Program do grafiku wolontariuszy: dyżury i godziny

Programy wolontariackie stoją na dobrej woli i na grafiku, który ktoś odtwarza co tydzień od nowa. Ludzie dają godziny, które mogą wygospodarować, dostępność zmienia się bez uprzedzenia, a koordynator zwykle prowadzi grafik obok innej pełnoetatowej roli. Program do grafiku dla wolontariuszy zdejmuje to cotygodniowe odtwarzanie z jednego biurka i zamienia je w proces widoczny dla całego zespołu.

Jedno ograniczenie kształtuje całą resztę. Wolontariuszowi nie można polecić pracy w sobotę, można mu tylko zaproponować dyżur i liczyć, że go weźmie. Właśnie ta różnica sprawia, że narzędzia grafikowe zbudowane dla personelu etatowego stoją nieużywane w sektorze pozarządowym i że aplikacja do grafiku wolontariuszy musi zaczynać od zapisów, a nie od przydzielania.

Co program dla wolontariuszy musi robić inaczej

Zadanie sprowadza się do czterech rzeczy. Publikować dyżury, które ludzie mogą wziąć, zamiast dyżurów, na które są przypisywani. Zbierać dostępność, zanim powstanie grafik, bo to właśnie odtwarzanie go po trzech odmowach wypala koordynatorów. Dotrzeć do zespołu, który nie ma służbowej poczty ani powodu, by zaglądać na tablicę ogłoszeń. I wyprodukować sumy godzin, które obronią się przed zarządem, grantodawcą i ubezpieczycielem.

Wszystko poza tymi czterema punktami jest opcjonalne. Program do zarządzania dyżurami wolontariuszy, który dobrze je obsługuje, wygrywa z ciężką platformą, której ustawień nikt nie ma czasu opanować.

Dlaczego szablon grafiku wolontariuszy przestaje wystarczać

Niemal każdy program zaczyna się od szablonu grafiku wolontariuszy w arkuszu, wydrukowanego i przypiętego do ściany. Sprawdza się przy jednej placówce i piętnastu osobach. Potem otwiera się druga lokalizacja, sezonowa akcja podwaja skład, a plik sam staje się problemem. Dwóch koordynatorów edytuje różne kopie. Szablon bazy wolontariuszy, który mieszka na jednym laptopie, dezaktualizuje się w chwili, gdy ktoś rezygnuje w piątkowy wieczór. Szablon grafiku przygotowany na jeden weekend wydarzenia rzadko przetrwa w całości drugi.

Przejście na system grafików dla wolontariuszy nie wyrzuca szablonu, tylko ożywia go. Powtarzalny układ tygodnia zapisuje się raz i nakłada na dowolny przyszły tydzień, więc szablon dyżurów dopracowywany przez rok dalej działa, a wszyscy czytają tę samą jego wersję. Kreator grafiku wolontariuszy ma sens tylko wtedy, gdy tworzony grafik dociera do ludzi.

Pozwól wolontariuszom brać dyżury samodzielnie

Samodzielny zapis to funkcja, która zmienia tydzień koordynatora. Opublikuj nieobsadzone bloki jako otwarte dyżury, a każda uprawniona osoba zobaczy je w tej samej chwili, na telefonie, który i tak ma przy sobie. Zapis na dyżur wolontariacki to jedno dotknięcie, a zatwierdzenie może zostać po stronie koordynatora, gdy rola wymaga przeszkolenia lub weryfikacji.

Alternatywa to coś, co większość programów robi dziś: grupa na czacie, runda wiadomości i te same trzy niezawodne osoby pytane za każdym razem jako pierwsze. Moduł planowania dyżurów Shifton łączy otwarte dyżury, zamiany i szablony w jednym miejscu, dzięki czemu propozycja dociera do wszystkich naraz, a odpowiedź zostaje zapisana, a nie zapamiętana. Program do zarządzania dyżurami wolontariuszy zarabia na siebie w chwili, gdy sobotni blok obsadza się bez jednego telefonu.

Najpierw dostępność, potem grafik

Ankieta dostępności zbierana raz na kwartał traci aktualność w dwa tygodnie. Dostępność, którą ludzie aktualizują sami, pozostaje użyteczna. Każdy wolontariusz zaznacza godziny, które może dać, w kalendarzu miesięcznym, w rzeczywistych przedziałach zamiast całych dni, a koordynator układa grafik na podstawie tego obrazu, a nie domysłów.

To właśnie cicha różnica między aplikacją do planowania wolontariatu a wspólnym kalendarzem. Kalendarz zapisuje decyzje po ich podjęciu. Narzędzia do grafiku wolontariuszy zapisują to, co jest możliwe, zanim decyzje zapadną, i to tam realnie oszczędza się czas.

Role, uprawnienia i wdrażanie rotującego zespołu

Zespoły wolontariackie się zmieniają. Nowe osoby przychodzą na akcję, inne wracają po pół roku przerwy, a kilka zostaje koordynatorami. Ekran osób utrzymuje to w ryzach: każdy wolontariusz ma stanowisko, dane kontaktowe i strefę czasową, a poziom uprawnień decyduje, czy widzi tylko własne dyżury, czy prowadzi całą bazę.

• Zapraszaj nowych wolontariuszy e-mailem i śledź, jak status zaproszenia zmienia się z wysłanego na przyjęte
• Zaimportuj listę, gdy akcja przyprowadza całą grupę naraz
• Nadaj doświadczonym wolontariuszom uprawnienia administratora bez oddawania całego konta
• Trzymaj zdalnych pomocników w ich własnej strefie czasowej, żeby nikt nie pomylił godziny startu

Wdrożenie liczone w minutach zamiast w wieczorze telefonów to coś, co nie pozwala rosnącemu programowi utknąć.

Rozliczanie godzin wolontariatu dla grantodawców i zarządu

Godziny są walutą sektora pozarządowego. Pojawiają się we wnioskach grantowych, sprawozdaniach rocznych, deklaracjach ubezpieczeniowych i w uzasadnieniu kolejnej rundy finansowania, a liczenie ich z papierowego kalendarza na koniec roku jest bolesne i niedokładne.

Program do rejestracji godzin wolontariatu rozwiązuje to tylko wtedy, gdy jest spięty z grafikiem. Wolontariusze odbijają wejście i wyjście przy zaplanowanym dyżurze przez rejestrację czasu pracy w aplikacji mobilnej, a raport godzin pracy sumuje wniesiony czas na osobę, stanowisko lub okres i jest gotowy do eksportu. Aplikacja do liczenia godzin żyjąca osobno od grafiku tworzy drugi zestaw liczb do uzgadniania, dlatego rejestracja czasu wolontariuszy należy do wnętrza systemu grafików, a nie obok niego. Programy zatrudniające także płatny personel trzymają karty pracy organizacji, aplikację do rejestracji czasu i dane wolontariuszy na jednym koncie zamiast na trzech, które nigdy się nie zgadzają. Odbicie wejścia z weryfikacją lokalizacji przez moduł geolokalizacji jest dostępne jako płatny dodatek tam, gdzie potwierdzenie przybycia na miejsce ma znaczenie.

Grafiki parafii, fundacji i grup sąsiedzkich

Wspólnoty wyznaniowe i grupy sąsiedzkie planują najtrudniejszą wersję tego problemu. Nabożeństwa powtarzają się co tydzień, tego samego dnia potrzeba kilku ról, a większość osób służy raz lub dwa razy w miesiącu, a nie co tydzień. Program do grafiku parafialnego musi unieść powtarzalne układy, kilka stanowisk na jedno nabożeństwo i ścieżkę zapisu działającą także dla osób zupełnie nieoswojonych z oprogramowaniem. Narzędzie, które zakłada stały tygodniowy zespół, nie trafia w to, jak takie grafiki naprawdę są obsadzane, a aplikacja wolontariacka dla parafii jest oceniana po tym, czy osoba witająca przy wejściu znajdzie najbliższą niedzielę w trzy dotknięcia. Bezpłatny program do grafiku wolontariuszy parafialnych to rozsądny punkt startu, dopóki grafik jest mały.

Ta sama struktura obsługuje szerzej programy do grafików dla fundacji i organizacji pozarządowych: banki żywności z codziennymi dyżurami sortowania, schroniska pokrywające noce, festiwale obsadzające weekend setkami osób dających po cztery godziny. Problem grafiku parafialnego i problem banku żywności wyglądają identycznie, gdy odjąć słownictwo, a program do planowania pracy w organizacji pozarządowej musi służyć zarówno płatnemu koordynatorowi, jak i weekendowemu pomocnikowi. Narzędzie do grafików wolontariackich pasujące tylko do jednego z nich zostanie ominięte w ciągu miesiąca.

Jak wybrać narzędzie, które ludzie będą otwierać

Oceniaj każdą platformę od strony wolontariusza, nie koordynatora. Otwórz aplikację na starym telefonie. Zmierz, ile czasu potrzebuje osoba, która widzi ją pierwszy raz, żeby znaleźć swój najbliższy dyżur i wziąć otwarty. Zapytaj, co się dzieje, gdy wolontariusz zrezygnuje w ostatniej chwili i czy propozycja zastępstwa dociera do wszystkich, czy tylko do osób, o których koordynator pomyśli najpierw.

Najlepsza aplikacja do grafiku wolontariuszy to ta, z której najmniej techniczny wolontariusz korzysta bez szkolenia, a najlepszy program do grafiku wolontariuszy to ten, który koordynator wciąż otwiera w szóstym miesiącu. Bezpłatna aplikacja to sensowny test, o ile darmowy plan jest prawdziwym planem, a nie odliczaniem. Poniżej dziesięciu osób Shifton jest bezpłatny bez limitu czasu, co pasuje małej grupie sąsiedzkiej sprawdzającej, czy zmiana się opłaca. W miarę wzrostu programu plany płatne dokładają planowanie wielu placówek, głębszą sprawozdawczość i moduły, jakich oczekuje się od większego narzędzia dla organizacji pozarządowych. Cel pozostaje ten sam: dyżury, które obsadzają się same, wolontariusze wiedzący dokładnie, kiedy są potrzebni, i sumy godzin gotowe zanim ktokolwiek o nie poprosi.