Bemandingsplan til events: crew, stewards og frivillige

Hvad bemanding af events dækker over

Eventsoftware betyder som regel én af to ting, og de løser hver sit problem. Platforme til eventafvikling håndterer selve arrangementet som produkt: tilmelding, billetter, gæster, sponsorer og den app, publikum henter. Bemandingsplanlægning håndterer de mennesker, der får det til at ske: crew, stewards, teknikere, forplejning og frivillige.

En produktionsleder har brug for den sidste. Tilmeldingstallene siger ingenting om, hvorvidt nedtagningsholdet er stort nok om natten, og en billetplatform har ingen mening om, at fire af dem allerede har haft en opsætningsdag på fjorten timer.

Et event er tre forskellige bemandingsopgaver

Opsætning, show og nedtagning ligner faser i det samme job og opfører sig som tre forskellige. Opsætningen kører lange dage med et lille, fagligt crew. Showdagen kræver det maksimale antal mennesker i et fast vindue med roller, der næsten ikke overlapper. Nedtagningen sker sent, hurtigt og som regel med folk, der har været på pladsen siden morgen.

Planlægger man det som én blok, får man den klassiske fejl: et nedtagningshold af udkørte mennesker, fordi ingen så efter, hvem der allerede havde arbejdet. Planlægger man faserne som separate projekter, bliver overlappet synligt, og prisen på hver fase kan gøres op bagefter.

Frivillige er ikke ansatte, og planen bør vide det

Frivillige timer er ikke løntimer, men de er stadig dækning, og en plan uden dem er ikke en plan. Når de frivillige har deres egen rolle, får produktionslederen det rigtige mandskabstal, mens løneksporten bliver ved med at være ren.

Opsætning, show, nedtagning. Tre bemandingsopgaver under ét navn.

Showdagen er en levende drift

Når dørene åbner, er planen en startopstilling snarere end en plan. Der bygger sig kø op ved den forkerte indgang, en leverandør kommer en time for sent, et sceneskift trækker over, og det crew, der skulle stille salen om, står et andet sted. Arbejdet mellem dørene og tæppet består i at flytte folk og fortælle dem det.

Derfor betyder indtjekning mere her end i de fleste brancher. At vide, hvem der rent faktisk mødte op, i stedet for hvem der var booket, er forskellen på at omrokere ud fra et rigtigt mandskabstal og at omrokere ud fra et ønske. Læsebekræftelsen lukker den anden halvdel: en ændring udgivet klokken fire er set af nogen.

Flere pladser, én tavle

Festivaler med flere scener og bureauer med tre arrangementer på en weekend har det samme behov. Det hele på én tavle, som kan filtreres ned til ét sted, så den, der har hele billedet, også kan blive ved med at se hele billedet.

Timer skrevet ærligt ned på lange dage

Eventdage bryder de antagelser, der ligger i almindelig tidsregistrering. Fjorten timer er normalt på en opsætning. Pauser bliver holdt, når arbejdet tillader det, og ikke efter et skema. Én, der var booket til otte timer, bliver i tolv, fordi lastbilen kom for sent.

Når faktisk start og slut bliver registreret ved siden af den bookede vagt, og pauserne skrevet for sig, står det hele i registreringen i stedet for i nogens hukommelse. Det er også det, der gør spørgsmålet om træthed muligt at besvare, når det samme crew skal bookes til nedtagningen.

Fjorten timer er en normal opsætningsdag. Det bør registreringen sige.

Den opgørelse, ingen glæder sig til

Eventbudgetter bliver bedømt bagefter og som regel op mod et estimat, der blev skrevet uger før af én i godt humør. Løn er den linje, der flytter sig mest, og den er sværest at bryde op, når fakturaerne lander som samlede beløb.

Grupperes de registrerede timer efter fase og rolle, bliver det samlede tal til en forklaring. Opsætningen tog to dage mere end aftalt. Stewardbemandingen var for stor om lørdagen og for lille om søndagen. Begge dele kan bruges til det næste event, og ingen af dem kan ses af ét samlet lønbeløb.

Bureauer, faste hold og blandingen

Arbejdskraften til et event kommer sjældent ét sted fra. Et produktionsselskab har et fast crew og booker freelancere. Et spillested har fastansatte og ringer til et bureau på de store aftener. En festival kører på en lille kerne, en stor gruppe frivillige og flere leverandører med deres egne folk.

Når de grupper ligger som separate afdelinger på den samme plan, bevarer man begge dele: produktionslederen ser hele pladsen, og løneksporten indeholder kun de mennesker, virksomheden betaler. Leverandørerne bliver synlige til koordinering, uden at deres timer havner i nogens lønkørsel.

Tilbagevendende arrangementer

Spillesteder og arrangører kører variationer af den samme aften igen og igen. Gemmer man en plan, der virkede, som skabelon og lægger den frem igen, forsvinder det meste af opsætningsarbejdet til næste gang, og sammenligningen bliver mulig: det samme event, de samme roller, flere eller færre timer end sidst.

Hvor man begynder

Shifton er gratis op til 10 personer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker et lille produktionsselskab eller ét tilbagevendende arrangement. Vagtplan, mobilappen, det basale stempelur og rapportering er med. Moduler lægges til ét ad gangen fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden, hvert med en prøveperiode på op til 60 dage.