Vaktplan for frivillige: vakter, påmelding og timer

Frivillige tiltak går på god vilje og på en vaktplan som noen bygger opp igjen hver eneste uke. Folk gir de timene de kan avse, tilgjengeligheten endrer seg uten varsel, og koordinatoren står som regel med planen ved siden av en annen full stilling. Et vaktplansystem for frivillige løfter den ukentlige gjenoppbyggingen bort fra ett enkelt skrivebord og gjør den til en prosess hele teamet kan se.

Én forutsetning former alt annet. Du kan ikke pålegge en frivillig å jobbe på lørdag, du kan bare tilby vakten og håpe at noen tar den. Nettopp den forskjellen er grunnen til at vaktplanverktøy bygget for lønnet personale står ubrukte i frivillig sektor, og grunnen til at en app for frivilligvakter må starte med påmelding framfor tildeling.

Hva vaktplanlegging for frivillige må gjøre annerledes

Oppgaven koker ned til fire ting. Publisere vakter folk kan ta framfor vakter de blir satt opp på. Samle inn tilgjengelighet før planen bygges, for det er gjenoppbyggingen etter tre avslag som sliter ut koordinatorer. Nå et team som verken har jobbe-e-post eller noen grunn til å se på en oppslagstavle. Og produsere timetall som holder foran styret, tilskuddsgivere og forsikringsselskap.

Alt utover disse fire punktene er valgfritt. Et program for frivilligvakter som løser dem godt, slår en tung plattform der ingen har tid til å lære seg innstillingene.

Hvorfor malen for frivilligplanen slutter å skalere

Nesten alle tiltak starter med en mal for frivilligplanen i et regneark, skrevet ut og hengt på veggen. Det fungerer for ett sted og femten personer. Så åpner sted nummer to, en sesongkampanje dobler registeret, og filen blir selve problemet. To koordinatorer redigerer hver sin kopi. En mal for frivilligregisteret som bor på én laptop, er utdatert i det øyeblikket noen melder avbud en fredag kveld. En vaktmal bygget for ett arrangement over én helg overlever sjelden den neste i hel stand.

Å gå over til et vaktplansystem for frivillige kaster ikke malen, det gjør den levende. Et gjentakende ukemønster lagres én gang og legges på hvilken som helst framtidig uke, så vaktmalen du har finpusset gjennom et år, fortsetter å virke mens alle leser samme versjon av den. En vaktplanbygger for frivillige er bare verdt noe hvis planen den lager, når fram til folk.

La de frivillige ta sine egne vakter

Selvbetjening er funksjonen som endrer uken til en koordinator. Publiser de udekkede lukene som ledige vakter, og alle som er kvalifisert ser dem i samme øyeblikk, på telefonen de allerede har med seg. Påmelding til en frivilligvakt er ett trykk, og godkjenningen kan bli hos koordinatoren når en rolle krever opplæring eller en attest.

Alternativet er det de fleste tiltak gjør i dag: en gruppechat, en runde meldinger og de samme tre pålitelige personene som blir spurt først hver gang. Shiftons modul for vaktplanlegging samler ledige vakter, bytter og maler på ett sted, slik at tilbudet når alle samtidig og svaret blir registrert framfor husket. Programvare for styring av frivilligvakter gjør seg fortjent til plassen i det øyeblikket en lørdagsvakt fylles uten en eneste telefon.

Tilgjengelighet først, vaktplan etterpå

Et tilgjengelighetsskjema som samles inn én gang i kvartalet, er utdatert på fjorten dager. Tilgjengelighet folk oppdaterer selv, fortsetter å være nyttig. Hver frivillig markerer timene vedkommende kan gi i en månedskalender, i reelle tidsrom framfor hele dager, og koordinatoren bygger mot det bildet i stedet for å gjette.

Det er den stille forskjellen mellom en planleggingsapp for frivillige og en delt kalender. Kalenderen registrerer beslutninger etter at de er tatt. Vaktplanverktøy for frivillige registrerer hva som er mulig før beslutningene tas, og det er der tiden faktisk spares.

Roller, tilganger og opplæring av et roterende team

Frivilligteam skiftes ut. Nye folk kommer til en kampanje, andre vender tilbake etter et halvår, og noen få blir koordinatorer selv. Personskjermen holder det håndterbart: hver frivillig har en funksjon, kontaktinfo og en tidssone, og et rettighetsnivå avgjør om vedkommende bare ser sine egne vakter eller styrer hele registeret.

• Inviter nye frivillige på e-post og følg invitasjonen fra sendt til akseptert
• Importer en liste når en kampanje drar inn en hel gruppe på én gang
• Gi erfarne frivillige administratorrettigheter uten å gi fra deg hele kontoen
• Hold hjelpere på avstand i sin egen tidssone slik at ingen leser et starttidspunkt feil

Opplæring målt i minutter framfor en kveld med telefonsamtaler er det som hindrer et voksende tiltak i å stoppe opp.

Registrering av frivilligtimer for tilskuddsgivere og styret

Timer er valutaen i frivillig sektor. De dukker opp i søknader, årsmeldinger, forsikringsoppgaver og i argumentasjonen for neste finansieringsrunde, og å telle dem sammen fra en papirkalender ved årsslutt er både tungvint og upresist.

Programvare for timeregistrering av frivillige løser det bare når den henger sammen med vaktplanen. Frivillige stempler inn og ut mot den planlagte vakten sin med timeregistrering i mobilappen, og timerapporten summerer bidratt tid per person, funksjon eller periode, klar til eksport. En app for timeregistrering som lever atskilt fra planen, skaper et annet sett tall som noen må avstemme, og derfor hører timeregistrering for frivillige hjemme inne i vaktplansystemet framfor ved siden av det. Tiltak som også har lønnet personale, holder organisasjonens timelister, timeregistreringsappen og frivilligdataene på én konto i stedet for tre som aldri stemmer overens. Stedbasert innstempling via geolokaliseringsmodulen er tilgjengelig som betalt tillegg der det betyr noe å bekrefte oppmøte på stedet.

Vaktlister for menigheter, foreninger og lokale grupper

Trossamfunn og lokale fellesskap planlegger den vanskeligste varianten av dette problemet. Gudstjenester gjentas hver uke, flere roller trengs på samme dato, og de fleste stiller én eller to ganger i måneden framfor hver uke. Vaktplanprogram for menigheter må bære gjentakende mønstre, flere funksjoner per gudstjeneste og en påmeldingsflyt som også fungerer for folk som ikke er trygge på programvare i det hele tatt. Et verktøy som forutsetter et fast ukentlig lag, bommer på hvordan slike lister faktisk bemannes, og en frivilligapp for menigheter bedømmes på om en kirkevert finner neste søndag på tre trykk. Gratis vaktplanprogram for menighetsfrivillige er et rimelig sted å starte mens listen er liten.

Samme struktur dekker bredere vaktplanprogram for foreninger og ideelle organisasjoner: matsentraler med daglige sorteringsvakter, herberger som skal dekke netter, festivaler som bemanner en helg med hundrevis av mennesker som gir fire timer hver. Et menighetsproblem og et matsentralproblem ser identiske ut så snart man skreller bort ordbruken, og bemanningsplanlegging i ideell sektor må tjene både den lønnede koordinatoren og helgehjelperen. Et vaktplanverktøy som bare passer den ene av dem, blir omgått i løpet av en måned.

Å velge et vaktplanverktøy folk faktisk åpner

Vurder enhver plattform fra den frivilliges side, ikke koordinatorens. Åpne appen på en gammel telefon. Ta tiden på hvor lang tid noen som aldri har sett den, bruker på å finne neste vakt og ta en ledig. Spør hva som skjer når en frivillig melder avbud på kort varsel, og om tilbudet om erstatter når alle eller bare dem koordinatoren kommer på først.

Den beste appen for frivilligvakter er den din minst teknisk anlagte frivillige klarer uten opplæring, og det beste vaktplansystemet for frivillige er det en koordinator fortsatt åpner i måned seks. En gratis app er et fornuftig forsøk, forutsatt at gratisnivået er en ekte plan og ikke en nedtelling. Under ti personer er Shifton gratis uten tidsbegrensning, noe som passer en liten lokal gruppe som tester om byttet er verdt det. Etter hvert som tiltaket vokser, legger betalte planer til planlegging på tvers av flere steder, dypere rapportering og modulene man forventer av et større verktøy for ideell sektor. Målet er det samme: vakter som fyller seg selv, frivillige som vet nøyaktig når de trengs, og timetall som ligger klare før noen spør etter dem.