Program za razporejanje prostovoljcev in evidenco ur

Prostovoljski programi stojijo na dobri volji in na razporedu, ki ga nekdo vsak teden sestavlja znova. Ljudje dajo ure, ki jih uspejo sprostiti, razpoložljivost se spremeni brez napovedi, koordinatorka pa razpored običajno vodi ob drugi polni zaposlitvi. Program za razporejanje prostovoljcev to tedensko sestavljanje sname z ene same mize in ga spremeni v postopek, ki ga vidi celotna ekipa.

Ena omejitev oblikuje vse ostalo. Prostovoljcu ne morete naročiti, naj pride v soboto, izmeno mu lahko le ponudite in upate, da jo bo vzel. Prav ta razlika je razlog, zakaj orodja za razporede, zasnovana za plačano osebje, v nevladnem sektorju ostajajo neuporabljena in zakaj mora aplikacija za prostovoljce izhajati iz prijave, ne iz dodeljevanja.

Kaj mora program za prostovoljce delati drugače

Naloga se skrči na štiri stvari. Objavljati izmene, ki jih ljudje lahko prevzamejo, namesto izmen, na katere so razporejeni. Zbirati razpoložljivost, preden nastane razpored, saj prav sestavljanje znova po treh zavrnitvah izčrpava koordinatorje. Doseči ekipo, ki nima službene e-pošte in nima razloga gledati na oglasno desko. In pripraviti seštevke ur, ki zdržijo pred upravnim odborom, financerjem in zavarovalnico.

Vse zunaj teh štirih točk je izbirno. Program za upravljanje prostovoljskih izmen, ki jih dobro obvlada, premaga težko platformo, katere nastavitev nihče nima časa spoznati.

Zakaj predloga razporeda prostovoljcev neha zadoščati

Skoraj vsak program se začne s predlogo razporeda prostovoljcev v preglednici, natisnjeno in pripeto na steno. Za eno lokacijo in petnajst ljudi deluje. Nato se odpre druga lokacija, sezonska akcija podvoji seznam in datoteka sama postane težava. Dva koordinatorja urejata različni kopiji. Predloga seznama prostovoljcev, ki živi na enem prenosniku, je zastarela v trenutku, ko nekdo v petek zvečer odpove. Predloga razporeda, sestavljena za en sam konec tedna, redko preživi drugega v celoti.

Prehod na sistem za razporejanje prostovoljcev predloge ne zavrže, ampak jo oživi. Ponavljajoč se tedenski vzorec se shrani enkrat in uporabi za kateri koli prihodnji teden, zato predloga izmen, ki ste jo brusili leto dni, še naprej deluje, vsi pa berejo isto različico. Orodje, ki sestavlja razporede, je uporabno le, če sestavljeni razpored doseže ljudi.

Pustite, da prostovoljci sami prevzamejo izmene

Samopostrežba je funkcija, ki koordinatorki spremeni teden. Objavite nepokrite termine kot proste izmene in vsak, ki izpolnjuje pogoje, jih bo videl v istem trenutku, na telefonu, ki ga tako ali tako nosi s seboj. Prijava na prostovoljsko izmeno je en dotik, odobritev pa lahko ostane pri koordinatorki, kadar vloga zahteva usposabljanje ali preverjanje.

Druga možnost je tisto, kar večina programov počne danes: skupina v klepetu, krog sporočil in isti trije zanesljivi ljudje, ki so vsakič vprašani prvi. Shiftonov modul za načrtovanje izmen na enem mestu ureja proste izmene, zamenjave in predloge, zato ponudba doseže vse hkrati, odgovor pa se zabeleži, namesto da bi se ga spominjali. Program za upravljanje prostovoljskih izmen se izplača v trenutku, ko se sobotni termin zapolni brez enega samega telefonskega klica.

Najprej razpoložljivost, nato razpored

Obrazec razpoložljivosti, zbran enkrat na četrtletje, se postara v štirinajstih dneh. Razpoložljivost, ki jo ljudje posodabljajo sami, ostane uporabna. Vsak prostovoljec na mesečnem koledarju označi ure, ki jih lahko da, v resničnih časovnih razponih namesto celih dni, koordinatorka pa sestavlja po tej sliki in ne po ugibanju.

V tem je tiha razlika med aplikacijo za razporejanje prostovoljcev in skupnim koledarjem. Koledar beleži odločitve, potem ko so sprejete. Orodja za razporejanje prostovoljcev beležijo, kaj je sploh mogoče, še preden odločitve padejo, in prav tam se čas dejansko prihrani.

Vloge, pravice in uvajanje ekipe, ki se stalno menja

Prostovoljske ekipe se menjajo. Novi ljudje pridejo zaradi akcije, drugi se vrnejo po pol leta, nekaj pa jih postane koordinatorjev. Zaslon oseb to ohranja obvladljivo: vsak prostovoljec ima delovno mesto, kontakte in časovni pas, raven pooblastil pa odloča, ali vidi le svoje izmene ali vodi celoten seznam.

• Nove prostovoljce povabite po e-pošti in spremljajte, kako stanje vabila preide iz poslanega v sprejeto
• Uvozite seznam, kadar akcija naenkrat pripelje celotno skupino
• Izkušenim prostovoljcem dajte skrbniške pravice, ne da bi predali celoten račun
• Pomočnike na daljavo pustite v njihovem časovnem pasu, da nihče ne prebere napačnega časa začetka

Uvajanje, merjeno v minutah namesto v večeru telefonskih klicev, je tisto, kar rastočemu programu ne dovoli, da se zatakne.

Beleženje prostovoljskih ur za financerje in upravni odbor

Ure so v nevladnem sektorju valuta. Pojavijo se v vlogah za sredstva, letnih poročilih, prijavah zavarovalnici in v utemeljitvi za naslednji krog financiranja, njihovo štetje iz papirnatega rokovnika ob koncu leta pa je mučno in nenatančno.

Program za beleženje prostovoljskih ur to reši le, kadar je vezan na razpored. Prostovoljci se prijavijo in odjavijo na načrtovano izmeno prek evidence delovnega časa v mobilni aplikaciji, poročilo o delovnih urah pa sešteje prispevani čas po osebi, delovnem mestu ali obdobju in je pripravljeno za izvoz. Aplikacija za beleženje časa, ki živi ločeno od razporeda, ustvari drugi niz številk za usklajevanje, zato evidenca časa prostovoljcev sodi znotraj sistema za razporejanje in ne ob njem. Programi, ki imajo tudi plačano osebje, hranijo program za evidenco dela organizacije, aplikacijo za beleženje časa in zapise o prostovoljcih na enem računu namesto na treh, ki se nikoli ne ujemajo. Prijava glede na lokacijo prek modula za geolokacijo je na voljo kot plačljiv dodatek tam, kjer je potrditev prihoda na teren pomembna.

Razporedi v župnijah, društvih in soseskih skupinah

Verske in lokalne skupnosti razporejajo najtežjo različico te naloge. Bogoslužja se ponavljajo iz tedna v teden, na isti datum je potrebnih več vlog, večina ljudi pa služi enkrat ali dvakrat na mesec in ne vsak teden. Program za župnijski razpored mora nositi ponavljajoče se vzorce, več delovnih mest na istem srečanju in postopek prijave, ki deluje tudi za ljudi, ki jim programska oprema sploh ni blizu. Orodje, ki predpostavlja stalno tedensko ekipo, zgreši, kako se razporedi v resnici zapolnjujejo, prostovoljska aplikacija za župnijo pa se ocenjuje po tem, ali tisti, ki sprejema ljudi ob vhodu, najde naslednjo nedeljo v treh dotikih. Dokler je razpored majhen, je brezplačen program za župnijske prostovoljce razumen začetek.

Ista struktura pokriva širše tudi programe za razporede v društvih in nevladnih organizacijah: banke hrane z dnevnimi izmenami razvrščanja, zavetišča, ki pokrivajo noči, festivali, ki konec tedna zapolnijo s stotinami ljudi, od katerih vsak da po štiri ure. Težava župnijskega razporeda in težava banke hrane sta videti enaki, takoj ko olupite besedišče, program za razporejanje osebja v nevladni organizaciji pa mora služiti tako plačani koordinatorki kot vikend pomočniku. Orodje za prostovoljske razporede, ki ustreza le enemu od njiju, bodo v mesecu dni obšli.

Kako izbrati orodje, ki ga bodo ljudje res odprli

Vsako platformo presojajte s strani prostovoljca, ne koordinatorke. Odprite aplikacijo na starem telefonu. Izmerite, koliko časa nekdo, ki jo vidi prvič, potrebuje, da najde svojo naslednjo izmeno in prevzame eno prosto. Vprašajte, kaj se zgodi, ko prostovoljec odpove v zadnjem trenutku, in ali ponudba za zamenjavo doseže vse ali le tiste, ki se jih koordinatorka spomni prve.

Najboljša aplikacija za razporejanje prostovoljcev je tista, ki jo tehnično najmanj vešč prostovoljec uporabi brez učenja, najboljši program za razporejanje prostovoljcev pa tisti, ki ga koordinatorka odpira tudi v šestem mesecu. Brezplačna aplikacija je smiselna preizkušnja, če je brezplačna raven resničen paket in ne odštevanje. Do desetih ljudi je Shifton brezplačen brez časovne omejitve, kar ustreza majhni soseski skupini, ki preverja, ali se prehod izplača. Ko program raste, plačljivi paketi dodajo razporejanje na več lokacijah, globlje poročanje in module, ki se od večjega orodja za nevladne organizacije pričakujejo. Cilj ostaja isti: izmene, ki se zapolnijo same, prostovoljci, ki natančno vedo, kdaj so potrebni, in seštevki ur, pripravljeni še preden jih kdo zahteva.