Πρόγραμμα βαρδιών για τεχνικούς ψύξης και κλιματισμού

Η δουλειά στην ψύξη και τον κλιματισμό δεν έρχεται ομοιόμορφα. Δύο ήπιες εβδομάδες σπάνε σε καύσωνα και το πρόγραμμα που τη Δευτέρα φαινόταν άνετο είναι την Τετάρτη υπερφορτωμένο, με τις έκτακτες κλήσεις να πέφτουν πάνω σε τεχνικούς που βρίσκονται ήδη στο πλαφόν των ωρών τους. Το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών είναι αυτό που εμποδίζει να διοικείται όλο αυτό μόνο με τηλέφωνο και μνήμη, γιατί στο πρόγραμμα κρίνονται ταυτόχρονα το κόστος εργασίας, ο χρόνος απόκρισης και η υπομονή των τεχνικών.

Αυτά τα προγράμματα τα φτιάχνουν συνήθως ιδιοκτήτες ή υπεύθυνοι σέρβις, που παράλληλα βγάζουν προσφορές και σηκώνουν το τηλέφωνο. Ό,τι απαιτεί μια εβδομάδα εγκατάστασης δεν επιβιώνει στην επαφή με τη γεμάτη σεζόν. Το εργαλείο πρέπει να είναι πιο γρήγορο από τον πίνακα, ειλικρινές στις ώρες και να ανοίγει στο κινητό στις επτά το πρωί.

Τι πρέπει πραγματικά να κάνει ένα λογισμικό προγραμματισμού στον κλιματισμό

Τέσσερα πράγματα. Να μοιράσει γρήγορα το συνεργείο σε όλη την εβδομάδα, με το έργο δεμένο σε κάθε ανάθεση. Να κρατά τις ώρες του καθενός μέσα στα όριά του, ώστε η υπερωρία να είναι απόφαση και όχι ανακάλυψη. Να στέλνει κάθε αλλαγή αμέσως στους τεχνικούς που την αφορά. Και να καταγράφει τι έγινε στην πραγματικότητα με αρκετή ακρίβεια για να πληρώνεις με βάση αυτό.

Το Shifton είναι φτιαγμένο γύρω από αυτά τα τέσσερα. Προβολές ημέρας, τριών ημερών, εβδομάδας και μήνα, ανοιχτές βάρδιες, ανταλλαγές, επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα, πλαφόν ωρών, διαθεσιμότητα και αιτήματα άδειας, καταγραφή ωρών από το κινητό, τιμές και μπόνους σε επίπεδο βάρδιας και αναφορές που χωρίζουν τις δουλεμένες ώρες από τις υπερωρίες. Οι εταιρείες που συγκρίνουν ένα λογισμικό προγραμματισμού σέρβις με ένα κοινό ημερολόγιο βρίσκουν τη διαφορά συνήθως στα δύο τελευταία σημεία και όχι στο πρώτο.

Η ονομασία αλλάζει από εταιρεία σε εταιρεία. Άλλος ψάχνει πρόγραμμα βαρδιών για τεχνικούς κλιματιστικών, άλλος λογισμικό προγραμματισμού σέρβις θέρμανσης και ψύξης ή εφαρμογή προγράμματος εργασίας για μηχανολογικές εγκαταστάσεις, ενώ οι εταιρείες που εγκαθιστούν και τη θερμή και την ψυχρή πλευρά το περιγράφουν ως διαχείριση εργατικού δυναμικού στον κλιματισμό ή ως προγραμματισμό βαρδιών για τεχνικούς air condition. Η απαίτηση από κάτω είναι ίδια: ένα πρόγραμμα, αληθινά σύνολα ωρών και ένα κινητό σε κάθε βαν που δείχνει το ίδιο πράγμα.

Τι σημαίνει στην πράξη η διανομή κλήσεων σε ένα πρόγραμμα κλιματισμού

Η διανομή κλήσεων καλύπτει δύο διαφορετικά πράγματα και η διάκριση αξίζει να ξεκαθαρίσει πριν την αγορά. Το ένα είναι να αποφασίσεις ποιος παίρνει ποια δουλειά, σε ποια διεύθυνση, με ποια σειρά, και να του το πεις. Το άλλο είναι να σχεδιάζεις διαδρομές οχημάτων, να προβλέπεις παράθυρα άφιξης και να παρακολουθείς ζωντανό χάρτη. Το Shifton κάνει το πρώτο σχολαστικά και δεν επιχειρεί το δεύτερο.

Αν λοιπόν αυτό που θέλετε από ένα λογισμικό διανομής κλήσεων είναι ένα πρόγραμμα όπου φαίνεται η μέρα κάθε τεχνικού, όπου μια δουλειά αλλάζει χέρια σε δευτερόλεπτα και όπου ο άνθρωπος που αφορά το μαθαίνει πριν ξεκινήσει, αυτό είναι ακριβώς. Οι αναθέσεις κουβαλούν το έργο τους, η προβολή τριών ημερών δείχνει το περιθώριο κάθε ατόμου και η δουλειά χωρίς ανάθεση κάθεται σε μια γραμμή που δεν μπορεί να ξεφύγει σε κανέναν. Όποιος ψάχνει λογισμικό διανομής κλήσεων σέρβις με πλοήγηση στροφή προς στροφή ψάχνει άλλη κατηγορία προϊόντος, και είναι καλύτερα να το ξέρει τώρα.

Αιχμές σεζόν και βάρδιες ετοιμότητας

Η ζήτηση σε αυτό το επάγγελμα καθορίζεται από τον καιρό, οπότε το πρόγραμμα πρέπει να λυγίζει και να μη σπάει. Το μεγαλύτερο μέρος αυτού του φορτίου το κρατούν δύο πράγματα. Τα πρότυπα επιτρέπουν ένα γνωστό μοτίβο να μετακινηθεί μπροστά αντί να χτιστεί από την αρχή, κάτι που μετράει όταν η εβδομάδα αιχμής είναι κατά το μεγαλύτερο μέρος η περσινή εβδομάδα αιχμής με άλλα ονόματα. Οι ανοιχτές βάρδιες μετατρέπουν το επιπλέον δυναμικό σε κάτι που το συνεργείο δηλώνει μόνο του, αντί σε μια σειρά τηλεφωνημάτων με τη σειρά που θυμάται ο υπεύθυνος τους ανθρώπους.

Οι βάρδιες ετοιμότητας δουλεύουν με τον ίδιο τρόπο. Φτιάξτε τον κύκλο μία φορά, αποθηκεύστε τον, εφαρμόστε τον μπροστά και αφήστε τις ανταλλαγές μεταξύ τεχνικών να περνούν μέσα από την εφαρμογή, με έγκριση υπεύθυνου πριν οριστικοποιηθεί κάτι. Ένα λογισμικό προγραμματισμού τεχνικών που δεν μπορεί να εκφράσει έναν κύκλο αναγκάζει κάποιον να τον ξαναχτίζει στο χέρι κάθε μήνα. Ένας αποθηκευμένος κύκλος δουλεύει σαν πρότυπο προγράμματος που ξέρει ήδη το μοτίβο, και η εφαρμογή του μπροστά παίρνει ένα λεπτό και όχι ένα βράδυ. Οι επιχειρήσεις που κρατούν με τον ίδιο τρόπο και συνεργεία υδραυλικών θα βρουν τα σχετικά στη σελίδα για τον προγραμματισμό βαρδιών υδραυλικών.

Υπερωρίες και προσαυξήσεις εκτός ωραρίου πάνω στη βάρδια

Οι έκτακτες δουλειές είναι το κερδοφόρο άκρο της επιχείρησης και το ακριβό άκρο της μισθοδοσίας, συχνά μέσα στην ίδια εβδομάδα. Ο μόνος τρόπος να διοικηθεί αυτό είναι να βλέπεις την τιμή πάνω στη βάρδια και όχι σε ένα μηνιαίο σύνολο.

Κάθε βάρδια στο Shifton μπορεί να έχει τον δικό της πολλαπλασιαστή τιμής και οι λεπτομέρειες της βάρδιας δείχνουν την τιμή που εφαρμόστηκε, τις ώρες που μέτρησαν και το συνολικό ποσό. Σε μια περίοδο, οι αναφορές τιμών χωρίζουν τις ώρες σε βασικές και προσαυξημένες κλίμακες, ανά τεχνικό και ανά έργο. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στο να ξέρεις ότι το κόστος μισθών ανέβηκε και στο να ξέρεις ποιες κλήσεις το ανέβασαν. Μαζί με τα πλαφόν ωρών που δείχνουν το τρέχον σύνολο ενώ αναθέτετε, το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών παύει να είναι ημερολόγιο και γίνεται έλεγχος κόστους. Μια πλατφόρμα προγραμματισμού που κρύβει τις τιμές μέχρι να τρέξει η μισθοδοσία έχει αφήσει τον πιο χρήσιμο αριθμό έξω από την οθόνη.

Καταγραφή ωρών όταν η δουλειά δεν είναι ποτέ στο γραφείο

Οι τεχνικοί ξεκινούν και τελειώνουν στα έργα, οπότε τα χειρόγραφα δελτία ωρών φτάνουν αργά, στρογγυλεμένα και κατά τόπους ευφάνταστα. Στο Shifton δηλώνουν είσοδο και έξοδο από την εφαρμογή στο κινητό και οι χρονοσημάνσεις κολλούν στη βάρδια στην οποία ανήκουν, τα διαλείμματα καταγράφονται χωριστά και το ημερολόγιο ωρών μένει για ό,τι αμφισβητηθεί αργότερα. Τον μηχανισμό τον περιγράφει η σελίδα λειτουργίας καταγραφή ωρών.

Όπου χρειάζεται μεγαλύτερη βεβαιότητα, η ενότητα γεωεντοπισμού με χρέωση καταγράφει το σημείο της δήλωσης εισόδου και μπορεί να δείξει τις καταγεγραμμένες στάσεις ενός τεχνικού για μια περίοδο. Είναι πρόσθετη με χρέωση, δεν ανήκει στο δωρεάν πλάνο, και καταγράφει θέσεις χωρίς να σχεδιάζει διαδρομές. Για τις περισσότερες εταιρείες, ένα λογισμικό καταγραφής ωρών δικαιώνει τη θέση του μόνο επειδή τερματίζει την εβδομαδιαία διαφωνία για την ώρα που τελείωσε πραγματικά μια δουλειά. Είτε η απαίτηση γραφτεί ως λογισμικό παρουσιών για τεχνικούς κλιματισμού είτε ως πρόγραμμα δελτίων εργασίας για κλιματιστικά, η δοκιμασία είναι η ίδια: η ώρα που καταγράφηκε ταιριάζει με τη βάρδια στην οποία δουλεύτηκε και μπορείτε να το αποδείξετε τρεις εβδομάδες μετά. Η εφαρμογή του τεχνικού και ο πίνακας στο γραφείο διαβάζουν την ίδια εγγραφή, οπότε δεν υπάρχει τίποτα να συμφωνηθεί. Οι αναφορές κρατούν τις δουλεμένες ώρες και τις υπερωρίες σε ξεχωριστές στήλες, και μόνο γι' αυτό ένα λογισμικό παρουσιών κερδίζει ένα κοινό υπολογιστικό φύλλο στο τέλος ενός φορτωμένου μήνα.

Συμβόλαια συντήρησης και η δουλειά που ξέρετε ήδη

Η προγραμματισμένη συντήρηση είναι το κομμάτι της χρονιάς που μπορεί να μπει σε σειρά σωστά, και το κομμάτι που πιο συχνά μένει στη μνήμη. Οι επαναλαμβανόμενες επισκέψεις μπορούν να χτιστούν ως πρότυπα και να εφαρμοστούν στους μήνες που τους αναλογούν, ώστε η δουλειά του συμβολαίου να μπει στο πρόγραμμα πριν το γεμίσει η δουλειά που έρχεται από βλάβες. Τα φίλτρα ανά έργο κρατούν την κάλυψη ενός συμβολαίου ξεχωριστά από το γενικό σέρβις, κάτι που δείχνει επίσης αν μια συγκεκριμένη συμφωνία τρώει περισσότερη εργασία από όση αποδίδει. Οι εταιρείες που αναλαμβάνουν στο ίδιο κτίριο και τα συστήματα του, μπορούν να συγκρίνουν τη σελίδα μας διαχείριση εγκαταστάσεων, που αντιμετωπίζει το ίδιο πρόβλημα από την πλευρά του κτιρίου.

Ένα συνεργείο, πολλές βάσεις ή μικτή λειτουργία

Μια επιχείρηση με δύο βαν θέλει ταχύτητα και τίποτε άλλο. Μια εταιρεία με πολλά υποκαταστήματα θέλει τα συνεργεία χωριστά, υπεύθυνους που βλέπουν μόνο τον τομέα τους και σύνολα που ανεβαίνουν στον ιδιοκτήτη. Το Shifton καλύπτει και τα δύο χωρίς αλλαγή προϊόντος: τα έργα και τα προγράμματα χωρίζουν συνεργεία, υποκαταστήματα ή συμβόλαια, τα δικαιώματα ορίζουν ποιος επεξεργάζεται τι και οι τεχνικοί που κινούνται ανάμεσα σε υποκαταστήματα βλέπουν πάλι ένα ημερολόγιο. Ένα δωρεάν πρόγραμμα σε υπολογιστικό φύλλο βγάζει την πρώτη περίπτωση με το ζόρι και τη δεύτερη καθόλου. Οι εταιρείες που φτάνουν από αναζήτηση για πρόγραμμα βαρδιών τεχνικών air condition μένουν συνήθως για τον ίδιο λόγο: τα συνεργεία εγκαταστάσεων και οι τεχνικοί σέρβις κάθονται σε ένα πρόγραμμα αντί σε δύο συστήματα που διαφωνούν μεταξύ τους.

Τι να δοκιμάσετε πριν επιλέξετε

Περάστε οποιαδήποτε εφαρμογή προγραμματισμού από μια αληθινή εβδομάδα πριν αποφασίσετε. Φτιάξτε όλο το πρόγραμμα από το μηδέν και κρατήστε χρόνο. Μεταφέρετε μια έκτακτη κλήση σε άλλον τεχνικό και ελέγξτε πόσο γρήγορα φτάνει η ειδοποίηση και τι βλέπει ο τεχνικός. Σπρώξτε επίτηδες έναν τεχνικό πάνω από το πλαφόν των ωρών του και δείτε αν το εργαλείο σας προειδοποιεί ή αν το περνά σιωπηλά. Έπειτα βγάλτε τις αναφορές ωρών και τιμών για εκείνη την εβδομάδα και ελέγξτε αν χωρίζουν τις προσαυξημένες ώρες αντί να αθροίζουν όλα σε ένα νούμερο.

Οι λίστες με τα καλύτερα λογισμικά προγραμματισμού βαρδιών σπάνια επιβιώνουν από αυτή τη δοκιμή με τη σειρά που δημοσιεύτηκαν, γιατί οι διαφορές που έχουν σημασία φαίνονται μόνο υπό πίεση. Το Shifton είναι δωρεάν για έως δέκα άτομα χωρίς χρονικό περιορισμό, κάτι που καλύπτει πλήρως την ανάγκη μιας μικρής εταιρείας κλιματισμού, και τα πληρωμένα πλάνα είναι ανά εργαζόμενο τον μήνα καθώς το συνεργείο μεγαλώνει. Η σελίδα τιμών δείχνει πού βρίσκεται κάθε ενότητα. Εισάγετε το συνεργείο, φτιάξτε μία εβδομάδα, δημοσιεύστε την και δείτε πόσα τηλεφωνήματα εξαφανίζονται.