स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर: शिफ्ट साइन-अप और घंटों का हिसाब
खुली शिफ्ट जिन्हें स्वयंसेवक खुद उठा सकें, रोस्टर बनने से पहले जुटाई गई उपलब्धता, और ट्रस्टी व अनुदानदाता जब भी पूछें तब तैयार घंटों का कुल जोड़।
हफ़्ता बनाएँ और खुली शिफ्ट प्रकाशित करें
साप्ताहिक कैलेंडर में हर स्वयंसेवक की अपनी पंक्ति होती है, रंगों से चिह्नित शिफ्ट और सटीक शुरू तथा समाप्ति समय के साथ। जो समय अब भी खाली है वह हफ़्ते के सबसे ऊपर खुली शिफ्ट की पंक्ति में रहता है, जहाँ पूरी टीम उसे देखती है, न कि वह समन्वयक के इनबॉक्स में दब जाता है।
रोस्टर बनाने से पहले उपलब्धता जुटाएँ
स्वयंसेवक वही घंटे देते हैं जो उनके पास हैं, वे नहीं जिनकी शेड्यूल को ज़रूरत है। उपलब्धता कैलेंडर हर व्यक्ति का पूरा महीना दिखाता है: हरे में वे घंटे जब वे काम कर सकते हैं और नारंगी में वे जब नहीं। इसलिए रोस्टर उसी के आधार पर बनता है जो लोग पहले ही बता चुके हैं।
भूमिकाओं और अधिकारों के साथ एक ही स्वयंसेवक सूची
कर्मचारी स्क्रीन कार्यक्रम से जुड़े हर व्यक्ति की इकलौती सूची है। हर व्यक्ति के साथ नाम, पद, फ़ोन नंबर, ईमेल, टाइम ज़ोन और अधिकार स्तर जुड़ा होता है, जो तय करता है कि वह केवल अपनी शिफ्ट देखेगा या पूरा शेड्यूल संभालेगा।
ट्रस्टी और अनुदानदाताओं के लिए घंटों की रिपोर्ट
हर पूरी हुई शिफ्ट रिपोर्ट स्क्रीन में जुड़ती है, जहाँ काम के घंटे, पुष्ट शिफ्ट, गतिविधि और अवकाश शेष महीने तथा पद के अनुसार छाने जाते हैं। अनुदान की रिपोर्ट और ट्रस्टी दस्तावेज़ अब डायरी में हाथ से गिनती का काम नहीं रहते।
फ्री प्लान से शुरू करें
कोई समय सीमा नहीं। मुख्य सुविधाओं तक पूर्ण पहुँच, तैयार होने पर अपग्रेड करें।
स्वयंसेवक शेड्यूलिंग की पूरी गाइड पढ़ें
स्वयंसेवी कार्यक्रम सद्भावना पर चलते हैं और एक ऐसे शेड्यूल पर, जिसे हर हफ़्ते कोई न कोई नए सिरे से बनाता है। लोग उतने ही घंटे देते हैं जितने वे निकाल पाते हैं, उपलब्धता बिना बताए बदल जाती है, और समन्वयक अक्सर किसी दूसरी पूर्णकालिक ज़िम्मेदारी के साथ-साथ यह रोस्टर संभालता है। स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर हर हफ़्ते की यह दोबारा बनाने वाली मेहनत एक व्यक्ति की मेज़ से हटाकर ऐसी प्रक्रिया में बदल देता है जिसे पूरी टीम देख सकती है।
एक ही बंदिश बाकी सब कुछ तय करती है। आप किसी स्वयंसेवक को शनिवार काम करने का आदेश नहीं दे सकते, आप केवल शिफ्ट का प्रस्ताव रख सकते हैं और उम्मीद कर सकते हैं कि कोई उसे ले लेगा। यही एक अंतर है जिसकी वजह से वेतनभोगी स्टाफ़ के लिए बने रोस्टर टूल गैर-लाभकारी क्षेत्र में बिना इस्तेमाल पड़े रहते हैं, और इसीलिए स्वयंसेवक शेड्यूलिंग ऐप की शुरुआत ज़िम्मेदारी सौंपने से नहीं, साइन-अप से होनी चाहिए।
स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को क्या अलग करना पड़ता है
काम चार बातों तक सिमट जाता है। ऐसी शिफ्ट प्रकाशित करना जिन्हें लोग खुद उठा सकें, न कि वे जो उन पर थोपी जाएँ। रोस्टर बनाने से पहले उपलब्धता जुटाना, क्योंकि तीन इनकार के बाद सब कुछ दोबारा बनाना ही समन्वयकों को थका देता है। ऐसी टीम तक पहुँचना जिसके पास दफ़्तर का ईमेल नहीं है और नोटिस बोर्ड देखने की कोई वजह नहीं। और घंटों का ऐसा जोड़ तैयार करना जो ट्रस्टी, अनुदानदाता और बीमा कंपनियों के सामने टिक सके।
इन चार से आगे सब कुछ वैकल्पिक है। जो स्वयंसेवक शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर इन्हें अच्छी तरह संभालता है, वह ऐसे भारी प्लेटफ़ॉर्म से बेहतर है जिसकी सेटिंग सीखने का समय किसी के पास नहीं।
स्वयंसेवक शेड्यूल टेम्पलेट क्यों आगे नहीं टिकता
लगभग हर कार्यक्रम स्प्रेडशीट में बने स्वयंसेवक शेड्यूल टेम्पलेट से शुरू होता है, जिसे छापकर दीवार पर टाँग दिया जाता है। एक केंद्र और पंद्रह लोगों तक यह चलता है। फिर दूसरा केंद्र खुलता है, मौसमी अभियान सूची दोगुनी कर देता है, और वही फ़ाइल समस्या बन जाती है। दो समन्वयक अलग-अलग प्रतियाँ संपादित करते हैं। एक ही लैपटॉप पर रखा स्वयंसेवक सूची का टेम्पलेट उसी क्षण पुराना पड़ जाता है जब शुक्रवार रात कोई पीछे हट जाता है। एक सप्ताहांत के लिए बना इवेंट स्वयंसेवक शेड्यूल टेम्पलेट दूसरी बार शायद ही सलामत बचता है।
स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सिस्टम पर जाने का मतलब टेम्पलेट फेंक देना नहीं, बल्कि उसे जीवंत बना देना है। दोहराया जाने वाला साप्ताहिक ढाँचा एक बार सहेजा जाता है और आगे किसी भी हफ़्ते पर लागू होता है, इसलिए साल भर में जो स्वयंसेवक शिफ्ट शेड्यूल टेम्पलेट आपने निखारा है वह चलता रहता है और सब उसी का एक संस्करण पढ़ते हैं। स्वयंसेवक शेड्यूल बनाने वाला टूल तभी उपयोगी है जब उसका बनाया शेड्यूल लोगों तक पहुँचे।
स्वयंसेवकों को अपनी शिफ्ट खुद लेने दें
सेल्फ़-सर्विस वही सुविधा है जो समन्वयक का पूरा हफ़्ता बदल देती है। बिना भरे स्लॉट खुली शिफ्ट के रूप में प्रकाशित करें और हर योग्य व्यक्ति उन्हें एक ही क्षण में देखता है, उसी फ़ोन पर जो पहले से उसकी जेब में है। शिफ्ट के लिए साइन-अप एक टैप का काम है, और जहाँ भूमिका में प्रशिक्षण या पृष्ठभूमि जाँच ज़रूरी हो वहाँ मंज़ूरी समन्वयक के पास ही रह सकती है।
विकल्प वही है जो आज ज़्यादातर कार्यक्रम करते हैं: एक ग्रुप चैट, संदेशों का एक दौर, और हर बार पहले वही तीन भरोसेमंद लोग। Shifton का शिफ्ट शेड्यूलिंग मॉड्यूल खुली शिफ्ट, अदला-बदली और टेम्पलेट एक ही जगह संभालता है, इसलिए प्रस्ताव सबके पास एक साथ पहुँचता है और जवाब याद रखने के बजाय दर्ज हो जाता है। जिस पल शनिवार की शिफ्ट बिना एक भी फ़ोन कॉल के भर जाती है, उसी पल स्वयंसेवक शिफ्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर अपनी जगह बना लेता है।
पहले उपलब्धता, बाद में रोस्टर
तिमाही में एक बार भरा गया स्वयंसेवक उपलब्धता फ़ॉर्म दो हफ़्ते में बासी हो जाता है। जिस उपलब्धता को लोग खुद अपडेट करते हैं वही काम की रहती है। हर स्वयंसेवक मासिक कैलेंडर पर वे घंटे चिह्नित करता है जो वह दे सकता है, पूरे दिन नहीं बल्कि असली समय-सीमा के रूप में, और समन्वयक अंदाज़े के बजाय उसी तस्वीर पर शेड्यूल बनाता है।
स्वयंसेवकों के लिए बने शेड्यूलिंग ऐप और साझा कैलेंडर के बीच यही चुपचाप बड़ा फ़र्क़ है। कैलेंडर फ़ैसले लिए जाने के बाद उन्हें दर्ज करता है। स्वयंसेवक शेड्यूलिंग टूल फ़ैसले लेने से पहले दर्ज करते हैं कि क्या संभव है, और समय दरअसल वहीं बचता है।
भूमिकाएँ, अधिकार और बदलती टीम को जोड़ना
स्वयंसेवक टीमें बदलती रहती हैं। किसी अभियान के लिए नए लोग आते हैं, कुछ छह महीने बाद लौटते हैं, और कुछ समन्वयक बन जाते हैं। लोगों की स्क्रीन इसे संभालने लायक रखती है: हर स्वयंसेवक के पास पद, संपर्क विवरण और टाइम ज़ोन होता है, और अधिकार स्तर तय करता है कि वह केवल अपनी शिफ्ट देखेगा या पूरी सूची संभालेगा।
- नए स्वयंसेवकों को ईमेल से आमंत्रित करें और निमंत्रण की स्थिति लंबित से स्वीकृत होते देखें
- जब कोई अभियान एक साथ बड़ा समूह लाए तो पूरी सूची इंपोर्ट करें
- पूरा खाता सौंपे बिना अनुभवी स्वयंसेवकों को प्रशासक अधिकार दें
- दूर से मदद करने वालों को उनके अपने टाइम ज़ोन में रखें ताकि कोई शुरुआती समय ग़लत न पढ़े
शाम भर के फ़ोन कॉल के बजाय मिनटों में नए लोगों को जोड़ना ही बढ़ते कार्यक्रम को रुकने से बचाता है।
अनुदानदाताओं और ट्रस्टियों के लिए स्वयंसेवक घंटों का हिसाब
गैर-लाभकारी क्षेत्र में घंटे ही मुद्रा हैं। वे अनुदान आवेदनों, वार्षिक रिपोर्टों, बीमा घोषणाओं और अगली फंडिंग के तर्क में सामने आते हैं, और साल के अंत में काग़ज़ी डायरी से उन्हें गिनना थकाऊ और अनिश्चित होता है।
स्वयंसेवक टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर यह समस्या तभी हल करता है जब वह शेड्यूल से जुड़ा हो। स्वयंसेवक मोबाइल ऐप में टाइम ट्रैकिंग से अपनी नियोजित शिफ्ट के अनुसार क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट करते हैं, और काम के घंटों की रिपोर्ट प्रति व्यक्ति, पद या अवधि योगदान जोड़कर एक्सपोर्ट के लिए तैयार रखती है। रोस्टर से अलग रहने वाला स्वयंसेवक टाइम ट्रैकिंग ऐप आँकड़ों का दूसरा सेट बना देता है जिसे मिलाना पड़ता है, इसीलिए स्वयंसेवकों के लिए टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर की जगह शेड्यूलिंग सिस्टम के बग़ल में नहीं, उसके भीतर है। जिन कार्यक्रमों में वेतनभोगी स्टाफ़ भी है, वे गैर-लाभकारी टाइमशीट सॉफ़्टवेयर, गैर-लाभकारी टाइम ट्रैकिंग ऐप और स्वयंसेवक रिकॉर्ड तीन अलग जगहों के बजाय एक ही खाते में रखते हैं। जहाँ मौके पर पहुँचने की पुष्टि मायने रखती है, वहाँ जियोलोकेशन मॉड्यूल के ज़रिये स्थान-आधारित क्लॉक-इन सशुल्क ऐड-ऑन के रूप में उपलब्ध है।
चर्च, धर्मार्थ संस्था और सामुदायिक समूह की सेवा सूची
धार्मिक और सामुदायिक संगठन इस समस्या का सबसे कठिन रूप संभालते हैं। प्रार्थना सभाएँ हर हफ़्ते दोहराती हैं, एक ही तारीख पर कई भूमिकाएँ चाहिए होती हैं, और ज़्यादातर लोग हर हफ़्ते नहीं बल्कि महीने में एक-दो बार सेवा देते हैं। चर्च शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को दोहराए जाने वाले ढाँचे, हर सभा के लिए कई पद और ऐसा साइन-अप रास्ता संभालना पड़ता है जो सॉफ़्टवेयर से बिल्कुल असहज लोगों के लिए भी चले। जो चर्च शेड्यूल सॉफ़्टवेयर यह मान लेता है कि टीम हर हफ़्ते एक ही रहेगी, वह चूक जाता है कि सेवा सूची असल में कैसे भरती है, और चर्च स्वयंसेवक ऐप की परख इसी से होती है कि कोई स्वागतकर्ता तीन टैप में अगला रविवार खोज पाता है या नहीं। जब तक सूची छोटी है, मुफ़्त चर्च स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर से शुरुआत करना ठीक रहता है।
यही ढाँचा व्यापक रूप से धर्मार्थ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर और गैर-लाभकारी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर पर भी लागू होता है: रोज़ छँटाई की शिफ्ट चलाने वाले फ़ूड बैंक, रातें संभालने वाले आश्रय, और सैकड़ों लोगों से एक सप्ताहांत चलाने वाले उत्सव जहाँ हर कोई चार घंटे देता है। शब्दावली हटा दें तो चर्च की सेवा सूची की समस्या और फ़ूड बैंक की समस्या एक जैसी दिखती है, और धर्मार्थ स्टाफ़ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को वेतनभोगी समन्वयक तथा सप्ताहांत के सहायक दोनों के काम आना पड़ता है। जो स्वयंसेवक रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर इनमें से केवल एक पर फ़िट बैठता है, महीने भर में उसे किनारे कर दिया जाता है।
ऐसा टूल चुनें जिसे लोग सचमुच खोलें
किसी भी प्लेटफ़ॉर्म को समन्वयक की नहीं, स्वयंसेवक की तरफ़ से परखें। ऐप को किसी पुराने फ़ोन पर खोलें। नापें कि जिसने इसे कभी नहीं देखा, उसे अपनी अगली शिफ्ट ढूँढने और एक खुली शिफ्ट लेने में कितना समय लगता है। पूछें कि जब कोई स्वयंसेवक ऐन मौके पर पीछे हट जाए तो क्या होता है, और बदले का प्रस्ताव सबके पास जाता है या केवल उन लोगों के पास जो समन्वयक को पहले याद आते हैं।
सबसे अच्छा स्वयंसेवक शेड्यूलिंग ऐप वही है जिसे आपका सबसे कम तकनीक-जानकार स्वयंसेवक बिना सिखाए इस्तेमाल कर ले, और सबसे अच्छा स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर वही जिसे समन्वयक छठे महीने में भी खोलता हो। मुफ़्त ऐप से आज़माना समझदारी है, बशर्ते मुफ़्त स्तर वाकई एक योजना हो, कोई उलटी गिनती नहीं। दस लोगों से कम पर Shifton बिना समय-सीमा के मुफ़्त है, जो उस छोटे सामुदायिक समूह के लिए ठीक है जो जाँच रहा है कि स्वयंसेवक रोस्टर ऐप पर जाना सही है या नहीं। कार्यक्रम बढ़ने पर सशुल्क योजनाएँ कई केंद्रों का शेड्यूल, गहरी रिपोर्टिंग और वे मॉड्यूल जोड़ती हैं जिनकी बड़े गैर-लाभकारी शेड्यूलिंग टूल से अपेक्षा होती है। लक्ष्य वही रहता है: शिफ्ट जो खुद भर जाएँ, स्वयंसेवक जिन्हें ठीक-ठीक पता हो कि उनकी ज़रूरत कब है, और घंटों का जोड़ जो कोई माँगे उससे पहले तैयार हो।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?
स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर बिना वेतन वाली टीम की शिफ्ट की योजना बनाता है, उन्हें प्रकाशित करता है और उनका हिसाब रखता है। Shifton में साप्ताहिक और मासिक शेड्यूल, खुली शिफ्ट जिन्हें स्वयंसेवक खुद उठा सकते हैं, उपलब्धता, iOS और Android का मोबाइल ऐप और योगदान किए गए घंटों की रिपोर्ट शामिल हैं। समन्वयकों को हर हफ़्ते हाथ से रोस्टर दोबारा नहीं बनाना पड़ता।
स्प्रेडशीट के बिना स्वयंसेवकों का शेड्यूल कैसे बनाएँ?
पहले उपलब्धता जुटाएँ, फिर उसी के आधार पर हफ़्ता बनाएँ और जो स्लॉट किसी ने नहीं लिए उन्हें खुली शिफ्ट के रूप में प्रकाशित करें। स्वयंसेवक अपने फ़ोन से वही चुनते हैं जो उन्हें ठीक लगे और सबको एक ही संस्करण दिखता है। समन्वयक को केवल वही अंतराल संभालने पड़ते हैं जो सचमुच खाली रह गए हैं।
क्या स्वयंसेवक खुद शिफ्ट के लिए साइन-अप कर सकते हैं?
हाँ। खुली शिफ्ट मोबाइल ऐप में हर योग्य व्यक्ति को दिखती हैं और शिफ्ट के लिए साइन-अप करने में एक टैप लगता है। समन्वयक चाहे तो पुष्टि से पहले मंज़ूरी अनिवार्य कर सकता है, इसलिए सेल्फ़-सर्विस का मतलब कभी यह नहीं कि कौन मौके पर होगा उस पर नियंत्रण खो जाए।
क्या छोटी संस्था के लिए मुफ़्त स्वयंसेवक शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर है?
Shifton 10 सदस्यों तक बिना समय-सीमा के मुफ़्त है, जो एक छोटी धर्मार्थ संस्था या सामुदायिक समूह के लिए पर्याप्त है। शिफ्ट शेड्यूलिंग, बुनियादी टाइम क्लॉक और उपस्थिति, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट इसमें शामिल हैं। बड़ी स्वयंसेवक टीमें प्रति व्यक्ति प्रति माह मूल्य वाली सशुल्क योजनाओं पर जाती हैं।
क्या अनुदान रिपोर्टिंग के लिए स्वयंसेवक घंटे दर्ज कर सकते हैं?
हाँ। स्वयंसेवक अपनी निर्धारित शिफ्ट के अनुसार क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट करते हैं और काम के घंटों की रिपोर्ट प्रति व्यक्ति, पद या अवधि के अनुसार योगदान जोड़ देती है। रिपोर्ट स्प्रेडशीट में एक्सपोर्ट होती है, जो आमतौर पर वही प्रारूप है जिसकी अनुदानदाता और ट्रस्टी अपेक्षा करते हैं।
क्या यह चर्च के स्वयंसेवक शेड्यूल के लिए काम करता है?
करता है। चर्च की सेवा सूची किसी भी घूमने वाली टीम जैसी ही होती है: नियमित प्रार्थना सभाएँ, एक ही तारीख पर कई भूमिकाएँ, और ऐसे लोग जो महीने में एक-दो बार सेवा देते हैं। साप्ताहिक ढाँचे को टेम्पलेट के रूप में सहेजें, खाली भूमिकाएँ प्रकाशित करें और मंडली को खुद साइन-अप करने दें।
एक और ग्रुप चैट के बिना हर स्वयंसेवक शिफ्ट भरें
Shifton 10 सदस्यों तक मुफ़्त है, इसलिए छोटा कार्यक्रम इसी हफ़्ते स्प्रेडशीट छोड़ सकता है।