การจัดการทีมทำงานทางไกล: ตารางกะและชั่วโมงทำงาน

การจัดการทีมทำงานทางไกลครอบคลุมอะไรบ้าง

คำนี้ครอบคลุมสินค้าสองตระกูลที่ต่างกันมาก และการสับสนระหว่างสองอย่างนี้มีราคาแพง ตระกูลหนึ่งคอยจับตาคน ทั้งภาพหน้าจอ จำนวนการกดแป้น คะแนนความเคลื่อนไหว และนาฬิกาจับเวลาที่อยู่นิ่ง อีกตระกูลหนึ่งประสานงานคน ว่าใครทำงานช่วงไหน ทำเรื่องอะไรอยู่ และสัปดาห์นั้นมีชั่วโมงจริงเท่าไร

ตระกูลแรกขายให้ผู้จัดการที่หมดความไว้ใจไปแล้ว ตระกูลที่สองขายให้ผู้จัดการที่ต้องการตารางกับตัวเลขสำหรับเงินเดือน Shifton เป็นแบบที่สอง และควรแยกให้ชัดตั้งแต่ต้นเพราะในตารางเปรียบเทียบมักถูกวางไว้ชั้นเดียวกัน

เขตเวลาคือปัญหาจริงข้อแรก

ทีมที่นั่งอยู่ตึกเดียวกันแบ่งวันทำงานร่วมกันโดยไม่ต้องคิด ทีมกระจายตัวไม่เป็นแบบนั้น และช่องว่างจะโผล่มาในเรื่องเล็ก ๆ ที่กัดกร่อน ประชุมที่สะดวกสำหรับสี่คนและโหดร้ายกับคนที่ห้า การส่งงานต่อที่อนุมานว่ามีช่วงเวลาซ้อนกันทั้งที่ไม่มี กำหนดส่งที่ตั้งไว้ในเขตเวลาที่ไม่มีใครเอ่ยชื่อ

การเก็บกะไว้บนเส้นเวลาเดียวแล้วแสดงตามเวลาท้องถิ่นของแต่ละคนช่วยตัดความเข้าใจผิดออกไปทั้งกลุ่ม ผู้จัดการวางแผนครั้งเดียว ทุกคนอ่านสัปดาห์เดียวกันได้ถูกต้อง ไม่มีใครต้องคำนวณในหัวก่อนเข้าประชุม

ถามช่วงเวลาที่ทำงานได้ก่อนวางแผน ไม่ใช่หลังจากนั้น

การขอให้ทุกคนระบุชั่วโมงที่ตัวเองรับได้ก่อนจะขึ้นตารางสัปดาห์ ช่วยประหยัดรอบการแก้ไขที่มักตามมาหลังประกาศ วิธีนี้ยังดึงข้อจำกัดที่ไม่ค่อยมีใครพูดออกมาด้วย ทั้งการไปรับลูกที่โรงเรียน งานที่สอง และช่วงสี่ชั่วโมงที่บางคนซ้อนกับคนอื่นได้จริง ๆ

ชั่วโมงทำงานที่ไม่ต้องมีการสอดส่อง

การสอดส่องเป็นคำตอบตั้งต้นของเรื่องชั่วโมงทางไกล และมักเป็นคำตอบที่ผิด เพราะมันวัดความเคลื่อนไหวแทนผลงาน กัดกินความไว้ใจภายในไม่กี่สัปดาห์แทนที่จะเป็นหลายเดือน และในหลายประเทศยังสร้างความเสี่ยงทางกฎหมายที่ไม่มีใครคิดต้นทุนไว้ ขณะที่ความต้องการจริงแคบกว่านั้นมาก คือบันทึกที่ยืนยันได้ว่าใครเริ่มเมื่อไร เลิกเมื่อไร และพักไปเท่าไร

บันทึกแบบนั้นทำงานจากเบราว์เซอร์หรือโทรศัพท์ ไม่ต้องมีอุปกรณ์ในออฟฟิศ และให้ข้อมูลครบสำหรับงานเงินเดือน ส่วนบริษัทที่จำเป็นต้องผูกการลงเวลาไว้กับสถานที่จริง เช่น พนักงานที่ต้องไปหน้างานลูกค้า การควบคุมสถานที่ทำงานมีอยู่เป็นโมดูลเสียเงินแยกต่างหาก และปิดอยู่จนกว่าจะมีคนเลือกใช้

ไม่มีใครต้องคำนวณในหัวก่อนเข้าประชุม

การประสานงานเข้ามาแทนทางเดินในออฟฟิศ

สิ่งที่ทีมซึ่งนั่งด้วยกันรู้กันอยู่แล้วส่วนใหญ่ไม่เคยถูกเขียนลงที่ไหน ใครรับเรื่องของลูกค้า รายงานส่งออกไปหรือยัง ในสองคนที่มองปัญหาเดียวกันอยู่ ใครกันแน่ที่กำลังแก้ ระยะทางพรากช่องทางนั้นไป และของแทนที่คุ้นเคยอย่างประชุมยาวขึ้นกับข้อความมากขึ้นก็แทนได้ไม่ดีเลย

การผูกงานไว้กับกะทำให้ข้อมูลไปอยู่ตรงที่ตารางอยู่แล้ว วันหนึ่งจึงไม่ใช่แค่ก้อนชั่วโมง แต่พาไปด้วยว่าชั่วโมงเหล่านั้นมีไว้ทำอะไร พร้อมสถานะที่ใครก็อ่านได้และบันทึกในจุดที่เมื่อก่อนใช้พูดกัน นี่เป็นการเปลี่ยนที่เล็กกว่าการวางระบบบริหารโครงการทั้งชุด และแก้ตรงจุดที่ระยะทางทำพัง

ทีมแบบผสมคือเรื่องปกติในตอนนี้

มีทีมน้อยมากที่ทำงานทางไกลทั้งหมด ส่วนใหญ่เป็นแบบผสม บางคนอยู่ออฟฟิศ บางคนอยู่บ้าน บางคนอยู่อีกประเทศ และสัดส่วนเปลี่ยนไปทุกเดือน ตารางเดียวที่บรรจุทั้งสามกลุ่มพร้อมผูกสถานที่ไว้เฉพาะจุดที่สำคัญ ดูแลง่ายกว่าการแยกระบบไปตามกลุ่ม

ความไว้ใจถูกกว่าการสอดส่อง และอยู่ได้นานกว่า

ภาวะหมดไฟคือสัญญาณที่อ่านได้จากตาราง

การทำงานหนักเกินจากที่ไกลไม่ประกาศตัวเอง ไม่มีใครเห็นเพื่อนร่วมงานยังนั่งอยู่ที่โต๊ะตอนสองทุ่ม รูปแบบนี้จึงเดินไปหลายเดือนแล้วมาถึงในรูปใบลาออก ข้อมูลที่จะจับได้เร็วกว่านั้นอยู่ในบันทึกเวลาอยู่แล้ว

ชั่วโมงของแต่ละคน แผนเทียบกับจริง อ่านทุกสัปดาห์ คนที่ชั่วโมงจริงเกินชั่วโมงตามแผนอยู่ตลอดไม่ได้ทุ่มเทกว่าคนอื่น แต่ถูกจัดตารางผิด และเรื่องนี้ยังแก้ได้ตอนที่ยังเป็นปัญหาของตาราง ไม่ใช่ปัญหาการรักษาคน

รายงานที่ตอบคำถามของคณะกรรมการได้

ทีมกระจายตัวมักเจอความสงสัยแบบเฉพาะจากคนที่ไม่ได้ทำงานแบบนี้ ว่ามีใครทำงานจริงหรือเปล่า คำตอบสั้น ๆ มักคือมี ส่วนคำตอบที่ใช้ได้จริงคือรายงานแทนการเถียงกัน ชั่วโมงรายคนและรายโครงการ แผนเทียบกับจริง ของเดือนที่ผ่านมา

รายงานนั้นทำอะไรที่มีค่ากว่าการปลอบใจ มันบอกว่าโครงการไหนกินเวลาไป ซึ่งเป็นคำถามที่ตอนทีมนั่งอยู่ห้องเดียวกันก็ไม่มีใครตอบได้เหมือนกัน ออฟฟิศร่วมเพียงซ่อนปัญหาไว้หลังการปรากฏตัวที่มองเห็น ระยะทางแค่ถอดเครื่องพรางออก

พนักงานประจำกับผู้รับจ้างในมุมมองเดียว

ทีมกระจายตัวส่วนใหญ่เป็นแบบผสม พนักงานประจำอยู่ในบัญชีเงินเดือน ผู้รับจ้างอยู่กับใบแจ้งหนี้ และมักมีอีกไม่กี่คนในรูปแบบที่สามที่ฝ่ายการเงินมีความเห็นของตัวเอง การเก็บพวกเขาเป็นแผนกแยกบนตารางเดียวกันยังรักษาภาพการทำงานไว้ครบ ขณะที่ไฟล์ส่งออกสำหรับเงินเดือนจำกัดอยู่เฉพาะคนที่บริษัทจ่ายจริง

ควรตรวจอะไรเวลาเทียบเครื่องมือ

หมวดนี้แยกกันที่คำถามเดียว ว่าสินค้านั้นวัดความเคลื่อนไหวหรือบันทึกเวลา สินค้าที่จับภาพหน้าจอ นับการกดแป้น หรือให้คะแนนนาทีที่อยู่นิ่งกำลังตอบปัญหาเรื่องความไว้ใจ ส่วนสินค้าที่บันทึกเวลาเริ่ม เวลาเลิก และเวลาพักกำลังตอบปัญหาเรื่องเงินเดือนและการวางแผน การซื้อแบบแรกทั้งที่ต้องการแบบที่สองจะเสียขวัญกำลังใจเพิ่มจากค่าลิขสิทธิ์

นอกจากนั้นสิ่งที่ควรตรวจล้วนเป็นเรื่องใช้งานจริง ตารางแสดงตามเวลาท้องถิ่นของแต่ละคนหรือยึดเขตเวลาออฟฟิศชุดเดียว ลงเวลาจากเบราว์เซอร์ได้เลยโดยไม่ต้องติดตั้งอะไรหรือไม่ ชั่วโมงตามแผนกับชั่วโมงจริงถูกเก็บเป็นสองตัวเลขหรือเปล่า วันลาอยู่ในปฏิทินเดียวกับกะ หรืออยู่ในระบบแยกที่อนุมัติโดยไม่เห็นว่าใครมาแทน

เริ่มได้โดยไม่ต้องมีโครงการติดตั้ง

Shifton ใช้ฟรีได้ถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมทีมกระจายตัวขนาดเล็กได้ทั้งทีม ทั้งการจัดตาราง ระบบลงเวลาพื้นฐาน แอปมือถือ และการออกรายงานรวมอยู่ในนั้น ส่วนโมดูลเสียเงินเพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0,50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน แต่ละตัวมีช่วงทดลองใช้นานถึง 60 วัน ทีมจึงลองส่วนเงินเดือนหรือส่วนจัดการวันลาก่อนตัดสินใจได้