Softvér na plánovanie zmien dobrovoľníkov a evidenciu hodín

Dobrovoľnícke programy stoja na dobrej vôli a na rozpise, ktorý niekto stavia každý jeden týždeň nanovo. Ľudia dávajú hodiny, ktoré dokážu uvoľniť, dostupnosť sa mení bez ohlásenia a koordinátorka vedie rozpis obvykle popri inom plnohodnotnom úväzku. Softvér na plánovanie zmien dobrovoľníkov sníma toto týždenné prestavovanie z jedného stola a mení ho na proces, ktorý vidí celý tím.

Jedna podmienka určuje všetko ostatné. Dobrovoľníkovi nemôžete nariadiť, aby prišiel v sobotu, môžete mu zmenu len ponúknuť a dúfať, že si ju vezme. Práve tento rozdiel je dôvod, prečo nástroje na rozpisy vytvorené pre platený personál zostávajú v neziskovom sektore nevyužité, a prečo aplikácia na rozpis dobrovoľníkov musí začínať prihlasovaním, nie prideľovaním.

Čo musí softvér pre dobrovoľníkov robiť inak

Úloha sa zmršťuje na štyri veci. Zverejňovať zmeny, ktoré si ľudia môžu vziať, namiesto zmien, na ktoré sú nasadení. Zbierať dostupnosť skôr, než rozpis vznikne, pretože práve prestavovanie po troch odmietnutiach koordinátorov vyčerpáva. Dosiahnuť na tím, ktorý nemá pracovný e-mail ani dôvod pozerať na nástenku. A produkovať súčty hodín, ktoré obstoja pred správnou radou, donorom aj poisťovňou.

Čokoľvek nad rámec týchto štyroch bodov je voliteľné. Softvér na správu dobrovoľníckych zmien, ktorý ich zvláda dobre, poráža ťažkú platformu, ktorej nastavenia sa nemá kto čas učiť.

Prečo šablóna rozpisu dobrovoľníkov prestáva stačiť

Takmer každý program začína šablónou rozpisu dobrovoľníkov v tabuľke, vytlačenou a pripnutou na stenu. Pre jedno miesto a pätnásť ľudí to funguje. Potom otvorí druhá lokalita, sezónna kampaň zdvojnásobí kartotéku a súbor sa sám stane problémom. Dvaja koordinátori upravujú rôzne kópie. Šablóna evidencie dobrovoľníkov, ktorá žije na jedinom notebooku, je zastaraná vo chvíli, keď niekto v piatok večer odrieka. Šablóna rozpisu postavená pre jedno podujatie cez víkend málokedy prežije druhé v celku.

Prechod na systém rozpisov pre dobrovoľníkov šablónu nezahadzuje, robí ju živou. Opakujúci sa týždenný vzor sa uloží raz a nasadí na ľubovoľný budúci týždeň, takže šablóna zmien, ktorú ste rok ladili, ďalej funguje a všetci čítajú rovnakú verziu. Generátor rozpisu dobrovoľníkov má zmysel len vtedy, keď sa vytvorený rozpis dostane k ľuďom.

Nechajte dobrovoľníkov brať si zmeny samostatne

Samoobsluha je funkcia, ktorá mení koordinátorke týždeň. Zverejnite neobsadené bloky ako voľné zmeny a každý spôsobilý človek ich uvidí v rovnakom okamihu, na telefóne, ktorý aj tak nosí pri sebe. Prihlásenie na dobrovoľnícku zmenu je jedno klepnutie a schvaľovanie môže zostať na koordinátorke, keď rola vyžaduje zaškolenie alebo previerku.

Alternatíva je to, čo dnes robí väčšina programov: skupina na chate, kolečko správ a tí istí traja spoľahliví ľudia oslovení zakaždým ako prví. Modul plánovania zmien od Shiftonu spája voľné zmeny, výmeny a šablóny na jednom mieste, takže ponuka dorazí ku všetkým naraz a odpoveď sa zaznamená, namiesto toho, aby sa pamätala. Softvér na správu dobrovoľníckych zmien sa vypláca vo chvíli, keď sa sobotný blok obsadí bez jediného telefonátu.

Najprv dostupnosť, potom rozpis

Formulár dostupnosti zbieraný raz za štvrťrok zastará za dva týždne. Dostupnosť, ktorú si ľudia aktualizujú sami, zostáva použiteľná. Každý dobrovoľník označí hodiny, ktoré môže dať, v mesačnom kalendári, v skutočných časových rozsahoch namiesto celých dní, a koordinátorka stavia podľa tohto obrazu, nie podľa odhadu.

V tom je tichý rozdiel medzi plánovacou aplikáciou pre dobrovoľníkov a zdieľaným kalendárom. Kalendár zaznamenáva rozhodnutia potom, čo padnú. Nástroje na rozpis dobrovoľníkov zaznamenávajú, čo je vôbec možné, ešte skôr než rozhodnutia padnú, a práve tam sa čas naozaj šetrí.

Roly, prístupy a zaškolenie rotujúceho tímu

Dobrovoľnícke tímy sa obmieňajú. Noví ľudia prídu na kampaň, iní sa vrátia po pol roku a zopár z nich sa stane koordinátormi. Obrazovka ľudí to udrží zvládnuteľné: každý dobrovoľník má pozíciu, kontakty a časové pásmo a úroveň oprávnenia rozhoduje, či vidí len svoje zmeny, alebo vedie celú evidenciu.

• Pozývajte nových dobrovoľníkov e-mailom a sledujte, ako sa stav pozvánky mení z odoslanej na prijatú
• Naimportujte zoznam, keď kampaň privedie celú skupinu naraz
• Dajte skúseným dobrovoľníkom práva administrátora bez toho, aby ste odovzdali celý účet
• Držte pomocníkov na diaľku v ich vlastnom časovom pásme, aby si nikto nepomýlil čas začiatku

Zaškolenie merané v minútach namiesto večera plného telefonátov je to, čo rastúcemu programu nedovolí zaseknúť sa.

Evidencia dobrovoľníckych hodín pre donorov a správnu radu

Hodiny sú v neziskovom sektore menou. Objavujú sa v grantových žiadostiach, výročných správach, hláseniach poisťovniam aj v argumentácii pre ďalšie kolo financovania, a počítať ich na konci roka z papierového diára je bolestivé a nepresné.

Softvér na evidenciu dobrovoľníckych hodín to rieši len vtedy, keď je naviazaný na rozpis. Dobrovoľníci sa odbavujú na začiatku a konci plánovanej zmeny cez evidenciu pracovného času v mobilnej aplikácii a výkaz odpracovaných hodín sčíta odvedený čas na osobu, pozíciu alebo obdobie a je pripravený na export. Aplikácia na evidenciu času, ktorá žije oddelene od rozpisu, vytvára druhú sadu čísel na odsúhlasenie, a preto evidencia času dobrovoľníkov patrí dovnútra plánovacieho systému, nie vedľa neho. Programy s platenými zamestnancami držia výkazy práce organizácie, aplikáciu na evidenciu času a záznamy dobrovoľníkov na jednom účte namiesto na troch, ktoré si nikdy nezodpovedajú. Odbavenie podľa polohy cez modul geolokácie je k dispozícii ako platené rozšírenie tam, kde je potvrdenie príchodu na miesto dôležité.

Rozpisy farností, združení a susedských skupín

Cirkevné spoločenstvá a komunitné organizácie plánujú najťažšiu verziu tohto problému. Bohoslužby sa opakujú týždeň čo týždeň, v ten istý deň je potrebných niekoľko rolí a väčšina ľudí slúži raz alebo dvakrát mesačne, nie každý týždeň. Softvér na farský rozpis musí uniesť opakujúce sa vzory, niekoľko pozícií na jednu bohoslužbu a proces prihlasovania, ktorý funguje aj ľuďom, ktorým softvér vôbec nie je blízky. Nástroj, ktorý predpokladá pevný týždenný tím, míňa to, ako sa také rozpisy v skutočnosti obsadzujú, a dobrovoľnícka aplikácia pre farnosť sa posudzuje podľa toho, či človek pri vchode nájde budúcu nedeľu na tri klepnutia. Bezplatný softvér na rozpis farských dobrovoľníkov je rozumný štart, kým je rozpis malý.

Rovnaká štruktúra pokrýva širšie softvér na rozpisy pre združenia a neziskové organizácie: potravinové banky s dennými triediacimi zmenami, útulky pokrývajúce noci, festivaly, ktoré obsadia víkend stovkami ľudí dávajúcich po štyroch hodinách. Problém farského rozpisu a problém potravinovej banky vyzerajú identicky, len čo odlúpnete slovník, a softvér na plánovanie personálu v neziskovej organizácii musí slúžiť platenej koordinátorke rovnako ako víkendovému pomocníkovi. Nástroj na dobrovoľnícke rozpisy, ktorý sadne len jednému z nich, budú do mesiaca obchádzať.

Ako vybrať nástroj, ktorý ľudia naozaj otvoria

Posudzujte každú platformu zo strany dobrovoľníka, nie koordinátorky. Otvorte aplikáciu na starom telefóne. Zmerajte, ako dlho trvá niekomu, kto ju vidí prvýkrát, kým nájde svoju najbližšiu zmenu a vezme si voľnú. Opýtajte sa, čo sa stane, keď dobrovoľník na poslednú chvíľu odrieka, a či ponuka náhrady dorazí ku všetkým, alebo len k ľuďom, na ktorých si koordinátorka spomenie prvých.

Najlepšia aplikácia na rozpis dobrovoľníkov je tá, ktorú technicky najmenej zdatný dobrovoľník použije bez zaškolenia, a najlepší softvér na plánovanie zmien dobrovoľníkov je ten, ktorý koordinátorka otvára aj v šiestom mesiaci. Bezplatná aplikácia je rozumná skúška, ak je bezplatná úroveň skutočným balíkom, a nie odpočtom. Do desiatich ľudí je Shifton zdarma bez časového obmedzenia, čo vyhovuje malej susedskej skupine, ktorá overuje, či sa prechod oplatí. Ako program rastie, platené balíky pridávajú plánovanie naprieč viacerými miestami, hlbšie výkazníctvo a moduly, ktoré sa od väčšieho nástroja pre neziskovky očakávajú. Cieľ zostáva rovnaký: zmeny, ktoré sa obsadia samy, dobrovoľníci, ktorí presne vedia, kedy sú potrební, a súčty hodín pripravené skôr, než sa o ne niekto prihlási.