Software na rozpis směn dobrovolníků a evidenci hodin

Dobrovolnické programy stojí na dobré vůli a na rozpisu, který někdo staví každý jednotlivý týden znovu. Lidé dávají hodiny, které dokážou uvolnit, dostupnost se mění bez ohlášení a koordinátor rozpis obvykle vede vedle jiné plnohodnotné role. Software na rozpis směn dobrovolníků snímá toto týdenní přestavování z jednoho stolu a mění ho v proces, který vidí celý tým.

Jedna podmínka určuje všechno ostatní. Dobrovolníkovi nemůžete nařídit, aby přišel v sobotu, můžete mu směnu jen nabídnout a doufat, že si ji vezme. Právě tento rozdíl je důvod, proč nástroje na rozpisy vytvořené pro placený personál zůstávají v neziskovém sektoru nevyužité, a proč aplikace na rozpis dobrovolníků musí začínat přihlašováním, ne přidělováním.

Co musí software pro dobrovolníky dělat jinak

Úkol se scvrkává na čtyři věci. Zveřejňovat směny, které si lidé mohou vzít, místo směn, na které jsou nasazeni. Sbírat dostupnost dřív, než rozpis vznikne, protože právě přestavování po třech odmítnutích koordinátory vyčerpává. Dosáhnout na tým, který nemá pracovní e-mail ani důvod dívat se na nástěnku. A produkovat součty hodin, které obstojí před správní radou, donorem i pojišťovnou.

Cokoli nad rámec těchto čtyř bodů je volitelné. Software pro správu dobrovolnických směn, který je zvládá dobře, poráží těžkou platformu, jejíž nastavení nemá nikdo čas se učit.

Proč šablona rozpisu dobrovolníků přestává stačit

Skoro každý program začíná šablonou rozpisu dobrovolníků v tabulce, vytištěnou a připíchnutou na zeď. Pro jedno místo a patnáct lidí to funguje. Pak otevře druhá lokalita, sezonní kampaň zdvojnásobí kartotéku a soubor se sám stane problémem. Dva koordinátoři upravují různé kopie. Šablona evidence dobrovolníků, která žije na jediném notebooku, je zastaralá ve chvíli, kdy někdo v pátek večer odřekne. Šablona rozpisu postavená pro jednu akci o víkendu málokdy přežije druhou v celku.

Přechod na systém rozpisů pro dobrovolníky šablonu nezahazuje, dělá ji živou. Opakující se týdenní vzor se uloží jednou a nasadí na libovolný budoucí týden, takže šablona směn, kterou jste rok ladili, dál funguje a všichni čtou stejnou verzi. Generátor rozpisu dobrovolníků má smysl jen tehdy, když se vytvořený rozpis dostane k lidem.

Nechte dobrovolníky brát si směny samostatně

Samoobsluha je funkce, která mění koordinátorovi týden. Zveřejněte neobsazené bloky jako volné směny a každý způsobilý člověk je uvidí ve stejný okamžik, na telefonu, který stejně nosí u sebe. Přihlášení na dobrovolnickou směnu je jedno klepnutí a schvalování může zůstat na koordinátorovi, když role vyžaduje zaškolení nebo prověření.

Alternativa je to, co dnes dělá většina programů: skupina na chatu, kolečko zpráv a stejní tři spolehliví lidé oslovení pokaždé jako první. Modul plánování směn od Shiftonu spojuje volné směny, výměny a šablony na jednom místě, takže nabídka dorazí ke všem naráz a odpověď se zaznamená, místo aby se pamatovala. Software pro správu dobrovolnických směn se vyplatí ve chvíli, kdy se sobotní blok obsadí bez jediného telefonátu.

Nejdřív dostupnost, potom rozpis

Formulář dostupnosti sbíraný jednou za čtvrtletí zastará za čtrnáct dní. Dostupnost, kterou si lidé aktualizují sami, zůstává použitelná. Každý dobrovolník označí hodiny, které může dát, v měsíčním kalendáři, ve skutečných časových rozsazích místo celých dnů, a koordinátor staví podle tohoto obrazu, ne podle odhadu.

V tom je tichý rozdíl mezi plánovací aplikací pro dobrovolníky a sdíleným kalendářem. Kalendář zaznamenává rozhodnutí poté, co padnou. Nástroje na rozpis dobrovolníků zaznamenávají, co je vůbec možné, ještě než rozhodnutí padnou, a právě tam se čas skutečně šetří.

Role, přístupy a zaškolení rotujícího týmu

Dobrovolnické týmy se obměňují. Noví lidé přijdou na kampaň, jiní se vrátí po půl roce a pár z nich se stane koordinátory. Obrazovka lidí to udrží zvládnutelné: každý dobrovolník má pozici, kontakty a časové pásmo a úroveň oprávnění rozhoduje, jestli vidí jen své směny, nebo vede celou evidenci.

• Zvěte nové dobrovolníky e-mailem a sledujte, jak se stav pozvánky mění z odeslané na přijatou
• Naimportujte seznam, když kampaň přivede celou skupinu naráz
• Dejte zkušeným dobrovolníkům práva administrátora, aniž byste předali celý účet
• Držte pomocníky na dálku v jejich vlastním časovém pásmu, aby si nikdo nespletl čas začátku

Zaškolení měřené v minutách místo večera plného telefonátů je to, co rostoucímu programu nedovolí zaseknout se.

Evidence dobrovolnických hodin pro donory a správní radu

Hodiny jsou v neziskovém sektoru měnou. Objevují se v grantových žádostech, výročních zprávách, hlášeních pojišťovnám i v argumentaci pro další kolo financování, a počítat je na konci roku z papírového diáře je bolestivé a nepřesné.

Software pro evidenci dobrovolnických hodin to řeší jen tehdy, když je navázaný na rozpis. Dobrovolníci se odbavují na začátku a konci plánované směny přes evidenci pracovní doby v mobilní aplikaci a výkaz odpracovaných hodin sečte odvedený čas na osobu, pozici nebo období a je připravený k exportu. Aplikace na evidenci času, která žije odděleně od rozpisu, vytváří druhou sadu čísel k odsouhlasení, a proto evidence času dobrovolníků patří dovnitř plánovacího systému, ne vedle něj. Programy s placenými zaměstnanci drží výkazy práce organizace, aplikaci na evidenci času a záznamy dobrovolníků na jednom účtu místo na třech, které si nikdy neodpovídají. Odbavení podle polohy přes modul geolokace je k dispozici jako placené rozšíření tam, kde je potvrzení příchodu na místo důležité.

Rozpisy farností, spolků a sousedských skupin

Církevní společenství a sousedské skupiny plánují nejtěžší variantu tohoto problému. Bohoslužby se opakují týden co týden, ve stejný den je potřeba několik rolí a většina lidí slouží jednou nebo dvakrát měsíčně, ne každý týden. Software na farní rozpis musí unést opakující se vzory, několik pozic na jednu bohoslužbu a proces přihlašování, který funguje i lidem, jimž software není vůbec blízký. Nástroj, který předpokládá pevný týdenní tým, míjí to, jak se takové rozpisy ve skutečnosti obsazují, a dobrovolnická aplikace pro farnost se posuzuje podle toho, jestli člověk u vchodu najde příští neděli na tři klepnutí. Bezplatný software na rozpis farních dobrovolníků je rozumný start, dokud je rozpis malý.

Stejná struktura pokrývá šířeji software na rozpisy pro spolky a neziskové organizace: potravinové banky s denními třídicími směnami, azylové domy pokrývající noci, festivaly, které obsadí víkend stovkami lidí dávajících po čtyřech hodinách. Problém farního rozpisu a problém potravinové banky vypadají identicky, jakmile odloupnete slovník, a software na plánování personálu v neziskové organizaci musí sloužit placenému koordinátorovi stejně jako víkendovému pomocníkovi. Nástroj na dobrovolnické rozpisy, který sedne jen jednomu z nich, bude do měsíce obcházen.

Jak vybrat nástroj, který lidé skutečně otevřou

Posuzujte každou platformu ze strany dobrovolníka, ne koordinátora. Otevřete aplikaci na starém telefonu. Změřte, jak dlouho trvá někomu, kdo ji vidí poprvé, než najde svou nejbližší směnu a vezme si volnou. Zeptejte se, co se stane, když dobrovolník na poslední chvíli odřekne, a jestli nabídka náhrady dorazí ke všem, nebo jen k lidem, na které si koordinátor vzpomene první.

Nejlepší aplikace na rozpis dobrovolníků je ta, kterou váš technicky nejméně zdatný dobrovolník použije bez zaškolení, a nejlepší software na rozpis dobrovolníků je ten, který koordinátor otevírá i v šestém měsíci. Bezplatná aplikace je rozumná zkouška, pokud je bezplatný tarif skutečným tarifem, a ne odpočtem. Do deseti lidí je Shifton zdarma bez časového omezení, což vyhovuje malé sousedské skupině, která ověřuje, jestli se přechod vyplatí. Jak program roste, placené tarify přidávají plánování napříč několika místy, hlubší výkaznictví a moduly, které se od většího nástroje pro neziskovky očekávají. Cíl zůstává stejný: směny, které se obsadí samy, dobrovolníci, kteří přesně vědí, kdy jsou potřeba, a součty hodin připravené dřív, než se o ně někdo přihlásí.