ซอฟต์แวร์จัดตารางงานบริการมืออาชีพสำหรับงานลูกค้า

ในสำนักงานบริการมืออาชีพ สินค้าคงคลังที่แท้จริงมีเพียงอย่างเดียวคือเวลา ที่ปรึกษา นักบัญชี วิศวกร และสถาปนิกขายชั่วโมงทำงาน และทุกชั่วโมงที่ไม่ถูกบันทึก ไม่ถูกมอบหมาย หรือไม่ถูกเรียกเก็บ ก็หายไปตลอดกาล นี่คือเหตุผลที่ซอฟต์แวร์จัดตารางงานบริการมืออาชีพสำคัญที่นี่มากกว่าในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ ตารางงานไม่ใช่ความสะดวกทางธุรการ แต่คือแผนกำลังการผลิตทั้งหมดของสำนักงานในหนึ่งสัปดาห์

แรงกดดันยังไม่สม่ำเสมออีกด้วย งานมาเป็นระลอกรอบกำหนดยื่นเอกสาร หมุดหมายของโครงการ และการปิดปีบัญชี แล้วก็ถอยหายไป บางสัปดาห์ทีมสิบสองคนขาดคนอีกสี่ หกสัปดาห์ต่อมาครึ่งหนึ่งของทีมกลับว่างโดยไม่มีงานจองไว้เลย ทั้งสองสถานะล้วนเสียเงิน และทั้งสองสถานะมองไม่เห็นจนกว่าจะมีใครสักคนเห็นทั้งสัปดาห์ในหน้าจอเดียว

ซอฟต์แวร์จัดตารางงานบริการมืออาชีพต้องทำอะไรได้บ้าง

ความสามารถสี่อย่างแบกคุณค่าส่วนใหญ่ไว้ มอบหมายคนเข้างานลูกค้าได้เร็วและเปลี่ยนการมอบหมายนั้นโดยไม่ต้องวาดสัปดาห์ใหม่ทั้งหมด แสดงยอดชั่วโมงรายคนขณะที่ตารางยังแก้ไขได้ เพื่อไม่ให้ช่วงงานหนักค่อย ๆ กลายเป็นความหมดไฟและชั่วโมงล่วงเวลา เผยแพร่ให้ทุกคนพร้อมกัน เพราะครึ่งทีมอยู่ที่ไซต์ลูกค้า และบันทึกชั่วโมงที่ทำงานจริงแยกรายบุคคลและรายโครงการในรูปแบบที่ฝ่ายการเงินใช้ต่อได้

อะไรที่เกินจากนี้เป็นเรื่องความชอบส่วนตัว ระบบจัดตารางงานบริการมืออาชีพที่ทำสี่ข้อนี้ได้ดีช่วยสำนักงานได้มากกว่ารายการฟีเจอร์ยาวเหยียดที่พุ่งไปยังปัญหาซึ่งสำนักงานไม่ได้มี

ชั่วโมงต่อลูกค้า ที่มาจากการบันทึก ไม่ใช่การนึกย้อน

สำนักงานส่วนใหญ่ยังคงประกอบสัปดาห์ที่ผ่านมาขึ้นใหม่ในบ่ายวันศุกร์จากความทรงจำและปฏิทิน ผลลัพธ์คือใบบันทึกเวลาบริการมืออาชีพที่ถูกคร่าว ๆ ต่ำกว่าความจริงอย่างเป็นระบบ และแก้ต่างไม่ได้เลยหากลูกค้าตั้งคำถาม

การจัดตารางโดยผูกกับโครงการเปลี่ยนจุดตั้งต้น งานถูกลงบัญชีไว้กับงานลูกค้ารายหนึ่ง คนลงเวลาเข้าและออกจากแอปมือถือหรือเว็บ และรายงานชั่วโมงออกมาแยกตามบุคคลและโครงการ โดยแยกชั่วโมงที่ทำจริงออกจากชั่วโมงล่วงเวลา ทำให้ชั่วโมงที่เรียกเก็บได้กับชั่วโมงที่เรียกเก็บไม่ได้แยกออกจากกันอย่างชัดเจน สิ่งที่คุณได้คือบันทึกว่าเวลาไปอยู่ตรงไหน ไม่ใช่การประกอบขึ้นใหม่ภายหลัง สำนักงานที่มองหาซอฟต์แวร์ติดตามเวลาสำหรับบริการมืออาชีพมักกำลังพยายามปิดช่องว่างระหว่างสิ่งที่เกิดขึ้นกับสิ่งที่ถูกจดไว้

สามสิ่งต้องเข้าที่พร้อมกันบันทึกนั้นจึงจะน่าเชื่อถือ

• ตารางงานและการลงเวลาอยู่ในระบบเดียวกัน ชั่วโมงตามแผนกับชั่วโมงจริงจึงเทียบกันได้
• ทุกบล็อกงานพ่วงโครงการ ชั่วโมงจึงถูกระบุเจ้าของตั้งแต่วินาทีที่บันทึก
• รายงานส่งออกในรูปแบบที่ฝ่ายการเงินคุ้นเคย โดยไม่ต้องมีใครมาพิมพ์ใหม่

ขาดข้อใดข้อหนึ่งไป คุณก็กลับไปสู่การประกอบตัวเลขขึ้นใหม่ นี่ยังเป็นความต่างในทางปฏิบัติระหว่างซอฟต์แวร์ติดตามเวลาสำหรับสำนักงานบัญชีกับสเปรดชีตที่แชร์กันโดยมีอักษรย่อของคนเรียงอยู่ด้านข้าง

ช่วงพีคและงานล่วงเวลาที่ตามมา

ทุกสำนักงานมีช่วงที่แผนงานหมดสิทธิ์ต่อรอง การปิดปีบัญชี กำหนดยื่นเอกสาร โครงการที่กำลังเปิดใช้จริง ชั่วโมงไต่ขึ้น วันหยุดสุดสัปดาห์ถูกดึงมาใช้ และความเสี่ยงย้ายจากเวลาว่างเปล่าไปเป็นการที่คนค่อย ๆ ทำงานจนตัวเองพัง

เครื่องมือควบคุมคือการมองเห็นขณะที่สัปดาห์ยังแก้ไขได้ เพดานของแต่ละคนอยู่ข้างชั่วโมงที่มอบหมายไปแล้ว สัปดาห์ที่โหลดเกินจึงชัดเจนก่อนเผยแพร่ ไม่ใช่หลังปิดงวดเงินเดือน การขยายเวลา บล็อกช่วงเย็น และงานวันหยุดอยู่บนตารางเดียวกับวันธรรมดา พร้อมแสดงบทบาทเพื่อไม่ให้รุ่นน้องต้องแบกกะที่ติดเส้นตายอยู่คนเดียว ซอฟต์แวร์จัดตารางงานสำหรับสำนักงานบัญชีจะอยู่หรือไปขึ้นอยู่กับว่ามันรับมือแปดสัปดาห์นั้นของปีได้ดีแค่ไหน

คนที่ยังว่าง รู้ว่าใครมีเวลาในสัปดาห์หน้า

ปัญหาด้านตรงข้ามก็แพงพอกัน ที่ปรึกษาอาวุโสที่มีสัปดาห์ว่างเปล่าคือต้นทุนที่สำนักงานแบกเต็มจำนวน และไม่มีใครสังเกตจนกว่าจะปิดเดือน การเห็นทั้งทีมบนตารางเดียวทำให้ความพร้อมของคนอ่านออกได้ ใครถูกจองเต็ม ใครจองไปครึ่งเดียว และวันไหนยังว่าง

การแจ้งเวลาที่ว่างและคำขอลาส่งมาจากทีมโดยตรง คนที่วางแผนเดือนหน้าจึงทำงานจากสิ่งที่ทุกคนบอกไว้จริง ไม่ใช่จากที่จำ ๆ ไว้ในหัว งานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้ใครจะอยู่ในแถวว่างแทนที่จะหายไป นั่นแปลว่าคำถามเรื่องกำลังคนถูกถามตอนที่ยังมีเวลาตอบ ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาสำหรับสำนักงานที่ปรึกษามักถูกซื้อมาเพื่อยุติข้อถกเถียงเรื่องการเรียกเก็บ แต่สิ่งแรกที่มันเปลี่ยนกลับง่ายกว่านั้น คือมุมมองที่ตรงไปตรงมาว่าใครยังมีที่ว่างสัปดาห์หน้า สำนักงานสถาปัตยกรรมและวิศวกรรมทำงานตามรูปแบบเดียวกัน และหน้า ซอฟต์แวร์จัดตารางงานสำหรับสถาปนิก ของเราพูดถึงเวอร์ชันสตูดิโอของเรื่องนี้

การลาในสำนักงานที่เดินด้วยเส้นตาย

การลาในงานบริการมืออาชีพไม่เคยง่าย คำขอกระจุกตัวในช่วงงานเบา ถูกยกเลิกเมื่อลูกค้าเลื่อนวัน และต้องตรวจสอบกับคนอื่นในทีมเดียวกันที่ลาอยู่แล้ว ถ้าจัดการผ่านอีเมล สุดท้ายก็กลายเป็นรายชื่อส่วนตัวในมือหุ้นส่วนคนหนึ่ง

เมื่ออยู่ในระบบเดียวกับตารางงาน คำขอถูกส่งจากแอป ผู้จัดการอนุมัติหรือปฏิเสธ และสะท้อนลงตารางทันที รายงานวันลาคงเหลือและรายงานการลาแสดงว่าแต่ละคนใช้ไปเท่าไรและเหลือเท่าไร ซึ่งลบข้อโต้แย้งประจำปีเรื่องวันลาที่ยกยอดไปได้เกือบทั้งหมด

ใบบันทึกเวลาที่ฝ่ายการเงินใช้งานได้จริง

การส่งมอบตอนสิ้นเดือนคือจุดที่การจัดตารางงานจะคุ้มค่าหรือไม่คุ้มค่า รายงานชั่วโมงทำงานแบ่งช่วงเวลาออกเป็นชั่วโมงที่ทำ ชั่วโมงล่วงเวลา เวลาพัก การมาสาย และการขาดงานของแต่ละคนและแต่ละโครงการ รายงานอัตราค่าจ้างแยกชั่วโมงพื้นฐานออกจากชั่วโมงที่มีเบี้ยพิเศษ ทั้งสองแบบส่งออกได้ ทีมการเงินจึงได้รับไฟล์แทนคำตอบที่จำได้ครึ่ง ๆ กลาง ๆ

การเชื่อมต่อกับ QuickBooks ส่งข้อมูลบัญชีข้ามไป และ Zapier เชื่อม Shifton เข้ากับระบบอื่นที่สำนักงานใช้อยู่ ถ้ารายงานคือส่วนที่คุณสนใจที่สุด หน้าฟีเจอร์ รายงาน อธิบายว่าแต่ละรายงานมีอะไรอยู่ข้างใน

ชุดซอฟต์แวร์ทั้งสำนักงานจบตรงไหน และการจัดตารางเริ่มตรงไหน

เส้นแบ่งนี้ควรพูดกันตรง ๆ ซอฟต์แวร์บริหารงานบริการมืออาชีพ ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานบัญชี และชุดซอฟต์แวร์สำหรับงานที่ปรึกษา ล้วนสร้างขึ้นรอบวงจรการค้า ทั้งโอกาสทางธุรกิจ การวางบิล และตัวเลขการเงินของงานลูกค้า สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เครื่องมือจัดตารางงาน และส่วนใหญ่มองการกรอกเวลาเป็นเพียงพิธีการ

Shifton ตั้งใจเป็นอีกครึ่งหนึ่ง มันวางแผนว่าใครทำงานเมื่อไร ส่งแผนนั้นลงมือถือ บันทึกการเข้างาน และส่งมอบชั่วโมงที่สะอาดแยกรายบุคคลและรายโครงการ มันไม่ออกใบแจ้งหนี้ และไม่พยากรณ์อะไรทั้งสิ้น สำนักงานที่อยากได้ตัวเลขชั่วโมงที่เรียกเก็บได้ซึ่งกล้ายืนยัน มักพบว่าสิ่งที่ขาดไปคือชั้นของการบันทึก ไม่ใช่แดชบอร์ดอีกอันหนึ่ง

เลือกระบบที่ทีมจะใช้ต่อไปเรื่อย ๆ

ทดสอบมันแบบที่สำนักงานจะใช้จริง ลองจัดงานลูกค้าหนึ่งสัปดาห์แล้วจับเวลาตัวเอง ลองเปลี่ยนการมอบหมายหนึ่งรายการแล้วดูว่าคนที่เกี่ยวข้องรู้เร็วแค่ไหน ลองให้คนที่อยู่ไซต์ลูกค้าลงเวลาจากมือถือ ลองดึงรายงานชั่วโมงของโครงการเดียวแล้วดูว่าตรงกับที่คุณคาดไว้หรือไม่

ต่ำกว่า 10 คน แพ็กเกจฟรีของ Shifton รับงานทั้งหมดนี้ได้โดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งเหมาะกับสำนักงานเล็กอยู่แล้ว เมื่อสำนักงานโตขึ้น แพ็กเกจแบบเสียเงิน คิดตามจำนวนพนักงานต่อเดือน และเพิ่มรายงานกับการควบคุมที่ลึกขึ้น โดยการระบุตำแหน่งและสถานที่ทำงานเป็นโมดูลแบบเสียเงิน เป้าหมายยังคงเดิมไม่ว่าจะขนาดไหน สัปดาห์ที่สะท้อนกำลังคนจริง ช่วงพีคที่ไม่มีใครหมดไฟ และตัวเลขชั่วโมงที่ยืนอยู่ได้เมื่อลูกค้าถาม