Софтуер за графици на екипите на събития

Какво значи управление на персонала на събития

Софтуерът за събития обикновено значи едно от две неща и те решават противоположни задачи. Платформите за организиране на събития гледат събитието като продукт: регистрации, билети, посетители, спонсори, приложението, което сваля публиката. Управлението на персонала на събития гледа хората, които правят това събитие: екипите, разпоредителите, техниците, кетъринга и доброволците.

На продуцента му трябва второто. Броят продадени билети не казва дали нощната група за демонтаж има достатъчно хора, а билетната платформа няма мнение за това, че четирима от тях вече са изкарали четиринадесетчасов монтаж.

Събитието са три различни задачи по обезпечаване

Монтажът, събитието и демонтажът изглеждат като фази на една работа, а се държат като три отделни. Монтажът върви с дълги дни и малък опитен екип. Денят на събитието иска максимален брой хора в тесен прозорец, а ролите в него почти не се застъпват. Демонтажът идва късно, бързо и обикновено с хора, които са на площадката от сутринта.

Планирането на всичко това като един блок дава класическия провал: група за демонтаж от напълно изтощени хора, защото никой не е погледнал кой вече е работил. Когато фазите са отделни проекти, застъпването се вижда, а цената на всяка фаза после може да се измери.

Доброволецът не е служител и графикът трябва да го знае

Часовете на доброволците не са часове за заплата, но пак са покритие, а план, който ги пропуска, не е план. Когато доброволците са отделна роля, продуцентът вижда истинския брой хора, а експортът за заплати остава чист.

Монтаж, събитие, демонтаж. Три задачи по обезпечаване под едно име.

Денят на събитието е операция на живо

В мига, в който вратите се отворят, графикът е изходна позиция, а не план. На грешния вход се вие опашка, доставчик идва с час закъснение, смяната на сцената се проточва, а екипът, вписан да преподреди залата, стои другаде. Работата между отварянето и финала е местене на хора и казване им за това.

Затова отчитането на пристигането тук тежи повече, отколкото в повечето отрасли. Да знаеш кой наистина е дошъл, а не кой е бил вписан, е разликата между местене от реален състав и местене напосоки. Потвърждението за прочитане затваря другата половина: за промяна, публикувана в четири, се знае, че е видяна.

Няколко площадки, едно табло

Фестивалът с няколко сцени и агенцията с три събития за един уикенд имат едно и също изискване. Всичко на едно табло, със стесняване до един обект, за да продължи човекът, който държи цялата картина, да вижда цялата картина.

Часовете, записани честно в дълги дни

Дните на събития рушат допусканията на обикновеното отчитане на времето. Четиринадесет часа на монтаж са норма. Почивките се вземат, когато работата позволи, а не по разписание. Вписаният за осем часа остава дванадесет, защото камионът е закъснял.

Записът на реалното начало и край до планираната смяна, с почивки, водени отделно, държи всичко това в документа, а не в нечия памет. Точно това дава и отговор на въпроса за умората, когато същият екип е вписан за демонтажа.

Четиринадесет часа са нормален ден на монтаж. Записът трябва да казва точно това.

Равносметката, която никой не обича

Бюджетът на събитието се съди след него, обикновено срещу оценка, написана седмици по-рано от някого оптимистичен. Трудът е перото, което се движи най-много, и е най-трудно да се разложи, когато фактурите пристигат като общи суми.

Групирането на записаните часове по фаза и по роля превръща тази сума в обяснение. Монтажът е продължил два дни повече от заложеното. Разпоредителите са били в повече в събота и в по-малко в неделя. И двете са полезни за следващото събитие, а от едно число за труд не се вижда нито едното, нито другото.

Агенции, собствен екип и смесицата между тях

Хората на едно събитие рядко идват от едно място. Продуцентската компания има ядро от екип и наема свободни специалисти. Площадката има постоянен състав и вика агенция за големите вечери. Фестивалът стои на малко ядро, голяма група доброволци и няколко доставчика със свои хора.

Държането на тези групи като отделни отдели в един график пази и двете важни неща: продуцентът вижда цялата площадка, а експортът за заплати съдържа само хората, на които плаща компанията. Доставчиците остават видими заради координацията, а часовете им не влизат в ничия ведомост.

Повтарящи се събития

Площадките и организаторите правят варианти на една и съща вечер многократно. Запазването на работещ план като шаблон и пренасянето му напред сваля повечето подготовка за следващия път и прави възможно сравнението: същото събитие, същите роли, повече или по-малко часове от миналия път.

Откъде да се започне

Shifton е безплатен до 10 души без ограничение във времето, което покрива малка продуцентска компания или едно повтарящо се събитие. Графикът, мобилното приложение, базовото отчитане на времето и отчетите са вътре. Модулите се добавят поединично от 0,50 долара на служител на месец, всеки с пробен период до 60 дни.