Könüllü qrafiki proqramı: növbələr və saatların uçotu

Könüllü proqramları xeyirxahlıq üzərində və kiminsə hər həftə yenidən qurduğu qrafik üzərində dayanır. İnsanlar ayıra bildikləri saatları verir, əlçatanlıq xəbərdarlıq olmadan dəyişir, koordinator isə qrafiki adətən başqa tam ştatlı işlə yanaşı aparır. Könüllü qrafiki proqramı bu həftəlik yenidənqurmanı bir masanın üstündən götürüb bütün komandanın gördüyü prosesə çevirir.

Bir məhdudiyyət qalan hər şeyi formalaşdırır. Könüllüyə şənbə günü işləməyi əmr etmək olmaz, ona yalnız növbəni təklif edib götürəcəyinə ümid etmək olar. Məhz bu fərq ödənişli işçilər üçün hazırlanmış qrafik alətlərinin qeyri-kommersiya sektorunda istifadəsiz qalmasını və könüllü qrafiki tətbiqinin təyinatdan deyil, yazılmadan başlamalı olduğunu izah edir.

Könüllü qrafiki proqramı nəyi fərqli etməlidir

Vəzifə dörd şeyə gəlib çıxır. İnsanların təyin olunduğu deyil, özlərinin götürə biləcəyi növbələri dərc etmək. Qrafik qurulmazdan əvvəl əlçatanlığı toplamaq, çünki üç imtinadan sonrakı yenidənqurma koordinatorları məhz tükədir. İş poçtu olmayan və elan lövhəsinə baxmağa səbəbi olmayan komandaya çatmaq. Və idarə heyəti, donorlar və sığortaçılar qarşısında dayana bilən saat yekunları vermək.

Bu dördlükdən kənar hər şey seçimə bağlıdır. Onları yaxşı yerinə yetirən könüllü növbələrinin idarəetmə proqramı heç kimin parametrlərini öyrənməyə vaxtı olmayan ağır platformanı üstələyir.

Könüllü qrafiki şablonu niyə miqyaslanmır

Demək olar ki, hər proqram cədvəl faylındakı könüllü qrafiki şablonundan başlayır: çap olunub divara vurulur. Bir obyekt və on beş nəfər üçün işləyir. Sonra ikinci məkan açılır, mövsümi kampaniya siyahını iki qat artırır və faylın özü problemə çevrilir. İki koordinator müxtəlif nüsxələri redaktə edir. Bir noutbukda yaşayan könüllü siyahısı şablonu cümə axşamı kimsə imtina etdiyi an köhnəlir. Bir həftəsonu üçün qurulmuş tədbir qrafiki şablonu ikinci həftəsonuna nadir hallarda toxunulmaz çatır.

Könüllü qrafiki sisteminə keçid şablonu atmır, onu canlandırır. Təkrarlanan həftəlik sxem bir dəfə saxlanılır və istənilən gələcək həftəyə tətbiq olunur, ona görə bir il ərzində cilaladığınız növbə şablonu işləməyə davam edir və hamı onun eyni versiyasını oxuyur. Qrafik qurucusu yalnız qurduğu qrafik insanlara çatanda faydalıdır.

Qoy könüllülər növbələrini özləri götürsün

Özünəxidmət koordinatorun həftəsini dəyişən funksiyadır. Bağlanmamış intervalları açıq növbə kimi dərc edin və uyğun gələn hər kəs onları eyni anda, onsuz da yanında gəzdirdiyi telefonda görsün. Könüllü növbəsinə yazılma bir toxunuşdur, rol təlim və ya yoxlama tələb edəndə isə təsdiq koordinatorda qala bilər.

Alternativ çox proqramın bu gün etdiyidir: qrup çatı, mesaj dövrəsi və hər dəfə birinci soruşulan həmin üç etibarlı adam. Shifton-un növbə planlaşdırma modulu açıq növbələri, dəyişmələri və şablonları bir yerdə idarə edir, beləliklə təklif hamıya eyni anda çatır, cavab isə yadda saxlanmır, qeyd olunur. Könüllü növbələrinin idarəetmə proqramı şənbə intervalı bircə zəng olmadan dolduğu an özünü doğruldur.

Əvvəl əlçatanlıq, sonra qrafik

Rübdə bir dəfə toplanan könüllü əlçatanlığı anketi iki həftəyə köhnəlir. İnsanların özlərinin yenilədiyi əlçatanlıq faydalı qalır. Hər könüllü aylıq təqvimdə verə biləcəyi saatları bütöv günlərlə deyil, real vaxt intervalları ilə işarələyir, koordinator isə təxminə deyil, bu mənzərəyə əsaslanaraq qrafik qurur.

Könüllü planlaşdırma tətbiqi ilə ortaq təqvim arasındakı sakit fərq elə budur. Təqvim qərarları verildikdən sonra qeyd edir. Könüllü qrafiki alətləri qərarlar verilməzdən əvvəl nəyin mümkün olduğunu qeyd edir və vaxt məhz orada qənaət olunur.

Rollar, giriş və dəyişən komandanın adaptasiyası

Könüllü komandaları daim yenilənir. Kampaniyaya yeni adamlar gəlir, digərləri yarım ildən sonra qayıdır, bir neçəsi koordinator olur. İnsanlar ekranı bunu idarəolunan saxlayır: hər könüllünün vəzifəsi, əlaqə məlumatları və vaxt qurşağı olur, səlahiyyət səviyyəsi isə onun yalnız öz növbələrini görəcəyini, yoxsa bütün siyahını aparacağını müəyyən edir.

• Yeni könüllüləri e-poçtla dəvət edin və dəvətin statusunun göndərilmişdən qəbul edilmişə keçməsini izləyin
• Kampaniya bütöv bir qrup gətirəndə siyahını idxal edin
• Təcrübəli könüllülərə bütün hesabı vermədən administrator hüquqları verin
• Məsafədən kömək edənləri öz vaxt qurşağında saxlayın ki, heç kim başlama vaxtını səhv oxumasın

Zənglərlə dolu axşamla deyil, dəqiqələrlə ölçülən adaptasiya böyüyən proqramın yerində saymasına imkan vermir.

Donorlar və idarə heyəti üçün könüllü saatlarının uçotu

Saatlar qeyri-kommersiya sektorunun valyutasıdır. Onlar qrant müraciətlərində, illik hesabatlarda, sığorta bəyannamələrində və növbəti maliyyələşmə mərhələsinin əsaslandırılmasında görünür, ilin sonunda isə onları kağız gündəlikdən saymaq ağrılı və qeyri-dəqiqdir.

Könüllü vaxtının uçotu proqramı bunu yalnız qrafiklə bağlı olduqda həll edir. Könüllülər mobil tətbiqdəki iş vaxtının uçotu ilə planlaşdırılmış növbələrinə uyğun gəliş və gedişi qeyd edir, iş saatları hesabatı isə verilən vaxtı şəxs, vəzifə və ya dövr üzrə toplayır və ixraca hazır olur. Qrafikdən ayrı yaşayan saat uçotu tətbiqi uzlaşdırılması lazım olan ikinci rəqəmlər dəsti yaradır, ona görə könüllü vaxtının uçotu qrafik sisteminin yanında deyil, içində olmalıdır. Ödənişli işçiləri də olan proqramlar təşkilatın tabellərini, vaxt uçotu tətbiqini və könüllü qeydlərini heç vaxt üst-üstə düşməyən üç hesab əvəzinə bir hesabda saxlayır. Məkana əsaslanan qeydiyyat geolokasiya modulu vasitəsilə, obyektə gəlişin təsdiqi vacib olan yerlərdə ödənişli əlavə kimi mövcuddur.

Kilsə, xeyriyyə və icma qrupu qrafikləri

Dini və icma təşkilatları bu problemin ən çətin variantını planlaşdırır. İbadətlər hər həftə təkrarlanır, eyni tarixdə bir neçə rol lazım olur, insanların çoxu isə hər həftə deyil, ayda bir-iki dəfə xidmət edir. Kilsə qrafiki proqramı təkrarlanan sxemləri, bir ibadətdə bir neçə vəzifəni və proqram təminatı ilə heç rahat olmayan insanlar üçün də işləyən yazılma axınını daşımalıdır. Sabit həftəlik komanda fərz edən alət belə qrafiklərin əslində necə doldurulduğunu nəzərdən qaçırır, kilsə könüllüləri tətbiqi isə qapıda qarşılayanın növbəti bazar gününü üç toxunuşla tapa bilməsinə görə qiymətləndirilir. Qrafik kiçik olduğu müddətdə pulsuz kilsə könüllüləri qrafiki proqramı məntiqli başlanğıcdır.

Eyni struktur xeyriyyə və qeyri-kommersiya təşkilatlarının qrafik proqramlarını daha geniş əhatə edir: gündəlik çeşidləmə növbələri olan ərzaq bankları, gecələri örtən sığınacaqlar, həftəsonunu hər biri dörd saat verən yüzlərlə insanla təmin edən festivallar. Lüğəti kənara qoysanız, kilsə qrafiki problemi ilə ərzaq bankı problemi eyni görünür, qeyri-kommersiya təşkilatında işçi qüvvəsinin planlaşdırılması proqramı isə həm ödənişli koordinatora, həm də həftəsonu köməkçisinə xidmət etməlidir. Yalnız birinə uyğun gələn könüllü qrafiki aləti bir ay ərzində yan keçiləcək.

İnsanların açacağı qrafik alətini necə seçmək

İstənilən platformanı koordinatorun deyil, könüllünün tərəfindən qiymətləndirin. Tətbiqi köhnə telefonda açın. Onu ilk dəfə görən adamın növbəti növbəsini tapıb açıq növbə götürməsinə nə qədər vaxt getdiyini ölçün. Könüllü son anda imtina edəndə nə baş verdiyini və əvəzetmə təklifinin hamıya, yoxsa yalnız koordinatorun ilk yadına düşən adamlara çatdığını soruşun.

Ən yaxşı könüllü qrafiki tətbiqi texnikaya ən uzaq könüllünün öyrədilmədən istifadə etdiyidir, ən yaxşı könüllü qrafiki proqramı isə koordinatorun altıncı ayda da açdığıdır. Pulsuz tətbiq məntiqli sınaqdır, bir şərtlə ki, pulsuz plan geriyə sayım deyil, əsl plan olsun. On nəfərədək Shifton vaxt məhdudiyyəti olmadan pulsuzdur və bu, keçidin dəyərli olub-olmadığını yoxlayan kiçik icma qrupuna uyğun gəlir. Proqram böyüdükcə ödənişli planlar çoxobyektli planlaşdırma, daha dərin hesabatlılıq və daha böyük qeyri-kommersiya alətindən gözlənilən modulları əlavə edir. Məqsəd eyni qalır: özü dolan növbələr, nə vaxt lazım olduqlarını dəqiq bilən könüllülər və kimsə soruşmamış hazır olan saat yekunları.