Software per la gestione delle squadre negli eventi

Cosa significa gestire le squadre di un evento

Software per eventi di solito indica una di due cose, e risolvono problemi opposti. Le piattaforme di event management trattano l'evento come prodotto: iscrizioni, biglietteria, partecipanti, sponsor, l'app che il pubblico scarica. La gestione delle squadre tratta le persone che l'evento lo fanno: tecnici, steward, ristorazione e volontari.

Un direttore di produzione ha bisogno della seconda. Il numero di iscritti non dice se la squadra notturna di smontaggio ha abbastanza persone, e una piattaforma di biglietteria non ha opinioni sul fatto che quattro di loro abbiano già fatto un allestimento di quattordici ore.

Un evento sono tre problemi di organico diversi

Allestimento, spettacolo e smontaggio sembrano fasi di un solo lavoro e si comportano come tre lavori separati. L'allestimento va in giornate lunghe con una squadra piccola e specializzata. Il giorno dello spettacolo serve il massimo delle persone in una finestra fissa, con ruoli che si sovrappongono a malapena. Lo smontaggio arriva tardi, veloce, e di solito con gente in area dalla mattina.

Pianificarli come un blocco produce il fallimento classico: una squadra di smontaggio sfinita perché nessuno ha guardato chi aveva già lavorato. Pianificarli come commesse separate rende visibile la sovrapposizione e rende misurabile dopo il costo di ogni fase.

I volontari non sono personale, e il piano dovrebbe saperlo

Le ore dei volontari non sono ore da busta paga, ma sono comunque copertura, e un piano che le lascia fuori non è un piano. Tenere i volontari come ruolo a sé dà al direttore di produzione il conteggio reale e mantiene pulita l'esportazione paghe.

Allestimento, spettacolo, smontaggio. Tre problemi di organico sotto un nome solo.

Il giorno dello spettacolo è un'operazione dal vivo

Quando aprono i cancelli il piano è più una posizione di partenza che un piano. Si forma una coda all'ingresso sbagliato, un fornitore arriva con un'ora di ritardo, un cambio scena sfora e la squadra ingaggiata per rimettere la sala sta da un'altra parte. Il lavoro tra apertura e sipario è spostare persone e dirglielo.

Per questo la timbratura qui pesa più che in quasi ogni altro settore. Sapere chi è davvero arrivato, invece di chi era ingaggiato, è la differenza tra riassegnare partendo da un conteggio reale e riassegnare partendo da un desiderio. La conferma di lettura chiude l'altra metà: una modifica pubblicata alle quattro si sa vista.

Più sedi, una lavagna

I festival con più palchi e le agenzie con tre eventi in un fine settimana hanno lo stesso requisito. Tutto su una lavagna, filtrabile su un solo luogo, così chi tiene il quadro intero continua a vederlo intero.

Ore registrate onestamente nelle giornate lunghe

Le giornate degli eventi rompono le ipotesi della rilevazione presenze ordinaria. Quattordici ore sono normali in un allestimento. Le pause si prendono quando il lavoro lo consente, non a orario. Chi era ingaggiato per otto resta dodici perché il camion è arrivato tardi.

Rilevare inizio e fine reali accanto al turno ingaggiato, con le pause a parte, tiene tutto questo nel registro invece che nella memoria di qualcuno. Ed è anche ciò che rende rispondibile la domanda sulla stanchezza quando la stessa squadra è ingaggiata per lo smontaggio.

Quattordici ore sono una normale giornata di allestimento. Il registro deve dirlo.

La riconciliazione che non piace a nessuno

I budget degli eventi vengono giudicati dopo, di solito contro una stima scritta settimane prima da qualcuno di ottimista. Il costo del lavoro è la riga che si muove di più, ed è la più difficile da scomporre una volta che le fatture arrivano come totali.

Raggruppare le ore rilevate per fase e per ruolo trasforma quel totale in una spiegazione. L'allestimento è durato due giorni più del previsto. Gli steward erano troppi il sabato e troppo pochi la domenica. Entrambe le cose servono per l'evento successivo; nessuna delle due si vede da una cifra unica.

Agenzie, squadre interne e la miscela

La manodopera degli eventi raramente arriva da un posto solo. Una casa di produzione ha una squadra fissa e ingaggia autonomi. Una sede ha personale stabile e chiama un'agenzia per le serate grosse. Un festival gira su un nucleo piccolo, un ampio corpo di volontari e diversi fornitori con la propria gente.

Tenere quei gruppi come reparti separati in un unico piano conserva le due cose che contano: il direttore di produzione vede tutta l'area, e l'esportazione paghe contiene solo le persone che l'azienda paga. I fornitori restano visibili per il coordinamento senza che le loro ore entrino nelle paghe di nessuno.

Eventi ricorrenti

Sedi e organizzatori ripetono varianti della stessa serata in continuazione. Salvare un piano che ha funzionato come modello e applicarlo in avanti toglie quasi tutta la preparazione del successivo, e rende possibile il confronto: stesso evento, stessi ruoli, più o meno ore della volta scorsa.

Da dove partire

Shifton è gratuito fino a 10 persone senza limite di tempo, e questo copre una piccola casa di produzione o un singolo evento ricorrente. Pianificazione, app mobile, timbratura di base e report sono inclusi. I moduli si aggiungono singolarmente da 0,50 dollari per dipendente al mese, ciascuno con una prova fino a 60 giorni.