Volunteer Scheduling Software para sa Shift Sign-Up at Oras

Umaandar ang mga programang pangboluntaryo sa kabutihang-loob at sa isang iskedyul na may muling bumubuo kada linggo. Ibinibigay ng mga tao ang mga oras na kaya nilang itabi, nagbabago ang availability nang walang abiso, at karaniwang hawak ng koordineytor ang roster kasabay ng isa pang full-time na tungkulin. Inaalis ng volunteer scheduling software ang lingguhang paggawang iyon sa iisang mesa at ginagawa itong prosesong nakikita ng buong team.

Isang hadlang ang humuhubog sa lahat ng iba pa. Hindi mo puwedeng utusan ang isang boluntaryo na pumasok ng Sabado, kaya mo lang ialok ang shift at umasang may kukuha. Ang isang pagkakaibang iyon ang dahilan kung bakit hindi nagagamit sa sektor ng non-profit ang mga tool na dinisenyo para sa bayad na tauhan, at kung bakit dapat magsimula sa sign-up, hindi sa pagtatalaga, ang isang volunteer scheduling app.

Ano ang dapat gawing kakaiba ng volunteer scheduling software

Apat na bagay lang ang trabaho. Maglabas ng mga shift na kayang kunin ng mga tao sa halip na shift na iniuutos sa kanila. Kolektahin ang availability bago buuin ang roster, dahil ang muling paggawa nito matapos ang tatlong pagtanggi ang nakakaubos sa mga koordineytor. Abutin ang isang team na walang work email at walang dahilang tingnan ang bulletin board. At maglabas ng kabuuang oras na tatagal sa harap ng lupon, ng mga tagapagpondo at ng insurer.

Opsyonal na ang anumang lampas sa apat na iyon. Ang volunteer shift scheduling software na magaling sa mga ito ay mas mabuti kaysa sa mas mabigat na plataporma na walang oras ang sinuman para pag-aralan ang mga setting.

Bakit huminto sa paglaki ang volunteer schedule template

Halos lahat ng programa ay nagsisimula sa isang volunteer schedule template sa spreadsheet, nakaprint at nakapaskil sa dingding. Gumagana ito para sa isang lugar at labinlimang tao. Tapos may bubuksang pangalawang lugar, dodoblehin ng pana-panahong kampanya ang listahan, at ang file na mismo ang nagiging problema. Dalawang koordineytor ang nag-eedit ng magkaibang kopya. Ang volunteer roster template na nasa iisang laptop ay luma na sa sandaling may umatras nang Biyernes ng gabi. Ang event volunteer schedule template na ginawa para sa isang weekend ay bihirang makaligtas nang buo sa pangalawa.

Hindi itinatapon ng paglipat sa volunteer scheduling system ang template, ginagawa lang itong buhay. Isang beses na ise-save ang paulit-ulit na lingguhang pattern at maaari itong ilapat sa anumang susunod na linggo, kaya patuloy na gumagana ang volunteer shift schedule template na pinakinis mo sa loob ng isang taon habang iisang bersyon ang binabasa ng lahat. Kapaki-pakinabang lang ang isang volunteer schedule maker kung nakakarating sa mga tao ang iskedyul na ginagawa nito.

Hayaang kunin mismo ng mga boluntaryo ang shift nila

Ang self-service ang tampok na nagbabago sa linggo ng isang koordineytor. Ilabas ang mga hindi napupunang slot bilang bukas na shift at makikita ito ng bawat kwalipikadong tao sa iisang sandali, sa teleponong dala-dala na nila. Isang tap lang ang pag-sign up sa isang shift, at maaaring manatili sa koordineytor ang pag-apruba kapag may kailangang pagsasanay o background check ang isang papel.

Ang alternatibo ay ang ginagawa ngayon ng karamihan sa programa: isang group chat, isang round ng mensahe, at ang parehong tatlong maaasahang tao ang laging unang tinatanong. Hawak ng module ng shift scheduling ng Shifton ang bukas na shift, palitan at template sa iisang lugar, kaya sabay-sabay na naaabot ng alok ang lahat at naitatala ang sagot sa halip na maalala lang. Napatutunayan ng volunteer shift management software ang halaga nito sa sandaling mapunan ang isang Sabado nang walang kahit isang tawag.

Availability muna, roster pangalawa

Ang volunteer availability form na kinokolekta minsan kada quarter ay luma na sa loob ng dalawang linggo. Ang availability na mismong ina-update ng mga tao ang nananatiling kapaki-pakinabang. Minamarkahan ng bawat boluntaryo sa buwanang kalendaryo ang mga oras na kaya niyang ibigay, sa tunay na saklaw ng oras sa halip na buong araw, at doon nagbabatay ang koordineytor sa halip na manghula.

Ito ang tahimik na pagkakaiba ng isang scheduling app para sa mga boluntaryo at ng isang shared na kalendaryo. Itinatala ng kalendaryo ang mga desisyon matapos gawin ang mga ito. Itinatala ng mga volunteer scheduling tool kung ano ang posible bago pa gawin ang mga desisyon, at doon talaga natitipid ang oras.

Papel, akses at pag-onboard ng umiikot na team

Umiikot ang mga team ng boluntaryo. May bagong dating para sa isang kampanya, may bumabalik matapos ang anim na buwan, at may iilang nagiging koordineytor. Napananatili itong kayang pamahalaan ng screen ng mga tao: may posisyon, detalye ng kontak at time zone ang bawat boluntaryo, at ang antas ng awtoridad ang nagpapasya kung sarili lang niyang shift ang makikita niya o pamamahalaan niya ang buong listahan.

• Mag-imbita ng bagong boluntaryo sa email at panoorin ang katayuan ng imbitasyon mula nakabinbin hanggang tinanggap
• Mag-import ng listahan kapag may kampanyang nagdadala ng grupo nang sabay-sabay
• Bigyan ng karapatang administrador ang mga bihasang boluntaryo nang hindi ibinibigay ang buong account
• Panatilihin sa sarili nilang time zone ang mga malayong katulong para walang magkamali sa oras ng simula

Ang pag-onboard na sinusukat sa minuto sa halip na isang gabi ng pagtawag ang pumipigil sa lumalagong programa na tumigil.

Pagsubaybay sa oras ng boluntaryo para sa tagapagpondo at lupon

Salapi ang oras sa sektor ng non-profit. Lumilitaw ito sa aplikasyon ng grant, taunang ulat, deklarasyon sa insurance at sa katwiran para sa susunod na pondo, at masakit at hindi tumpak ang bilangin ito mula sa papel na talaarawan sa katapusan ng taon.

Nalulutas lang ito ng volunteer time tracking software kapag nakakabit ito sa iskedyul. Nagcloclock in at out ang mga boluntaryo laban sa nakaplanong shift nila gamit ang time tracking sa mobile app, at binubuo ng ulat ng oras ng trabaho ang naiambag na panahon kada tao, posisyon o panahon, handa nang i-export. Ang volunteer time tracking app na hiwalay sa roster ay lumilikha ng pangalawang set ng numerong kailangang pagtugmain, kaya nararapat na nasa loob ng scheduling system ang time tracking software para sa boluntaryo, hindi sa tabi nito. Ang mga programang may bayad na tauhan din ay iisang account ang ginagamit para sa nonprofit timesheet software, nonprofit time tracking app at talaan ng boluntaryo sa halip na tatlong hindi kailanman magkatugma. Bayad na add-on ang clock-in batay sa lokasyon sa pamamagitan ng geolocation module, para sa mga kasong mahalaga ang pagkumpirma ng pagdating sa lugar.

Roster ng simbahan, charity at pangkomunidad na grupo

Ang pinakamahirap na bersyon ng problemang ito ang hinaharap ng mga relihiyoso at pangkomunidad na organisasyon. Umuulit ang mga serbisyo kada linggo, ilang papel ang kailangan sa iisang petsa, at karamihan ay naglilingkod isa o dalawang beses sa isang buwan sa halip na kada linggo. Kailangang kayanin ng church scheduling software ang paulit-ulit na pattern, ang ilang posisyon kada serbisyo at ang daloy ng sign-up na gumagana kahit para sa mga taong hindi sanay sa software. Hindi naiintindihan ng church schedule software na nag-aakalang nakapirmi ang lingguhang team kung paano talaga napupunan ang roster, at hinuhusgahan ang isang church volunteer scheduling app kung mahahanap ba ng isang greeter ang susunod na Linggo sa tatlong tap. Makatuwirang simulan sa libreng church volunteer scheduling software habang maliit pa ang roster.

Sakop ng parehong balangkas ang charity scheduling software at ang non profit scheduling software sa mas malawak na paraan: mga food bank na may araw-araw na shift ng pag-uuri, mga shelter na tumatakip sa gabi, mga pistang binubuhay ng daan-daang taong tig-apat na oras ang bigay sa isang weekend. Magkatulad na magkatulad ang problema ng church rota software at ng food bank kapag inalis mo ang bokabularyo, at kailangang paglingkuran ng charity staff scheduling software ang bayad na koordineytor at ang katulong sa weekend. Ang volunteer rostering software na akma lang sa isa sa kanila ay iiwasan sa loob ng isang buwan.

Pagpili ng volunteer scheduling tool na bubuksan ng mga tao

Husgahan ang anumang plataporma sa panig ng boluntaryo, hindi ng koordineytor. Buksan ang app sa lumang telepono. Sukatin kung gaano katagal bago mahanap ng taong hindi pa ito nakikita ang susunod niyang shift at makakuha ng isang bukas na slot. Itanong kung ano ang nangyayari kapag umatras ang isang boluntaryo nang biglaan, at kung naaabot ba ng alok na pamalit ang lahat o ang mga taong naiisip lang muna ng koordineytor.

Ang pinakamahusay na volunteer scheduling app ay ang kayang gamitin ng pinakahindi teknikal mong boluntaryo nang walang turo, at ang pinakamahusay na volunteer scheduling software ay ang binubuksan pa rin ng koordineytor sa ikaanim na buwan. Makatuwirang pagsubok ang libreng volunteer scheduling app, basta tunay na plano ang libreng tier at hindi countdown. Sa mababa sa sampung tao, libre ang Shifton nang walang hangganan sa panahon, bagay ito sa maliit na pangkomunidad na grupong sinusubukan kung sulit ang lumipat sa isang volunteer roster app. Habang lumalaki ang programa, nagdaragdag ang bayad na plano ng iskedyul sa maraming lugar, mas malalim na pag-uulat at ang mga module na inaasahan sa mas malaking nonprofit scheduling tool. Iisa pa rin ang layunin: mga shift na kusang napupunan, mga boluntaryong alam na alam kung kailan sila kailangan, at kabuuang oras na handa bago pa ito hingin ninuman.