Softver za raspoređivanje volontera i evidenciju sati

Volonterski programi stoje na dobroj volji i na rasporedu koji netko svaki tjedan slaže iznova. Ljudi daju sate koje uspiju osloboditi, dostupnost se mijenja bez najave, a koordinatorica raspored obično vodi uz drugi puni posao. Softver za raspoređivanje volontera skida to tjedno preslagivanje s jednog stola i pretvara ga u proces koji vidi cijeli tim.

Jedno ograničenje oblikuje sve ostalo. Volonteru ne možete narediti da radi u subotu, možete mu smjenu samo ponuditi i nadati se da će je uzeti. Upravo je ta razlika razlog zašto alati za rasporede osmišljeni za plaćeno osoblje u neprofitnom sektoru stoje neiskorišteni i zašto aplikacija za volontere mora krenuti od prijave, a ne od dodjele.

Što softver za volontere mora raditi drukčije

Posao se svodi na četiri stvari. Objavljivati smjene koje ljudi mogu preuzeti umjesto smjena na koje su raspoređeni. Prikupljati dostupnost prije nego što raspored nastane, jer upravo preslagivanje nakon tri odbijanja iscrpljuje koordinatore. Doprijeti do tima koji nema poslovni e-mail ni razloga gledati oglasnu ploču. I proizvesti zbrojeve sati koji stoje pred upravnim odborom, donatorom i osiguravateljem.

Sve izvan te četiri točke je izborno. Softver za upravljanje volonterskim smjenama koji ih dobro rješava pobjeđuje tešku platformu čije postavke nitko nema vremena naučiti.

Zašto predložak volonterskog rasporeda prestaje biti dovoljan

Gotovo svaki program počinje predloškom volonterskog rasporeda u tablici, ispisanim i pribodenim na zid. Za jednu lokaciju i petnaest ljudi to radi. Onda se otvori druga lokacija, sezonska kampanja udvostruči popis, a datoteka sama postane problem. Dvoje koordinatora uređuje različite kopije. Predložak popisa volontera koji živi na jednom prijenosnom računalu zastario je u trenutku kad netko u petak navečer otkaže. Predložak rasporeda složen za jedan vikend rijetko preživi drugi u cijelosti.

Prelazak na sustav za raspoređivanje volontera ne baca predložak, nego ga oživljava. Tjedni obrazac koji se ponavlja sprema se jednom i primjenjuje na bilo koji budući tjedan, pa predložak smjena koji ste brusili godinu dana i dalje radi, a svi čitaju istu verziju. Alat koji slaže rasporede vrijedi samo ako raspored koji nastane stigne do ljudi.

Pustite volontere da sami preuzmu smjene

Samoposluživanje je značajka koja koordinatorici mijenja tjedan. Objavite nepokrivene termine kao slobodne smjene i svatko tko ispunjava uvjete vidjet će ih u istom trenutku, na mobitelu koji ionako nosi sa sobom. Prijava na volontersku smjenu je jedan dodir, a odobrenje može ostati kod koordinatorice kad uloga traži obuku ili provjeru.

Alternativa je ono što većina programa danas radi: grupa na chatu, krug poruka i ista tri pouzdana čovjeka koje se svaki put pita prve. Shiftonov modul za raspoređivanje smjena drži slobodne smjene, zamjene i predloške na jednom mjestu, pa ponuda stiže svima odjednom, a odgovor se bilježi umjesto da se pamti. Softver za upravljanje volonterskim smjenama opravda se u trenutku kad se subotnji termin popuni bez ijednog telefonskog poziva.

Prvo dostupnost, pa raspored

Obrazac dostupnosti koji se prikuplja jednom u tromjesečju ustajali se u dva tjedna. Dostupnost koju ljudi sami ažuriraju ostaje korisna. Svaki volonter na mjesečnom kalendaru označi sate koje može dati, u stvarnim vremenskim rasponima umjesto cijelih dana, a koordinatorica slaže prema toj slici, a ne prema nagađanju.

U tome je tiha razlika između aplikacije za raspoređivanje volontera i zajedničkog kalendara. Kalendar bilježi odluke nakon što su donesene. Alati za raspoređivanje volontera bilježe što je uopće moguće prije nego što odluke padnu, a upravo se tu vrijeme doista štedi.

Uloge, prava i uvođenje tima koji se stalno mijenja

Volonterski timovi se izmjenjuju. Novi ljudi dolaze zbog kampanje, drugi se vraćaju nakon pola godine, a nekolicina postane koordinatori. Zaslon osoba to drži pod kontrolom: svaki volonter ima poziciju, kontakte i vremensku zonu, a razina ovlasti odlučuje vidi li samo svoje smjene ili vodi cijeli popis.

• Pozovite nove volontere e-mailom i pratite kako status pozivnice prelazi iz poslane u prihvaćenu
• Uvezite popis kad kampanja odjednom dovede cijelu skupinu
• Dajte iskusnim volonterima administratorska prava bez predaje cijelog računa
• Držite pomagače na daljinu u njihovoj vremenskoj zoni da nitko ne pročita krivo vrijeme početka

Uvođenje mjereno minutama umjesto večeri punom poziva ono je što programu u rastu ne dopušta da zapne.

Praćenje volonterskih sati za donatore i upravni odbor

Sati su u neprofitnom sektoru valuta. Pojavljuju se u prijavama na natječaje, godišnjim izvještajima, prijavama osiguravatelju i u obrazloženju za sljedeći krug financiranja, a brojiti ih na kraju godine iz papirnatog rokovnika bolno je i netočno.

Softver za evidenciju volonterskih sati to rješava samo kad je vezan uz raspored. Volonteri se prijavljuju i odjavljuju na planiranu smjenu preko evidencije radnog vremena u mobilnoj aplikaciji, a izvještaj o radnim satima zbraja doprineseno vrijeme po osobi, poziciji ili razdoblju i spreman je za izvoz. Aplikacija za evidenciju vremena koja živi odvojeno od rasporeda stvara drugi skup brojeva koje treba uskladiti, i zato evidencija vremena volontera pripada unutar sustava za raspoređivanje, a ne pokraj njega. Programi koji imaju i plaćeno osoblje drže softver za evidenciju rada udruge, aplikaciju za praćenje vremena i podatke o volonterima na jednom računu umjesto na tri koja se nikad ne poklapaju. Prijava po lokaciji preko modula geolokacije dostupna je kao plaćeni dodatak ondje gdje je potvrda dolaska na teren važna.

Rasporedi u župama, udrugama i susjedskim skupinama

Vjerske i lokalne zajednice raspoređuju najtežu inačicu ovog problema. Slavlja se ponavljaju tjedno, na isti datum treba nekoliko uloga, a većina ljudi poslužuje jednom ili dvaput mjesečno, a ne svaki tjedan. Softver za župni raspored mora nositi obrasce koji se ponavljaju, više pozicija na istom okupljanju i tijek prijave koji radi i ljudima kojima softver uopće nije blizak. Alat koji pretpostavlja stalni tjedni tim promašuje kako se rasporedi zapravo popunjavaju, a volonterska aplikacija za župu ocjenjuje se prema tome hoće li onaj tko dočekuje ljude pronaći sljedeću nedjelju u tri dodira. Dok je raspored malen, besplatan softver za župne volontere razuman je početak.

Ista struktura pokriva šire i softver za rasporede u udrugama i neprofitnim organizacijama: banke hrane s dnevnim smjenama sortiranja, prihvatilišta koja pokrivaju noći, festivali koji vikend popunjavaju stotinama ljudi od kojih svatko daje četiri sata. Problem župnog rasporeda i problem banke hrane izgledaju identično čim se oguli rječnik, a softver za raspoređivanje osoblja u neprofitnoj organizaciji mora služiti i plaćenoj koordinatorici i vikend pomagaču. Alat za volonterske rasporede koji odgovara samo jednom od njih zaobići će se unutar mjesec dana.

Kako odabrati alat koji će ljudi doista otvoriti

Prosuđujte svaku platformu sa strane volontera, a ne koordinatorice. Otvorite aplikaciju na starom mobitelu. Izmjerite koliko treba nekome tko je vidi prvi put da pronađe svoju sljedeću smjenu i preuzme jednu slobodnu. Pitajte što se događa kad volonter otkaže u zadnji čas i stiže li ponuda zamjene svima ili samo ljudima kojih se koordinatorica prva sjeti.

Najbolja aplikacija za raspoređivanje volontera ona je koju će vaš tehnički najslabiji volonter koristiti bez poduke, a najbolji softver za raspoređivanje volontera onaj je koji koordinatorica otvara i u šestom mjesecu. Besplatna aplikacija razumna je proba, pod uvjetom da je besplatna razina stvaran paket, a ne odbrojavanje. Ispod deset ljudi Shifton je besplatan bez vremenskog ograničenja, što odgovara maloj susjedskoj skupini koja provjerava isplati li se prijelaz. Kako program raste, plaćeni paketi dodaju raspoređivanje na više lokacija, dublje izvještavanje i module koje se od većeg alata za neprofitni sektor očekuje. Cilj ostaje isti: smjene koje se popune same, volonteri koji točno znaju kada su potrebni i zbrojevi sati spremni prije nego što ih itko zatraži.