedepankan pendaftaran mandiri, bukan penugasan.

Yang harus dilakukan berbeda oleh software relawan

Tugasnya mengerucut ke empat hal. Mempublikasikan shift yang bisa diambil orang, bukan shift yang diperintahkan kepada mereka. Mengumpulkan ketersediaan sebelum jadwal disusun, karena menyusun ulang setelah tiga penolakan itulah yang menguras koordinator. Menjangkau tim yang tidak punya email kantor dan tidak punya alasan melihat papan pengumuman. Dan menghasilkan total jam yang kuat saat dihadapkan pada pengurus, donor, maupun pihak asuransi.

Apa pun di luar keempat hal itu bersifat opsional. Software manajemen shift relawan yang menanganinya dengan baik mengalahkan platform berat yang pengaturannya tidak sempat dipelajari siapa pun.

Kenapa templat jadwal relawan berhenti bekerja

Hampir setiap program dimulai dari templat jadwal relawan di spreadsheet, dicetak lalu ditempel di dinding. Cara itu berhasil untuk satu lokasi dan lima belas orang. Lalu lokasi kedua dibuka, kampanye musiman melipatgandakan daftar, dan berkas itu sendiri menjadi masalah. Dua koordinator menyunting salinan yang berbeda. Templat daftar relawan yang hanya ada di satu laptop sudah kedaluwarsa begitu seseorang mundur pada Jumat malam. Templat jadwal acara yang dibuat untuk satu akhir pekan jarang bertahan utuh sampai acara kedua.

Beralih ke sistem penjadwalan relawan bukan berarti membuang templat, melainkan menghidupkannya. Pola mingguan yang berulang disimpan sekali dan diterapkan ke minggu mana pun di masa depan, sehingga templat shift yang Anda asah selama setahun tetap berfungsi sementara semua orang membaca versi yang sama. Pembuat jadwal hanya berguna bila jadwal yang dihasilkannya benar-benar sampai ke orang-orang.

Biarkan relawan mengambil shift mereka sendiri

Layanan mandiri adalah fitur yang mengubah satu minggu koordinator. Publikasikan slot yang belum tertutup sebagai shift terbuka, dan setiap orang yang memenuhi syarat melihatnya pada saat yang sama, di ponsel yang sudah mereka bawa. Pendaftaran shift cukup satu ketukan, dan persetujuan tetap bisa berada di tangan koordinator ketika sebuah peran memerlukan pelatihan atau pemeriksaan latar belakang.

Alternatifnya adalah yang dilakukan kebanyakan program sekarang: grup chat, serangkaian pesan, dan tiga orang andalan yang sama selalu ditanyai lebih dulu. Modul penjadwalan shift dari Shifton menangani shift terbuka, tukar shift, dan templat dalam satu tempat, sehingga tawaran sampai ke semua orang sekaligus dan jawabannya tercatat, bukan sekadar diingat. Software manajemen shift relawan membuktikan nilainya pada saat sebuah slot Sabtu terisi tanpa satu pun panggilan telepon.

Ketersediaan dulu, jadwal kemudian

Formulir ketersediaan yang dikumpulkan sekali per triwulan sudah basi dalam dua pekan. Ketersediaan yang diperbarui sendiri oleh orangnya tetap berguna. Setiap relawan menandai jam yang bisa ia berikan pada kalender bulanan, dalam rentang waktu nyata alih-alih satu hari penuh, dan koordinator menyusun berdasarkan gambaran itu, bukan menebak.

Inilah perbedaan diam-diam antara aplikasi penjadwalan untuk relawan dan kalender bersama. Kalender mencatat keputusan setelah keputusan itu dibuat. Alat penjadwalan relawan mencatat apa yang mungkin sebelum keputusan dibuat, dan di situlah waktu benar-benar dihemat.

Peran, akses, dan orientasi tim yang terus berganti

Tim relawan selalu berganti. Orang baru datang untuk satu kampanye, yang lain kembali setelah enam bulan absen, dan segelintir menjadi koordinator. Layar anggota membuat hal itu tetap terkendali: setiap relawan memiliki posisi, kontak, dan zona waktu, sedangkan tingkat wewenang menentukan apakah ia hanya melihat shift sendiri atau mengelola seluruh daftar.

• Undang relawan baru lewat email dan pantau status undangan berpindah dari tertunda ke diterima
• Impor daftar ketika sebuah kampanye membawa satu kelompok sekaligus
• Beri relawan berpengalaman hak administrator tanpa menyerahkan seluruh akun
• Biarkan pendukung jarak jauh tetap di zona waktu mereka agar tidak ada yang salah membaca jam mulai

Orientasi yang diukur dalam menit, bukan satu malam penuh panggilan telepon, itulah yang menjaga program yang sedang tumbuh agar tidak macet.

Mencatat jam relawan untuk donor dan pengurus

Jam adalah mata uang di sektor nirlaba. Angka itu muncul dalam pengajuan hibah, laporan tahunan, deklarasi asuransi, dan argumen untuk pendanaan berikutnya, sementara menghitungnya dari buku agenda di akhir tahun terasa berat dan tidak akurat.

Software pencatat jam relawan hanya menyelesaikan masalah itu bila terikat pada jadwal. Relawan absen masuk dan keluar terhadap shift yang direncanakan melalui pencatatan waktu di aplikasi mobile, lalu laporan jam kerja menjumlahkan waktu kontribusi per orang, posisi, atau periode, siap diekspor. Aplikasi pencatat waktu yang berdiri terpisah dari jadwal menciptakan set angka kedua yang harus dicocokkan, dan itulah sebabnya pencatatan waktu relawan sebaiknya berada di dalam sistem penjadwalan, bukan di sampingnya. Program yang juga punya staf berbayar menyimpan software absensi organisasi, aplikasi pencatat waktu, dan catatan relawan dalam satu akun, bukan tiga yang tidak pernah cocok. Absen berbasis lokasi lewat modul geolokasi tersedia sebagai tambahan berbayar bila konfirmasi kehadiran di lokasi memang penting.

Jadwal gereja, yayasan, dan kelompok warga

Organisasi keagamaan dan komunitas menjadwalkan versi tersulit dari persoalan ini. Ibadah berulang setiap pekan, beberapa peran dibutuhkan pada tanggal yang sama, dan sebagian besar orang melayani sekali atau dua kali sebulan, bukan tiap minggu. Software penjadwalan gereja harus membawa pola berulang, banyak posisi dalam satu ibadah, serta alur pendaftaran yang tetap bisa dijalankan orang yang sama sekali tidak akrab dengan perangkat lunak. Alat yang mengasumsikan tim mingguan tetap akan melewatkan cara jadwal itu benar-benar terisi, dan aplikasi relawan gereja dinilai dari apakah petugas penyambut bisa menemukan Minggu berikutnya dalam tiga ketukan. Software relawan gereja gratis adalah titik awal yang masuk akal selama jadwalnya masih kecil.

Struktur yang sama mencakup software penjadwalan yayasan dan organisasi nirlaba secara lebih luas: bank makanan dengan shift sortir harian, rumah singgah yang menutup jam malam, festival yang mengisi satu akhir pekan dengan ratusan orang yang masing-masing memberi empat jam. Persoalan jadwal gereja dan persoalan bank makanan tampak identik begitu kosakatanya dilepas, dan software penjadwalan staf organisasi nirlaba harus melayani koordinator berbayar sekaligus pembantu akhir pekan. Alat penjadwalan relawan yang hanya cocok untuk salah satunya akan diakali dalam sebulan.

Memilih alat penjadwalan yang benar-benar dibuka orang

Nilailah setiap platform dari sisi relawan, bukan sisi koordinator. Buka aplikasinya di ponsel lama. Hitung berapa lama waktu yang dibutuhkan orang yang belum pernah melihatnya untuk menemukan shift berikutnya dan mengambil satu shift terbuka. Tanyakan apa yang terjadi ketika seorang relawan mundur mendadak, dan apakah tawaran pengganti sampai ke semua orang atau hanya ke mereka yang lebih dulu terpikir oleh koordinator.

Aplikasi penjadwalan relawan terbaik adalah yang bisa dipakai relawan paling awam tanpa diajari, dan software penjadwalan relawan terbaik adalah yang masih dibuka koordinator pada bulan keenam. Aplikasi gratis adalah uji coba yang masuk akal, asalkan paket gratisnya benar-benar sebuah paket dan bukan hitung mundur. Di bawah sepuluh orang, Shifton gratis tanpa batas waktu, yang cocok untuk kelompok warga kecil yang sedang menguji apakah perpindahan itu sepadan. Seiring program tumbuh, paket berbayar menambahkan penjadwalan multi-lokasi, pelaporan yang lebih dalam, dan modul yang diharapkan ada pada alat penjadwalan nirlaba berskala lebih besar. Tujuannya tetap sama: shift yang terisi dengan sendirinya, relawan yang tahu persis kapan mereka dibutuhkan, dan total jam yang siap sebelum ada yang menanyakannya.