Волонтерлер кестесі: ауысымдар мен сағаттарды есепке алу

Волонтерлік бағдарламалар ізгі ниетке және біреу апта сайын қайта сызып отыратын кестеге сүйенеді. Адамдар өздері бөле алатын сағатты береді, қолжетімділік ескертусіз өзгереді, ал үйлестіруші кестені әдетте басқа толық жұмысымен қатар жүргізеді. Волонтерлер кестесі бағдарламасы осы апталық қайта сызуды бір үстелден алып, бүкіл команда көретін үдеріске айналдырады.

Бір шектеу қалғанының бәрін айқындайды. Волонтерге сенбіде жұмыс істе деп бұйыруға болмайды, оған тек ауысым ұсынып, алар деп үміттенуге болады. Дәл осы айырмашылық ақылы қызметкерлерге жасалған кесте құралдарының коммерциялық емес секторда пайдаланылмай тұрғанын және волонтер кестесі қосымшасы тағайындаудан емес, жазылудан басталуы керегін түсіндіреді.

Волонтер кестесі бағдарламасы нені басқаша істеуі керек

Міндет төрт нәрсеге саяды. Адам тағайындалатын ауысым емес, адам өзі ала алатын ауысым жариялау. Кесте құрылмай тұрып қолжетімділікті жинау, өйткені үш бас тартудан кейінгі қайта сызу үйлестірушілерді шаршатады. Жұмыс поштасы жоқ және хабарландыру тақтасын қарауға себебі жоқ командаға жету. Және қамқоршылар, демеушілер мен сақтандырушылар алдында тұра алатын сағат жиынтығын шығару.

Осы төртеуінен тыс нәрсенің бәрі қосымша. Осыларды жақсы атқаратын волонтер ауысымдарын басқару бағдарламасы ешкімнің баптауларын үйренуге уақыты жоқ ауыр платформадан оза шабады.

Волонтер кестесінің үлгісі неге масштабталмайды

Кез келген дерлік бағдарлама Excel-дегі волонтер кестесі үлгісінен басталады: басып шығарылып, қабырғаға ілінеді. Бір нысан мен он бес адамға жарайды. Содан кейін екінші нысан ашылады, маусымдық науқан құрамды екі есе өсіреді, ал файлдың өзі мәселеге айналады. Екі үйлестіруші әртүрлі көшірмені өңдейді. Бір ноутбукте тұрған волонтер тізімінің үлгісі жұма кеші біреу бас тартқан сәтте-ақ ескіреді. Бір демалыс күніне жасалған іс-шара кестесінің үлгісі екіншісіне сирек бүтін жетеді.

Волонтер кестесі жүйесіне көшу үлгіні лақтырып тастамайды, оны тірілтеді. Қайталанатын апталық үлгі бір рет сақталып, кез келген болашақ аптаға қолданылады, сондықтан бір жыл бойы жетілдірген ауысым шаблоны жұмысын жалғастырады, ал бәрі оның бір нұсқасын оқиды. Кесте құрастырғыш тек құрған кестесі адамдарға жеткенде ғана пайдалы.

Волонтерлер ауысымын өздері алсын

Өз бетінше жазылу - үйлестірушінің аптасын өзгертетін мүмкіндік. Жабылмаған аралықтарды ашық ауысым ретінде жариялаңыз, сонда сәйкес келетін әр адам оларды сол сәтте, өзінде бар телефоннан көреді. Волонтер ауысымына жазылу бір рет басу, ал рөл дайындықты немесе тексеруді талап еткенде мақұлдау үйлестірушіде қалады.

Балама - көптеген бағдарлама бүгін істеп жүрген нәрсе: топтық чат, хабарлама айналымы және әр жолы бірінші сұралатын сол үш сенімді адам. Shifton-ның ауысым жоспарлау модулі ашық ауысымдарды, алмасуларды және шаблондарды бір жерде өңдейді, сондықтан ұсыныс бәріне бірден жетеді, ал жауап есте сақталмай, жазылып қалады. Волонтер ауысымдарын басқару бағдарламасы сенбілік аралық бірде-бір қоңыраусыз толған сәтте өзін ақтайды.

Алдымен қолжетімділік, содан кейін кесте

Тоқсанына бір рет жиналатын волонтер қолжетімділігі сауалнамасы екі аптада ескіреді. Адамдардың өздері жаңартып отыратын қолжетімділігі пайдалы күйінде қалады. Әр волонтер айлық күнтізбеде бере алатын сағаттарын тұтас күн емес, нақты уақыт аралығымен белгілейді, ал үйлестіруші болжамға емес, осы суретке сүйеніп кесте құрады.

Волонтер жоспарлау қосымшасы мен ортақ күнтізбенің арасындағы байқалмайтын айырмашылық осында. Күнтізбе шешім қабылданғаннан кейін оны жазып алады. Волонтер кестесі құралдары шешім қабылданбай тұрып не мүмкін екенін жазады, ал уақыт нақ сол жерде үнемделеді.

Рөлдер, рұқсаттар және ауысып отыратын команданы қосу

Волонтер командалары үнемі жаңарады. Науқанға жаңа адамдар келеді, басқалары жарты жылдан кейін оралады, бірнешеуі үйлестіруші болады. Адамдар экраны мұны басқаруға мүмкіндік береді: әр волонтердің лауазымы, байланысы және уақыт белдеуі бар, ал рұқсат деңгейі оның тек өз ауысымын көретінін немесе бүкіл тізімді жүргізетінін шешеді.

• Жаңа волонтерлерді поштамен шақырыңыз және шақыру күйінің жіберілгеннен қабылданғанға өтуін бақылаңыз
• Науқан бір топты бірден әкелгенде тізімді импорттаңыз
• Тәжірибелі волонтерлерге бүкіл тіркелгіні бермей әкімші құқығын беріңіз
• Қашықтағы көмекшілерді өз уақыт белдеуінде ұстаңыз, сонда басталу уақытын ешкім шатастырмайды

Қоңыраумен өтетін кеш емес, минутпен өлшенетін қосылу өсіп келе жатқан бағдарламаның тұрып қалуына жол бермейді.

Демеушілер мен қамқоршыларға волонтер сағаттарын есепке алу

Сағат - коммерциялық емес сектордың валютасы. Ол гранттық өтінімдерде, жылдық есептерде, сақтандыру мәлімдемелерінде және келесі қаржыландыру кезеңінің негіздемесінде көрінеді, ал жыл соңында оны қағаз күнделіктен санау ауыр әрі дәл емес.

Волонтер уақытын есепке алу бағдарламасы мұны кестемен байланысқанда ғана шешеді. Волонтерлер мобильді қосымшадағы жұмыс уақытын есепке алу арқылы жоспарланған ауысымына қарай келу мен кетуді белгілейді, ал жұмыс сағаттары есебі қосылған уақытты адам, лауазым немесе кезең бойынша жинақтап, экспортқа дайын тұрады. Кестеден бөлек тұрған сағат есебі қосымшасы салыстыруды талап ететін екінші сандар жиынтығын тудырады, сондықтан волонтер уақытын есепке алу кесте жүйесінің қасында емес, ішінде болуы керек. Ақылы қызметкерлері де бар бағдарламалар ұйымның табельдерін, уақыт есебі қосымшасын және волонтер деректерін ешқашан сәйкес келмейтін үш тіркелгінің орнына бір тіркелгіде ұстайды. Орналасқан жер бойынша белгілеу геолокация модулі арқылы, нысанға келгенді растау маңызды болған жерде, ақылы қосымша ретінде қолжетімді.

Шіркеу, қайырымдылық және қоғамдық топ кестелері

Діни және қоғамдық ұйымдар осы мәселенің ең қиын нұсқасын жоспарлайды. Қызметтер апта сайын қайталанады, бір күнде бірнеше рөл қажет, ал көпшілік адам апта сайын емес, айына бір-екі рет қызмет етеді. Шіркеу кестесі бағдарламасы қайталанатын үлгілерді, бір қызметтегі бірнеше лауазымды және бағдарламалық жасақтамаға мүлде үйренбеген адамдарға да жарайтын жазылу жолын көтеруі керек. Тұрақты апталық команданы болжайтын құрал мұндай кестелердің шын мәнінде қалай толатынын байқамайды, ал шіркеу волонтерлерінің қосымшасы есіктен қарсы алушының келесі жексенбіні үш басумен таба алатынымен бағаланады. Кесте шағын кезінде тегін шіркеу волонтерлері кестесі бағдарламасы орынды бастама.

Дәл сол құрылым қайырымдылық және коммерциялық емес ұйымдардың кесте бағдарламаларын кеңірек қамтиды: күнделікті сұрыптау ауысымдары бар азық-түлік банктері, түнді жабатын баспаналар, демалыс күнін әрқайсысы төрт сағат беретін жүздеген адаммен қамтамасыз ететін фестивальдер. Сөздікті алып тастасаңыз, шіркеу кестесінің мәселесі мен азық-түлік банкінің мәселесі бірдей көрінеді, ал коммерциялық емес ұйымның персоналын жоспарлау бағдарламасы ақылы үйлестірушіге де, демалыс күнгі көмекшіге де қызмет етуі керек. Тек біреуіне жарайтын волонтер кестесі құралын бір айдың ішінде айналып өтеді.

Адамдар ашатын кесте құралын қалай таңдау керек

Кез келген платформаны үйлестірушінің емес, волонтердің тарапынан бағалаңыз. Қосымшаны ескі телефонда ашыңыз. Оны бірінші рет көрген адамға келесі ауысымын тауып, ашық ауысымды алу үшін қанша уақыт кететінін өлшеңіз. Волонтер соңғы сәтте бас тартқанда не болатынын және алмастыру ұсынысы бәріне жете ме, әлде үйлестіруші бірінші ойға алатын адамдарға ғана жете ме, соны сұраңыз.

Ең жақсы волонтер кестесі қосымшасы - техникаға ең жақын емес волонтер оқусыз пайдалана алатыны, ал ең жақсы волонтер кестесі бағдарламасы - үйлестіруші алтыншы айда да ашатыны. Тегін қосымша орынды сынақ, тек тегін жоспар кері санақ емес, нақты жоспар болса. Он адамнан аз болғанда Shifton мерзім шектеусіз тегін, бұл көшудің тұрарлық-тұрмастығын тексеріп жатқан шағын қоғамдық топқа сай келеді. Бағдарлама өскен сайын ақылы жоспарлар бірнеше нысанды жоспарлауды, тереңірек есептілікті және үлкенірек коммерциялық емес құралдан күтілетін модульдерді қосады. Мақсат сол күйінде қалады: өзі толатын ауысымдар, қашан қажет екенін дәл білетін волонтерлер және біреу сұрамай тұрып дайын сағат жиынтығы.