Fuar Merkezi Ekipleri için Fuar Vardiya Planlama Yazılımı

Bir fuar merkezinin istikrarlı bir iş gücü yoktur. Sessiz haftalarla ayrılan kısa ve yoğun personel zirveleri vardır ve her zirve üç parçadan oluşur: kapılar açılmadan günler önce gelen bir kurulum ekibi, etkinlik sürerken holleri çeviren fuar günü personeli ve son ziyaretçi gittikten sonra zemini boşaltan bir söküm ekibi. Fuar vardiya planlama yazılımı, bu üçünü üç ayrı tablo, bir çıktı ve bir grup sohbeti yerine tek bir planda tutmak için vardır.

Zorluk ekibin büyüklüğü değil, değişimin hızıdır. Bir merkez on gün içinde sahadaki yirmi kişiden iki yüz kişiye çıkıp geri dönebilir, üstelik bunu çeyrekte birkaç kez, kadrolu personel, geçici çalışanlar ve belki de iki etkinliği üst üste hiç yapmayacak ajans elemanlarından oluşan bir karmayla yapar.

Fuar vardiya planlama yazılımı gerçekte neyi kapsar

Terim geniş kullanıldığı için bu tür bir sistemin ne yaptığı konusunda net olmakta yarar var. Bir etkinliğin her aşamasında kimin, hangi holde, hangi saatlerde görevde olduğunu planlar. Henüz kimseye atanmamış vardiyaları yayımlar, geçici havuzdan uygunluk toplar, insanların gerçekte ne zaman başlayıp bitirdiğini kaydeder ve saatleri etkinlik ve kişi bazında geri raporlar. İşin tamamı budur ve çoğu merkezde ticari tarafın modernleşmesinden çok sonra bile hâlâ elle yürütülen kısım tam olarak burasıdır.

Yapmadığı şey ise zemin alanı satmak ya da katılımcıları yönetmektir. O ayrı bir kategoridir ve arama yapan çoğu kişinin ilk bulduğu da odur. İkisini ayrı tutmak satın alma kararını çok kolaylaştırır, çünkü bir merkezin neredeyse her zaman ikisine birden ihtiyacı olur ve hiçbir ürün diğerinin işini iyi yapmaz.

Kurulum, fuar günleri ve söküm üç ayrı çizelgedir

Bir etkinliği tek bir personel bloğu gibi ele almak, merkez çizelgelerinin bozulma nedenidir. Kurulum, uzun günler çalışan küçük ve nitelikli bir ekiptir ve çoğu zaman binada başka kimse yokken işe başlar. Fuar günleri holler, girişler, stantlar ve arka alan boyunca dağılan en yüksek kadroyu ister ve mola kapsaması şansa bırakılamaz. Söküm üçünün en sıkışık olanıdır ve sıklıkla en pahalısıdır, çünkü bir sonraki kiralamanın koyduğu sert bir teslim saatine karşı gece boyu ilerler.

Bunları aynı ızgarada ayrı vardiya kümeleri olarak planlamak, her aşamanın neye ihtiyaç duyduğu konusunda dürüst kalmasını sağlar. Örtüşmeyi de görünür kılar: kurulum personelinin hâlâ sahada olduğu ve fuar günü personelinin çoktan geldiği nokta, merkezlerin ya kadroyu ikiye katladığı ya da boşluk bıraktığı yerdir. Vardiya planlama görünümlerimiz tam da bu yan yana okuma biçimi düşünülerek kuruldu.

Etkinlikler arasındaki kadro salınımı

Çok az sektör kadroyu bu kadar sert hareket ettirir. Sessiz bir hafta ile fuar haftası arasında büyüklük mertebesi farkı olabilir ve çizelge okunmaz hale gelmeden ikisini birden temsil etmek zorundadır. Bu, planlamacının zirvede tüm ekibi bir arada görmesi, sonra sessiz bir salı günü çalışan birkaç kişiye daralması ve bunu iki ayrı sistem tutmadan yapması demektir.

Aynı zamanda çizelgenin hızlı kurulması gerekir. Büyük bir etkinliği ayarlamak günlerce elle çalışmayı gerektiriyorsa plan her zaman geç kalır ve geç kalan planlar son dakika ajans siparişlerini yüksek ücretlerle zorunlu kılar. Fuar merkezi çizelge yazılımı yerini asıl olarak, bir etkinliğin neye ihtiyacı olduğuna karar verilmesiyle insanlara ne zaman gelecekleri söylenmesi arasındaki süreyi kısaltarak hak eder.

Yılda birkaç gün çalışan geçici ve ajans personeli

Bir fuar merkezinin çizelgesinin büyük bir bölümü, bu çeyrekte üç gün çalışan ve belki bir sonraki çeyrekte hiç çalışmayacak insanlardan oluşur. Karmaşık bir sistemi öğrenmeyeceklerdir, masa başında oturmuyorlardır ve vardiya saatleri için ofisin peşine düşmezler. Merkez ne kullanıyorsa telefonda, ilk seferde ve eğitim gerektirmeden çalışmak zorundadır.

Pratikte bu, yayımlanan vardiyaların birinin bulması gereken bir mesaj olarak değil bildirim olarak gelmesi, uygunluğun bir koordinatör tarafından toplanmak yerine çalışan tarafından bildirilmesi ve açık vardiyaların tek tek telefonla dağıtılmak yerine üstlenilebilmesi demektir. Bir etkinlik çizelgesini yayımlayan ve boşlukları geçici havuzun kendisine doldurtan bir merkez, eskiden tek bir kişinin üzerinde biriken koordinasyon işinin çoğunu ortadan kaldırmıştır.

Tek merkez, birkaç hol, tek çizelge

Büyük merkezler düzenli olarak aynı anda birden fazla etkinlik yürütür ve holler aynı gün farklı ihtiyaçlar taşır: biri kurulumda, biri ziyaretçilere açık, biri boşaltılıyor. Çizelge bunları ayıramıyorsa toplamlar anlamını yitirir ve hangi etkinliğin gerçekten kişi eksiği olduğunu kimse söyleyemez.

Vardiyaları ait oldukları hole ya da projeye etiketlemek bunu iki yönde de çözer. Planlama hol hol yapılır, gözden geçirme merkez genelinde olur ve saatler sonrasında etkinlik bazında raporlanır; personel planlamasını ticari ekibin kullanabileceği bir sayıya dönüştüren de budur. Fuarların yanında kongre ve ağırlama işi de yürüten merkezler aynı yapıyla daha fazla salon türünde karşılaşır ve etkinlik personeli planlama sayfamız bu tarafı daha ayrıntılı ele alır.

Yevmiyeyle çalışılırken saatleri doğru tutmak

Geçici ve ajans işi genellikle saat ya da gündelik üzerinden ödenir ve hatalar herkes tarafından anında fark edilir. Gece sökümünde eksik ödeme alan bir çalışan bir sonraki fuarda telefona çıkmaz ve merkezin kendi kaydıyla uyuşmayan bir ajans faturası saatlerce tartışma yaratır.

Mesai saati takibinin idari bir ayrıntı olmaktan çıktığı yer burasıdır. Planlanan vardiyaya karşı kaydedilmiş bir başlangıç ve bitiş, iki tarafın da üzerinden çalışabileceği tek bir sayı verir; molalar varsayılmak yerine kaydedilir ve geç gelişler birinin hafızasında değil raporda görünür. Saatler sonrasında ücret oranına göre ayrışır ve bordroya aktarılır; böylece bir fuar merkezinde zaman takibi haftayı sonradan yeniden kurmak değil bir raporu okumak meselesine döner. Çalışma saatleri, gecikme ve ücret oranı raporlarının hepsi aynı temel kayıttan gelir.

Personel planlaması nerede biter, etkinlik platformları nerede başlar

Sınırı açıkça söylemekte yarar var, çünkü bu çok sayıda boşa değerlendirmeyi önler. Fuar organizasyon yazılımları, kongre merkezi yönetim sistemleri ve biletleme platformları katılımcıları, stant tahsislerini, yerleşim planlarını ve ziyaretçi kaydını tutar. Shifton bunların hiçbirini tutmaz. İş gücünü tutar: çizelgeler ve şablonlar, açık vardiyalar, uygunluk ve izin talepleri, mesai saati takibi, çalışılan ve fazla mesai saatleri, molalar, görev atama, saat raporları ve dışa aktarmalar ile Usedesk, Zapier, Intercom ve QuickBooks entegrasyonları.

Bir fuar merkezi çizelge sistemini tam bir etkinlik platformuyla karşılaştıran merkezler, genellikle sonunda ayrı ayrı sahip olacakları iki şeyi karşılaştırıyordur. Soru hangisinin kazandığı değil, ikisinden hangisinin şu anda elle çalışma olarak daha pahalıya mal olduğudur ve çoğu merkezde bu, çizelgedir.

Fuar merkezi çizelge sistemi seçmek

Herhangi bir platformu sessiz bir haftaya değil en yoğun haftanıza karşı sınayın. Gece sökümü dahil eksiksiz bir etkinlik kurun, ne kadar sürdüğüne ve toplamların nasıl okunduğuna bakın. Sonra fuar günü çizelgesinden iki kişiyi çıkarın ve boşluğun ne kadar hızlı yeniden yayımlanıp doldurulabildiğini izleyin, çünkü asıl para kaybettiren durum budur. Bulabildiğiniz en eski telefonda açın, çünkü geçici bir çalışanın kullanacağı cihaz odur.

Shifton 10 ekip üyesine kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir ve bu, küçük bir kadrolu merkez ekibine uyar; çevresindeki geçici havuz büyüdükçe ödemeli planlar çalışan başına aylık ücretlendirilir. Etkinlik personeliniz şu anda bir koordinatörün elde tuttuğu bir tabloda ve tüm hafta sonu çalan bir telefonda yaşıyorsa, düzeltmeye değer ilk şey çizelgedeki bir değişikliğin sahaya ne kadar hızlı ulaştığıdır.