Software per i turni dei volontari e il calcolo delle ore

I progetti di volontariato si reggono sulla buona volontà e su un calendario che qualcuno rifà ogni singola settimana. Le persone offrono le ore che riescono a ritagliarsi, le disponibilità cambiano senza preavviso e il coordinatore quasi sempre gestisce i turni accanto a un altro lavoro a tempo pieno. Un software per i turni dei volontari toglie quella ricostruzione settimanale da una sola scrivania e la trasforma in un processo che tutto il gruppo può vedere.

Un vincolo determina tutto il resto. A un volontario non puoi ordinare di venire il sabato, puoi solo offrire il turno e sperare che venga preso. Proprio questa differenza spiega perché gli strumenti di pianificazione pensati per il personale retribuito restano inutilizzati nel terzo settore, e perché un'app per i turni dei volontari deve partire dall'iscrizione e non dall'assegnazione.

Che cosa deve fare in modo diverso un software per volontari

Il lavoro si riduce a quattro punti. Pubblicare turni che le persone possono prendere invece di turni imposti. Raccogliere le disponibilità prima di costruire il calendario, perché è proprio rifarlo dopo tre rifiuti a logorare i coordinatori. Raggiungere un gruppo che non ha una casella di posta aziendale né alcun motivo per guardare una bacheca. E produrre totali di ore che reggano davanti a consiglio direttivo, finanziatori e assicurazioni.

Tutto quello che va oltre questi quattro punti è facoltativo. Un software per la gestione dei turni dei volontari che li risolve bene batte una piattaforma pesante le cui impostazioni nessuno ha tempo di imparare.

Perché il modello di calendario dei volontari smette di reggere

Quasi ogni progetto parte da un modello di calendario dei volontari in un foglio di calcolo, stampato e appeso al muro. Funziona per una sede e quindici persone. Poi apre una seconda sede, una campagna stagionale raddoppia il gruppo e il file diventa il problema. Due coordinatori modificano copie diverse. Un modello di elenco volontari che vive su un solo portatile è già superato nel momento in cui qualcuno dà forfait un venerdì sera. Un modello di calendario costruito per un evento di un fine settimana raramente sopravvive intatto al secondo.

Passare a un sistema di gestione dei turni dei volontari non butta via il modello, lo rende vivo. Uno schema settimanale ricorrente si salva una volta e si applica a qualsiasi settimana futura, così il modello di turni che hai perfezionato in un anno continua a funzionare mentre tutti ne leggono la stessa versione. Un generatore di calendari per volontari serve solo se il calendario che produce raggiunge le persone.

Lasciare che siano i volontari a prendere i turni

L'autonomia è la funzione che cambia la settimana di un coordinatore. Pubblica le fasce scoperte come turni aperti e ogni persona idonea le vede nello stesso istante, sul telefono che già ha in tasca. L'iscrizione a un turno è un tocco, e l'approvazione può restare al coordinatore quando un ruolo richiede formazione o una verifica.

L'alternativa è ciò che oggi fa la maggior parte dei progetti: un gruppo chat, un giro di messaggi e le stesse tre persone affidabili interpellate per prime ogni volta. Il modulo di pianificazione dei turni di Shifton riunisce turni aperti, scambi e modelli in un solo posto, così la proposta raggiunge tutti insieme e la risposta resta registrata invece che ricordata. Un software di gestione dei turni dei volontari si ripaga nel momento in cui una fascia del sabato si copre senza una sola telefonata.

Prima le disponibilità, poi il calendario

Un modulo di disponibilità raccolto una volta a trimestre è vecchio dopo due settimane. Le disponibilità che le persone aggiornano da sole restano utili. Ogni volontario segna le ore che può donare su un calendario mensile, in fasce orarie reali invece che in giornate intere, e il coordinatore costruisce su quel quadro invece di tirare a indovinare.

È questa la differenza silenziosa tra un'app di pianificazione per volontari e un calendario condiviso. Il calendario registra le decisioni dopo che sono state prese. Gli strumenti per i turni dei volontari registrano ciò che è possibile prima che vengano prese, ed è lì che il tempo si guadagna davvero.

Ruoli, permessi e inserimento di un gruppo che ruota

I gruppi di volontari cambiano di continuo. Arrivano persone nuove per una campagna, altre tornano dopo sei mesi e alcune diventano coordinatrici. La schermata delle persone tiene tutto gestibile: ogni volontario ha una mansione, i contatti e un fuso orario, e un livello di permessi decide se vede solo i propri turni o gestisce l'intero elenco.

• Invita i nuovi volontari via email e segui lo stato dell'invito da inviato ad accettato
• Importa un elenco quando una campagna porta un gruppo tutto insieme
• Dai i diritti di amministratore ai volontari esperti senza cedere l'intero account
• Tieni i collaboratori a distanza nel loro fuso orario perché nessuno legga male un orario di inizio

Un inserimento che si misura in minuti invece che in una serata di telefonate è ciò che impedisce a un progetto in crescita di bloccarsi.

Registrare le ore di volontariato per finanziatori e consiglio

Le ore sono la valuta del terzo settore. Compaiono nelle domande di finanziamento, nei bilanci sociali, nelle dichiarazioni assicurative e nella richiesta per il ciclo successivo di risorse, e contarle a fine anno da un'agenda di carta è faticoso e impreciso.

Un software di rilevazione delle ore di volontariato risolve il problema solo quando è legato al calendario. I volontari timbrano entrata e uscita sul turno previsto con la rilevazione delle presenze nell'app mobile, e il report delle ore lavorate somma il tempo donato per persona, mansione o periodo, pronto da esportare. Un'app di rilevazione ore che vive separata dal calendario crea una seconda serie di numeri da riconciliare, ed è per questo che il conteggio delle ore dei volontari va dentro il sistema di pianificazione e non accanto. I progetti che hanno anche personale retribuito tengono i fogli ore dell'ente, l'app di rilevazione e i registri dei volontari in un unico account invece che in tre che non coincidono mai. La timbratura con verifica della posizione tramite il modulo di geolocalizzazione è disponibile come componente a pagamento dove confermare l'arrivo in sede è importante.

Turni di parrocchie, associazioni e gruppi di quartiere

Le realtà religiose e i gruppi di quartiere pianificano la versione più difficile di questo problema. Le celebrazioni si ripetono ogni settimana, nella stessa data servono più ruoli e la maggior parte delle persone serve una o due volte al mese invece che tutte le settimane. Un software per i turni parrocchiali deve reggere schemi ricorrenti, più mansioni per celebrazione e un percorso di iscrizione che funzioni anche per chi non ha alcuna dimestichezza con i programmi. Uno strumento che presuppone un gruppo settimanale fisso non coglie come questi turni vengono davvero coperti, e un'app per i volontari di parrocchia si giudica dal fatto che chi accoglie all'ingresso trovi la domenica successiva in tre tocchi. Un software gratuito per i turni dei volontari parrocchiali è un punto di partenza sensato finché il calendario resta piccolo.

La stessa struttura copre più in generale i software per associazioni ed enti non profit: banchi alimentari con turni quotidiani di smistamento, centri di accoglienza da coprire di notte, festival che armano un fine settimana con centinaia di persone che donano quattro ore ciascuna. Il problema di una parrocchia e quello di un banco alimentare sono identici una volta tolto il vocabolario, e un software per la pianificazione del personale nel non profit deve servire sia il coordinatore retribuito sia l'aiutante del fine settimana. Uno strumento di gestione dei volontari che va bene solo per uno dei due verrà aggirato nel giro di un mese.

Scegliere uno strumento che le persone apriranno davvero

Giudica ogni piattaforma dal lato del volontario, non del coordinatore. Apri l'app su un telefono vecchio. Cronometra quanto ci mette chi non l'ha mai vista a trovare il proprio prossimo turno e a prenderne uno aperto. Chiedi cosa succede quando un volontario dà forfait all'ultimo momento e se la proposta di sostituzione raggiunge tutti o solo le persone a cui il coordinatore pensa per prime.

La migliore app per i turni dei volontari è quella che il volontario meno tecnologico usa senza che nessuno gliela spieghi, e il miglior software per i turni dei volontari è quello che un coordinatore apre ancora al sesto mese. Un'app gratuita è una prova sensata, purché il piano gratuito sia un piano vero e non un conto alla rovescia. Sotto le dieci persone Shifton è gratuito senza limiti di tempo, il che si adatta a un piccolo gruppo di quartiere che sta valutando se il cambio conviene. Man mano che il progetto cresce, i piani a pagamento aggiungono la pianificazione su più sedi, report più approfonditi e i moduli che ci si aspetta da uno strumento più ampio per il non profit. L'obiettivo resta lo stesso: turni che si riempiono da soli, volontari che sanno esattamente quando servono e totali di ore pronti prima che qualcuno li chieda.