Управление на персонала в полицията и спешните служби

Осигуряването на персонал в едно звено е бюджетен проблем, облечен в дрехите на график. Минималната численост се определя от заповед или от договор, обслужваната територия не се свива заради нечие отсъствие, а всеки час над базовото ниво се плаща с добавка, която ляга върху публичен бюджет. Софтуерът за управление на персонала в спешните служби заслужава мястото си, когато показва две неща едновременно: дали покритието е безопасно и законосъобразно и колко струва то.

Малко служби са стигнали до сегашния си ред по собствен избор. Електронната таблица си пусна втори лист, после трети, после набор от цветови правила, които само един човек разбира докрай. Данните за обученията стоят в друг файл. Часовете с добавка се изравняват след факта, при изчисляване на заплатите, когато нищо не може да се промени. Работата пак се покрива, но никой не може бързо да отговори на прост въпрос: колко часа над нормата е изкарало това звено през последното тримесечие и какво го е предизвикало.

Четирите задачи на системата за управление на персонала

Ако свалим рекламния слой, задачата е тясна. Да се публикува покритие, което отговаря на стандарта за минимална численост за всеки час от седмицата. Да се пази запис кой действително е бил на дежурство, а не кой е бил планиран. Да се следят натрупаните часове на всеки човек спрямо приложимите за него лимити. Да се произвеждат числа, които издържат срещата с финансовия отдел и в крайна сметка с одитор.

Всичко извън тези четири е украса. Решение, което рисува елегантна таблица, но не може да каже колко е струвала тя, е решило по-лесната половина от проблема.

Часове за обучение и сертификати, които не бива да изтичат

И служителите с униформа, и цивилният състав носят изисквания със срок на валидност. Огнева подготовка, самозащита, първа помощ, управление на автомобил, специален допуск за определени задачи: всяко има норматив в часове и дата за подновяване и всяко трябва да се проведе, без да оставя дежурството без хора. Това е първо задача на графика и едва после задача на съответствието, защото времето за обучение е време, в което човекът не е на разположение.

Работещият подход е обучението да се третира като работа. Планирайте го като отделен проект, разпределяйте хора към него така, както ги разпределяте към всеки друг блок дежурство, и оставете часовете да се натрупват в справките, които вече носят всичко останало. В края на тримесечието справката за отработени часове показва колко обучение е поел всеки човек и кои звена са изостанали, без да се поддържа паралелен файл. Длъжностите и ролите, записани в картона на всеки служител, правят очевидно кой има допуск за дадена задача, когато мястото трябва да се запълни в кратък срок.

Съответствие, колективен трудов договор и лимити на часовете

Спешните служби са един от малкото сектори, в които графикът работи като правен документ. Колективните трудови договори определят почивката между дежурствата, максималния брой последователни дни, сроковете за предизвестие при промени и как се разпределят часовете с добавка. Отгоре стоят законовите ограничения на работното време. Нарушението струва не само оплакване, а и пренаписване на целия период.

Софтуерът помага тук, като върши добре две неефектни неща. Показва максималните часове на всеки човек до вече разпределените часове още докато графикът се строи, така че лимитът действа като живо ограничение, а не като по-късно откритие. И пази траен запис какво е публикувано, кога и до кого, а точно на това стъпва едно оплакване или една проверка. Система, която пази само текущата версия на плана, не може да отговаря на въпроси за миналото.

Къде наистина се натрупва разходът за извънреден труд

Времето с добавка в едно звено почти никога не е едно решение. То се натрупва от незаети щатни бройки, покрити с удължаване, от съдебни заседания, паднали в почивни дни, от повиквания, планирани мероприятия и от бавното изместване на звено, което месеци наред работи с един човек по-малко. Докато изчисляването на заплатите обедини числото, причините вече не се различават една от друга.

Разделянето на часовете по нива на ставката превръща тази мъгла в число, по което някой може да действа. Базови часове, нощна добавка, нощна и почивна добавка и празнични часове, показани като отделни колони за всеки служител, проект и график, казват на ръководителя кое звено поражда скъпото време и дали причината е структурна, или е един лош месец. Нашите инструменти за справки изграждат тази разбивка от същите записи на дежурствата, с които е планиран периодът, така че планиращият изглед и разходният изглед никога не си противоречат.

Нормативи за численост и планиране на щата

Всяко звено носи утвърдена численост и фактическа численост, а разликата между тях се запълва с часове с добавка. Аргументът за повече щатни бройки или за преместване на наличните изисква доказателства, изразени в единиците, с които се пише бюджетът.

Тези доказателства идват от историята: отработени часове по звено на месец, съотношението между часовете с добавка и базовите часове, колко често свободните смени са оставали непоети, каква част от щата са погълнали отпуските и обученията. Прочетени за цяла година, тези числа описват реалния норматив за численост, а не изписания на хартия. Система, която изнася данните чисто в електронна таблица, допринася за планирането на щата повече от такава, която ги заключва вътре в себе си.

Диспечерските системи и границата на кадровия слой

Под едни и същи думи се търсят няколко различни продукта и си струва да бъдем точни. Компютърно подпомаганото диспечиране обработва текущите произшествия, състоянието на екипите и насочването на повикванията. Системите за управление на обществената безопасност в широкия смисъл събират регистри, доказателства и преписки, а софтуерът за управление на пожарната прави същото от пожарната страна. Shifton не е нито едно от тях. Той отговаря на кадровия въпрос, който останалите приемат за вече решен: кой е на дежурство, за колко време, на каква ставка и какво става със седмицата, когато двама души се разболеят.

Границата е поставена нарочно. Службите вече притежават своите платформи за регистри и диспечиране и рядко искат да ги сменят. По-често им липсва кадрови слой, на който да имат доверие и планиращият, и финансовият отдел, и точно тази празнина трябва да запълни софтуерът за управление на персонала.

Погледът на смяната и погледът на ръководството

Ежедневното планиране и планирането на ниво служба са различни работи, вършени от различни хора. Началникът на смяна, който запълва следващата седмица, гледа кой е на разположение и кой е близо до лимита. Ръководството гледа тенденциите на часовете с добавка за шест месеца и дали дадено звено е структурно недокомплектовано. Едни и същи данни за дежурствата трябва да обслужват и двамата, затова нашата страница за график на дежурствата покрива подробно покритието и моделите, а тази остава при управлението на персонала, съответствието и разходите.

Държането им в една система премахва и стъпката по изравняване. Когато графикът, отчетът за присъствие и справката по ставки са три отделни документа, по-голямата част от времето за анализ отива в това да ги накараш да съвпаднат. Когато са три изгледа към едни и същи записи, анализът започва оттам, откъдето трябва.

Как да изберете система за управление на персонала

Изпробвайте всяка платформа върху труден, а не върху чист период. Съставете седмица с нощен блок, ден за обучение, незаета бройка и две отсъствия в последния момент, а после попитайте системата колко е струвало това и до кои лимити се е приближило. Проверете дали служителят може да види собствените си часове и да поиска отпуск от телефона, защото приемането се решава от хора, които не седят зад бюро. Уверете се, че числата се изнасят във вид, който процесът ви по заплати може да поеме, защото справка, която никой не може да премести, е справка, която никой не ползва.

Shifton работи безплатно за до десет души в екипа без ограничение във времето, което покрива изцяло малък отдел или едно звено и включва планиране, базово отчитане на работното време, мобилно приложение и стандартни справки. Платените планове се таксуват на служител на месец и добавят по-дълбоката отчетност на разходите, структурата от няколко проекта и контрола на местоположението, от които се нуждае по-голяма служба. Ако сегашният ви ред казва колко е струвал един период едва след като той е приключил, промяната, която си струва, е тази, която го казва, докато още има какво да се реши.