Software de escalas para voluntários: turnos e horas

Os projetos de voluntariado assentam na boa vontade e numa escala que alguém refaz todas as semanas. As pessoas dão as horas que conseguem libertar, a disponibilidade muda sem aviso e o coordenador costuma tratar da escala em paralelo com outra função a tempo inteiro. O software de escalas para voluntários tira essa reconstrução semanal de uma só secretária e transforma-a num processo que toda a equipa consegue ver.

Uma condição determina tudo o resto. Não pode mandar um voluntário trabalhar no sábado, só pode oferecer o turno e esperar que seja assumido. É essa diferença que explica por que razão as ferramentas de escalas desenhadas para pessoal contratado ficam por usar no setor social, e por que razão uma aplicação de escalas de voluntariado tem de começar pela inscrição e não pela atribuição.

O que o software de escalas de voluntariado tem de fazer de forma diferente

O trabalho resume-se a quatro pontos. Publicar turnos que as pessoas possam assumir em vez de turnos que lhes são impostos. Recolher disponibilidades antes de montar a escala, porque é refazê-la depois de três recusas que esgota os coordenadores. Chegar a uma equipa que não tem email profissional nem motivo para consultar um placard. E produzir totais de horas que resistam à análise da direção, dos financiadores e das seguradoras.

Tudo o que vá além destes quatro pontos é opcional. Um software de gestão de turnos de voluntariado que os resolve bem vence uma plataforma pesada cujas definições ninguém tem tempo de aprender.

Porque é que o modelo de escala de voluntários deixa de crescer

Quase todos os projetos começam com um modelo de escala de voluntários numa folha de cálculo, impresso e afixado na parede. Funciona para um local e quinze pessoas. Depois abre um segundo espaço, uma campanha sazonal duplica a equipa e o ficheiro passa a ser o problema. Dois coordenadores editam cópias diferentes. Um modelo de registo de voluntários que vive num só portátil fica desatualizado no momento em que alguém desiste numa sexta-feira à noite. Um modelo de escala construído para um evento de um fim de semana raramente sobrevive intacto ao segundo.

Passar para um sistema de escalas de voluntariado não deita fora o modelo, torna-o vivo. Um padrão semanal recorrente é guardado uma vez e aplicado a qualquer semana futura, por isso o modelo de turnos que afinou durante um ano continua a servir enquanto todos leem a mesma versão. Um gerador de escalas de voluntariado só é útil se a escala que produz chegar às pessoas.

Deixar os voluntários assumirem os próprios turnos

A autonomia é a funcionalidade que muda a semana de um coordenador. Publique as faixas por cobrir como turnos abertos e todas as pessoas elegíveis veem-nas no mesmo instante, no telemóvel que já trazem consigo. Inscrever-se num turno de voluntariado é um toque e a aprovação pode continuar do lado do coordenador quando uma função exige formação ou uma verificação.

A alternativa é o que a maioria dos projetos faz hoje: um grupo de chat, uma ronda de mensagens e as mesmas três pessoas de confiança abordadas primeiro todas as vezes. O módulo de planeamento de turnos do Shifton junta turnos abertos, trocas e modelos num só sítio, por isso a proposta chega a todos ao mesmo tempo e a resposta fica registada em vez de memorizada. O software de gestão de turnos de voluntariado justifica-se no momento em que uma faixa de sábado se preenche sem um único telefonema.

Primeiro a disponibilidade, depois a escala

Um formulário de disponibilidade recolhido uma vez por trimestre fica desatualizado em quinze dias. A disponibilidade que as próprias pessoas atualizam continua útil. Cada voluntário marca as horas que pode dar num calendário mensal, em intervalos reais em vez de dias inteiros, e o coordenador constrói sobre esse retrato em vez de adivinhar.

É esta a diferença discreta entre uma aplicação de planeamento para voluntários e um calendário partilhado. O calendário regista as decisões depois de tomadas. As ferramentas de escalas de voluntariado registam o que é possível antes de as decisões serem tomadas, e é aí que o tempo é realmente poupado.

Funções, acessos e integração de uma equipa rotativa

As equipas de voluntariado renovam-se. Chegam pessoas novas para uma campanha, outras regressam ao fim de seis meses e algumas tornam-se coordenadoras. O ecrã de pessoas mantém isso controlável: cada voluntário tem uma função, contactos e um fuso horário, e um nível de permissões decide se vê apenas os seus turnos ou se gere todo o registo.

• Convide novos voluntários por email e acompanhe o estado do convite de enviado para aceite
• Importe uma lista quando uma campanha traz um grupo de uma só vez
• Dê direitos de administrador aos voluntários experientes sem entregar a conta inteira
• Mantenha os colaboradores à distância no seu próprio fuso horário para que ninguém leia mal uma hora de início

Uma integração medida em minutos em vez de uma noite de telefonemas é o que evita que um projeto em crescimento estagne.

Registar horas de voluntariado para financiadores e direção

As horas são a moeda do setor social. Aparecem em candidaturas a financiamento, relatórios anuais, declarações de seguros e no argumento para a ronda seguinte de apoio, e contá-las a partir de uma agenda em papel no fim do ano é penoso e impreciso.

O software de registo de horas de voluntariado só resolve isso quando está ligado à escala. Os voluntários registam entrada e saída no turno previsto através do registo de tempo na aplicação móvel, e o relatório de horas trabalhadas soma o tempo doado por pessoa, função ou período, pronto a exportar. Uma aplicação de registo de horas separada da escala cria um segundo conjunto de números para conciliar, e é por isso que a contagem de horas dos voluntários pertence dentro do sistema de escalas e não ao lado dele. Os projetos que também têm pessoal remunerado mantêm as folhas de horas da organização, a aplicação de registo de tempo e os registos de voluntariado numa única conta em vez de três que nunca coincidem. O registo de ponto por localização através do módulo de geolocalização está disponível como extra pago onde confirmar a chegada ao local é importante.

Escalas de paróquias, associações e grupos comunitários

As organizações religiosas e comunitárias planeiam a versão mais difícil deste problema. As celebrações repetem-se semanalmente, são precisas várias funções na mesma data e a maioria das pessoas serve uma ou duas vezes por mês em vez de todas as semanas. O software de escalas paroquiais tem de suportar padrões recorrentes, várias funções por celebração e um percurso de inscrição que funcione para quem não está nada à vontade com programas. Uma ferramenta que pressupõe uma equipa semanal fixa não percebe como estas escalas são de facto preenchidas, e uma aplicação de voluntariado paroquial é avaliada pela facilidade com que quem acolhe à entrada encontra o próximo domingo em três toques. Software gratuito de escalas de voluntariado paroquial é um ponto de partida razoável enquanto a escala for pequena.

A mesma estrutura cobre de forma mais alargada o software de escalas para associações e organizações sem fins lucrativos: bancos alimentares com turnos diários de triagem, centros de acolhimento a cobrir noites, festivais que preenchem um fim de semana com centenas de pessoas que dão quatro horas cada uma. Um problema de escala paroquial e um problema de banco alimentar são idênticos assim que se retira o vocabulário, e o software de gestão de pessoal do setor social tem de servir tanto o coordenador remunerado como o ajudante de fim de semana. Uma ferramenta de escalas de voluntariado que só sirva um dos dois será contornada dentro de um mês.

Escolher uma ferramenta de escalas que as pessoas abram

Avalie qualquer plataforma do lado do voluntário e não do coordenador. Abra a aplicação num telemóvel antigo. Meça quanto tempo demora alguém que nunca a viu a encontrar o próximo turno e a assumir um turno aberto. Pergunte o que acontece quando um voluntário desiste em cima da hora e se a proposta de substituição chega a todos ou apenas às pessoas em que o coordenador pensa primeiro.

A melhor aplicação de escalas de voluntariado é aquela que o seu voluntário menos habituado à tecnologia usa sem ninguém lhe explicar, e o melhor software de escalas de voluntariado é aquele que um coordenador continua a abrir ao sexto mês. Uma aplicação gratuita é um teste sensato, desde que o plano gratuito seja um plano a sério e não uma contagem decrescente. Abaixo de dez pessoas, o Shifton é grátis sem limite de tempo, o que serve a um pequeno grupo comunitário que está a testar se a mudança compensa. À medida que o projeto cresce, os planos pagos acrescentam planeamento em vários locais, relatórios mais profundos e os módulos que se esperam de uma ferramenta maior para o setor social. O objetivo mantém-se: turnos que se preenchem sozinhos, voluntários que sabem exatamente quando são precisos e totais de horas prontos antes de alguém os pedir.