Програма для графіка змін волонтерів та обліку годин

Волонтерські програми тримаються на добрій волі та на графіку, який хтось перескладає щотижня. Люди віддають ті години, які можуть виділити, доступність змінюється без попередження, а координатор зазвичай веде графік паралельно з іншою повноцінною роботою. Програма для планування змін волонтерів знімає це щотижневе перескладання з одного столу й перетворює його на процес, який бачить уся команда.

Одне обмеження визначає все інше. Волонтерові не можна доручити вийти в суботу, йому можна лише запропонувати зміну й сподіватися, що її візьмуть. Саме через цю різницю інструменти для графіків, створені під штатний персонал, простоюють у неприбутковому секторі, і саме тому застосунок для графіка волонтерів має будуватися навколо самозапису, а не навколо призначення.

Що програма для волонтерів має робити інакше

Завдання зводиться до чотирьох речей. Публікувати зміни, які люди можуть узяти самі, а не зміни, на які їх ставлять. Збирати доступність до того, як складається графік, бо саме перескладання після трьох відмов вигорює координаторів. Достукатися до команди, у якої немає робочої пошти й немає приводу дивитися на дошку оголошень. І видавати суми годин, які витримають перевірку правління, донорів і страховиків.

Усе понад ці чотири пункти - опція. Програма для графіка змін волонтерів, яка справляється з ними, виграє в важкої платформи, у налаштуваннях якої нікому розбиратися.

Чому шаблон графіка волонтерів перестає масштабуватися

Майже кожна програма починається з шаблону графіка волонтерів у таблиці, роздрукованого й повішеного на стіну. Він працює для одного майданчика та п'ятнадцяти людей. Потім відкривається друга локація, сезонна кампанія подвоює склад, і файл сам стає проблемою. Два координатори правлять різні копії. Шаблон реєстру волонтерів, який живе на одному ноутбуці, застаріває тієї миті, коли хтось відмовляється в п'ятницю ввечері. Шаблон графіка волонтерів під захід, зібраний на один вікенд, рідко переживає другий цілим.

Перехід на систему планування волонтерів не викидає шаблон, а робить його живим. Повторюваний тижневий шаблон зберігається один раз і застосовується до будь-якого майбутнього тижня, тож шаблон графіка змін волонтерів, який ви шліфували рік, далі працює, а всі читають одну й ту саму його версію. Конструктор графіка волонтерів корисний лише тоді, коли складений графік доходить до людей.

Як дати волонтерам самим брати зміни

Самозапис - це функція, яка змінює тиждень координатора. Опублікуйте незакриті слоти як відкриті зміни, і кожна відповідна людина побачить їх тієї самої миті, на телефоні, який і так у неї в руках. Запис волонтера на зміну - це один дотик, а погодження можна лишити за координатором, якщо роль потребує навчання чи перевірки.

Альтернатива - те, що більшість програм робить зараз: спільний чат, коло повідомлень і ті самі три надійні люди, яких питають першими. Модуль планування змін Shifton закриває відкриті зміни, обміни та шаблони в одному місці, тож пропозиція доходить до всіх одразу, а відповідь фіксується, а не запам'ятовується. Програма для управління змінами волонтерів окуповується тієї миті, коли суботній слот закривається без жодного дзвінка.

Спершу доступність, потім графік

Анкета доступності волонтерів, зібрана раз на квартал, застаріває за два тижні. Доступність, яку люди оновлюють самі, лишається корисною. Кожен волонтер позначає години, які може віддати, у місячному календарі, реальними інтервалами, а не цілими днями, і координатор будує графік за цією картиною, а не за здогадами.

У цьому тиха різниця між застосунком для планування волонтерів і спільним календарем. Календар фіксує рішення після того, як їх ухвалено. Інструменти планування волонтерів фіксують, що взагалі можливо, до ухвалення рішень, і саме тут економиться час.

Ролі, доступи та підключення змінної команди

Волонтерські команди плинні. Нові люди приходять на кампанію, інші повертаються через півроку, хтось стає координатором. Екран людей тримає це під контролем: у кожного волонтера є посада, контакти й часовий пояс, а рівень доступу вирішує, чи бачить він лише свої зміни, чи веде весь реєстр.

• Запрошуйте нових волонтерів електронною поштою та стежте, як статус запрошення змінюється з надісланого на прийняте
• Імпортуйте список, коли кампанія приводить одразу групу
• Давайте досвідченим волонтерам права адміністратора, не передаючи весь акаунт
• Тримайте віддалених помічників у їхньому часовому поясі, щоб ніхто не переплутав час початку

Підключення за хвилини, а не за вечір телефонних дзвінків, - це те, що не дає програмі, яка зростає, застопоритися.

Облік волонтерських годин для донорів і правління

Години - валюта неприбуткового сектору. Вони потрапляють у заявки на гранти, річні звіти, страхові декларації та обґрунтування наступного траншу фінансування, а перераховувати їх за паперовим щоденником наприкінці року і боляче, і неточно.

Програма обліку волонтерських годин вирішує завдання лише тоді, коли вона пов'язана з графіком. Волонтери відмічають прихід і вихід за своєю запланованою зміною через облік робочого часу в мобільному застосунку, а звіт за робочими годинами підсумовує внесений час по людині, посаді чи періоду й готовий до вивантаження. Застосунок для обліку волонтерських годин, який живе окремо від графіка, створює другий набір цифр, який доводиться звіряти, тож облік часу волонтерів має бути всередині системи планування, а не поруч із нею. Програми, де є й оплачуваний персонал, тримають табелі неприбуткової організації, застосунок обліку часу та записи по волонтерах в одному акаунті замість трьох, які ніколи не збігаються. Відмітка приходу за геолокацією доступна як платний модуль там, де важливо підтвердити прибуття на місце.

Графіки парафій, благодійних і громадських організацій

Релігійні та громадські організації планують найважчу версію цього завдання. Служби повторюються щотижня, на одну дату потрібно кілька ролей, і більшість людей служать раз чи двічі на місяць, а не щотижня. Програма для графіка парафії має нести повторювані шаблони, кілька позицій на одну службу та запис на зміни, зрозумілий людям, яким софт узагалі не близький. Програма для церковного розкладу, яка виходить із фіксованої тижневої команди, не влучає в те, як такі графіки закриваються насправді, а застосунок для графіка волонтерів парафії оцінюють за тим, чи знайде розпорядник наступну неділю за три дотики. Безкоштовна програма для графіка волонтерів парафії - розумна точка старту, поки графік невеликий.

Та сама структура закриває програми для благодійних і неприбуткових організацій ширше: продуктові банки з щоденними змінами сортування, притулки з нічними чергуваннями, фестивалі, де вихідні закривають сотні людей по чотири години кожен. Завдання церковного графіка й завдання продуктового банку виглядають однаково, якщо прибрати лексику, а програма для графіка персоналу неприбуткової організації має однаково служити і оплачуваному координаторові, і помічникові вихідного дня. Програма для реєстру волонтерів, що підходить лише одному з них, буде обійдена стороною за місяць.

Як обрати інструмент, який волонтери відкриватимуть

Оцінюйте платформу з боку волонтера, а не координатора. Відкрийте застосунок на старому телефоні. Засічіть, скільки часу потрібно людині, яка бачить його вперше, щоб знайти свою наступну зміну й узяти відкриту. Спитайте, що стається, коли волонтер відмовляється в останній момент, і чи доходить пропозиція про заміну до всіх, чи лише до тих, про кого координатор згадав першими.

Найкращий застосунок для графіка волонтерів - той, яким ваш найменш технічний волонтер користується без навчання, а найкраща програма для планування волонтерів - та, яку координатор досі відкриває на шостий місяць. Безкоштовний застосунок для графіка волонтерів - розумна перевірка, якщо безкоштовний тариф справді тариф, а не зворотний відлік. До десяти осіб Shifton безкоштовний без обмеження в часі, і це підходить невеликій громадській групі, яка перевіряє, чи вартий перехід. У міру зростання програми платні тарифи додають планування за кількома майданчиками, глибшу звітність і модулі, яких чекають від більшого інструмента для неприбуткових організацій. Мета лишається тією самою: зміни, які закриваються самі, волонтери, які точно знають, коли вони потрібні, і суми годин, готові раніше, ніж їх запитають.