תוכנה לשיבוץ מתנדבים: הרשמה למשמרות ומעקב שעות

תוכניות התנדבות פועלות על רצון טוב ועל סידור שמישהו בונה מחדש בכל שבוע. אנשים נותנים את השעות שהם מצליחים לפנות, הזמינות משתנה בלי הודעה מראש, והרכזת בדרך כלל מנהלת את הסידור לצד תפקיד מלא אחר. תוכנה לשיבוץ מתנדבים מורידה את הבנייה השבועית הזאת משולחן אחד והופכת אותה לתהליך שכל הצוות רואה.

אילוץ אחד מעצב את כל השאר. אי אפשר להורות למתנדב לעבוד בשבת, אפשר רק להציע את המשמרת ולקוות שמישהו ייקח אותה. בדיוק ההבדל הזה הוא הסיבה שכלי סידור שנבנו לעובדים בשכר נשארים בלי שימוש במגזר השלישי, והסיבה שאפליקציה למתנדבים חייבת להתחיל מהרשמה ולא מהקצאה.

מה תוכנה למתנדבים חייבת לעשות אחרת

העבודה מתמצה בארבעה דברים. לפרסם משמרות שאנשים יכולים לקחת ולא משמרות שמטילים עליהם. לאסוף זמינות לפני בניית הסידור, כי הבנייה מחדש אחרי שלושה סירובים היא מה ששוחק את הרכזים. להגיע לצוות שאין לו דוא"ל ארגוני ואין לו סיבה להסתכל על לוח מודעות. ולהפיק סיכומי שעות שעומדים מול ועד מנהל, גוף מממן וחברת ביטוח.

כל מה שמעבר לארבעת אלה הוא רשות. תוכנה לניהול משמרות מתנדבים שמטפלת בהם היטב עדיפה על פלטפורמה כבדה שאין לאיש זמן ללמוד את ההגדרות שלה.

למה תבנית סידור המתנדבים מפסיקה להספיק

כמעט כל תוכנית מתחילה מתבנית סידור מתנדבים בגיליון, מודפסת ותלויה על הקיר. זה עובד לאתר אחד ולחמישה עשר אנשים. ואז נפתח מקום שני, קמפיין עונתי מכפיל את הרשימה, והקובץ עצמו הופך לבעיה. שני רכזים עורכים עותקים שונים. תבנית רשימת מתנדבים שחיה על מחשב נייד אחד מתיישנת ברגע שמישהו מודיע ביטול בערב שישי. תבנית סידור לאירוע שנבנתה לסוף שבוע אחד כמעט אף פעם לא שורדת שלמה לאירוע השני.

מעבר למערכת לשיבוץ מתנדבים לא זורק את התבנית לפח, הוא הופך אותה לחיה. תבנית שבועית חוזרת נשמרת פעם אחת ומוחלת על כל שבוע עתידי, כך שתבנית המשמרות שליטשתם במשך שנה ממשיכה לעבוד וכולם קוראים ממנה את אותה גרסה. כלי שבונה סידורים שווה משהו רק אם הסידור שנוצר מגיע לאנשים.

תנו למתנדבים לקחת את המשמרות בעצמם

שירות עצמי הוא הפיצ'ר שמשנה לרכזת את השבוע. פרסמו את המשבצות הלא מאוישות כמשמרות פתוחות וכל מי שמתאים יראה אותן באותו רגע, בטלפון שממילא נמצא אצלו בכיס. הרשמה למשמרת היא הקשה אחת, והאישור יכול להישאר אצל הרכזת כשהתפקיד דורש הכשרה או בדיקה מקדימה.

החלופה היא מה שרוב התוכניות עושות היום: קבוצת ווטסאפ, סבב הודעות ואותם שלושה אנשים אמינים שנשאלים ראשונים בכל פעם. מודול שיבוץ המשמרות של Shifton מרכז משמרות פתוחות, החלפות ותבניות במקום אחד, כך שההצעה מגיעה לכולם בבת אחת והתשובה מתועדת במקום להיזכר. תוכנה לניהול משמרות מתנדבים מצדיקה את עצמה ברגע שמשבצת של שבת מתמלאת בלי שיחת טלפון אחת.

קודם זמינות, אחר כך סידור

טופס זמינות שנאסף פעם ברבעון מתיישן תוך שבועיים. זמינות שאנשים מעדכנים בעצמם נשארת שימושית. כל מתנדב מסמן בלוח חודשי את השעות שהוא יכול לתת, בטווחי שעות אמיתיים ולא בימים שלמים, והרכזת בונה מול התמונה הזאת במקום לנחש.

זה ההבדל השקט בין אפליקציית שיבוץ למתנדבים לבין לוח שנה משותף. לוח השנה מתעד החלטות אחרי שהתקבלו. כלים לשיבוץ מתנדבים מתעדים מה אפשרי לפני שההחלטות מתקבלות, ושם הזמן באמת נחסך.

תפקידים, הרשאות וקליטה של צוות מתחלף

צוותי מתנדבים מתחלפים כל הזמן. אנשים חדשים מגיעים לקמפיין, אחרים חוזרים אחרי חצי שנה, וכמה מהם הופכים לרכזים. מסך האנשים שומר על זה נשלט: לכל מתנדב יש תפקיד, פרטי קשר ואזור זמן, ורמת ההרשאה קובעת אם הוא רואה רק את המשמרות שלו או מנהל את כל הרשימה.

• הזמינו מתנדבים חדשים בדוא"ל ועקבו אחרי מעבר הסטטוס מהזמנה שממתינה להזמנה שאושרה
• ייבאו רשימה כשקמפיין מביא קבוצה שלמה בבת אחת
• תנו למתנדבים ותיקים הרשאות ניהול בלי למסור את כל החשבון
• השאירו מסייעים מרוחקים באזור הזמן שלהם כדי שאיש לא יטעה בשעת ההתחלה

קליטה שנמדדת בדקות במקום בערב שלם של שיחות טלפון היא מה שמונע מתוכנית שגדלה להיתקע.

מעקב אחרי שעות התנדבות עבור מממנים וועד מנהל

במגזר השלישי שעות הן מטבע עובר לסוחר. הן מופיעות בבקשות למענקים, בדוחות שנתיים, בהצהרות ביטוח ובנימוקים לסבב המימון הבא, וספירה שלהן מיומן נייר בסוף השנה היא כואבת ולא מדויקת.

תוכנה למעקב שעות התנדבות פותרת את זה רק כשהיא מחוברת לסידור. מתנדבים מדווחים כניסה ויציאה מול המשמרת המתוכננת דרך מעקב שעות באפליקציה, ודוח שעות העבודה מסכם את הזמן שנתרם לפי אדם, תפקיד או תקופה ומוכן לייצוא. אפליקציית שעון שחיה בנפרד מהסידור יוצרת מערכת נתונים שנייה שצריך להתאים, ולכן מעקב שעות של מתנדבים שייך בתוך מערכת השיבוץ ולא לצידה. תוכניות שמעסיקות גם עובדים בשכר מחזיקות תוכנת נוכחות לעמותה, אפליקציית מעקב שעות ורישומי מתנדבים בחשבון אחד במקום בשלושה שלעולם אינם מסתדרים. החתמת נוכחות לפי מיקום דרך מודול הגיאולוקציה זמינה כתוספת בתשלום, במקומות שבהם אישור הגעה לשטח באמת חשוב.

סידורים בקהילות דתיות, בעמותות ובקבוצות שכונתיות

קהילות דתיות וארגונים קהילתיים מתמודדים עם הגרסה הקשה ביותר של הבעיה. המפגשים חוזרים מדי שבוע, באותו תאריך נדרשים כמה תפקידים, ורוב האנשים משרתים פעם או פעמיים בחודש ולא כל שבוע. תוכנה לשיבוץ בקהילה חייבת לשאת תבניות חוזרות, כמה תפקידים באותו מפגש ותהליך הרשמה שעובד גם לאנשים שאינם מרגישים בנוח עם תוכנה. כלי שמניח צוות שבועי קבוע מפספס את הדרך שבה סידורים באמת מתמלאים, ואפליקציית מתנדבים לקהילה נמדדת בשאלה אם מי שמקבל את פני המשתתפים מוצא את המפגש הבא בשלוש הקשות. כל עוד הסידור קטן, תוכנה חינמית לשיבוץ מתנדבים בקהילה היא נקודת פתיחה הגיונית.

אותו מבנה מכסה גם תוכנות שיבוץ לעמותות ולארגונים ללא כוונת רווח באופן רחב יותר: בנקי מזון עם משמרות מיון יומיות, מקלטים שמאיישים לילות, פסטיבלים שמאיישים סוף שבוע במאות אנשים שכל אחד נותן ארבע שעות. בעיית הסידור של קהילה דתית ובעיית בנק המזון נראות זהות ברגע שמקלפים את אוצר המילים, ותוכנה לשיבוץ כוח אדם בעמותה צריכה לשרת גם את הרכזת בשכר וגם את המסייע של סוף השבוע. כלי לשיבוץ מתנדבים שמתאים רק לאחד מהם יעקפו אותו תוך חודש.

איך בוחרים כלי שיבוץ שאנשים באמת יפתחו

שפטו כל פלטפורמה מהצד של המתנדב ולא מהצד של הרכזת. פתחו את האפליקציה בטלפון ישן. מדדו כמה זמן לוקח למישהו שלא ראה אותה מעולם למצוא את המשמרת הבאה שלו ולקחת משמרת פתוחה. שאלו מה קורה כשמתנדב מבטל ברגע האחרון, והאם ההצעה לתחליף מגיעה לכולם או רק לאנשים שהרכזת נזכרת בהם ראשונים.

האפליקציה הטובה ביותר לשיבוץ מתנדבים היא זו שהמתנדב הכי פחות טכנולוגי שלכם מצליח להשתמש בה בלי הדרכה, והתוכנה הטובה ביותר לשיבוץ מתנדבים היא זו שהרכזת עדיין פותחת בחודש השישי. אפליקציה חינמית היא דרך התנסות סבירה, בתנאי שהמסלול החינמי הוא מסלול אמיתי ולא ספירה לאחור. מתחת לעשרה אנשים Shifton חינם ללא הגבלת זמן, וזה מתאים לקבוצה קהילתית קטנה שבודקת אם המעבר משתלם. ככל שהתוכנית גדלה, חבילות בתשלום מוסיפות שיבוץ בכמה אתרים, דיווח מעמיק יותר ואת המודולים שמצפים מכלי שיבוץ גדול יותר לעמותות. המטרה נשארת אותה מטרה: משמרות שמתמלאות מעצמן, מתנדבים שיודעים בדיוק מתי צריך אותם, וסיכומי שעות שמוכנים עוד לפני שמישהו מבקש.