イベント運営スタッフのシフト管理: 設営から撤収まで

イベントのスタッフ管理とは何か

イベント向けのソフトウェアと言うとき、たいてい二つの意味があり、解く問題は正反対です。イベント管理のプラットフォームはイベントを商品として扱います。申込、チケット、来場者、スポンサー、観客が入れるアプリです。スタッフのシフト管理が扱うのは、それを成立させる人たちです。クルー、警備誘導、技術、接遇、そしてボランティア。

制作担当に必要なのは後者です。申込数は深夜の撤収に人手が足りるかを教えてくれませんし、チケットの仕組みは、そのうち四人がすでに十四時間の設営を終えていることに関心を持ちません。

一つのイベントは三つの別々な人員問題

設営、本番、撤収は同じ仕事の工程に見えて、三つの別の仕事のように動きます。設営は少数の熟練したクルーで長い一日が続きます。本番日は決まった時間帯に最大の人数が必要で、役割はほとんど重なりません。撤収は遅く、速く、たいていは朝から会場にいる人たちで行われます。

三つを一つの塊として計画すると、よくある失敗が起きます。誰がすでに働いたかを誰も見ていないため、撤収班が疲れ切った人ばかりになるのです。工程を別のプロジェクトとして計画すれば重なりが見え、後から工程ごとの費用も測れます。

ボランティアは従業員ではない

ボランティアの時間は賃金の時間ではありませんが、現場の人手であることに変わりはなく、それを外した計画は計画ではありません。ボランティアを独立した役割として持っておけば、制作担当は実際の人数を把握でき、給与用の書き出しはきれいなまま保てます。

本番日は生きた運用

開場した時点で、シフト表は計画ではなく初期配置になります。違う入口に列ができ、業者が一時間遅れ、転換が押し、客席を整えるはずのクルーは別の場所に立っています。開場から終演までの仕事は、人を動かし、それを本人に伝えることです。

だからこそ、この現場では打刻が他の多くの業種より重い意味を持ちます。誰を入れたかではなく誰が本当に来たかを知ることが、実際の人数で組み替えるか、願望で組み替えるかの分かれ目です。既読確認が残りの半分を埋めます。十六時に出した変更が読まれたかどうかが分かるからです。

長い一日の時間を正直に残す

イベントの一日は、通常の勤怠管理が前提にしていることを壊します。設営で十四時間は珍しくありません。休憩は決められた時刻ではなく作業が許した時に取ります。八時間の予定だった人が、トラックが遅れて十二時間残ることもあります。

予定のシフトの横に実際の開始と終了を記録し、休憩を分けて残しておけば、それらは誰かの記憶ではなく記録に残ります。同じクルーを撤収に入れてよいかという疲労の問いに答えられるのも、この記録があるからです。

誰も好まない精算

イベントの予算は終了後に評価されます。多くの場合、数週間前に楽観的な誰かが書いた見積もりが相手です。人件費は最も動く行であり、請求が総額で届いた後に内訳へ戻すのが最も難しい行でもあります。

記録した時間を工程別、役割別にまとめると、その総額が説明に変わります。設営が予定より二日長かった。警備誘導が土曜は多すぎ、日曜は足りなかった。どちらも次回に生きますが、人件費の合計だけを見ていては分かりません。

外部スタッフと自社スタッフの混在

イベントの人手が一箇所から来ることはまずありません。制作会社は自社のクルーを持ちつつフリーランスを手配します。会場には常勤の職員がいて、大きな夜には外部に依頼します。野外の催しは小さな中心メンバー、多数のボランティア、そして自前の人員を連れてくる複数の業者で動きます。

これらを一つの表の中で別々の部署として持っておくと、大事な二つが両立します。制作担当は会場全体を見渡せ、給与の書き出しには自社が支払う人だけが残ります。業者は調整のために表に見えていますが、その時間が誰かの給与計算に混ざることはありません。

繰り返し行う公演

会場や主催者は同じ夜の変奏を何度も回します。うまくいった計画をテンプレートとして保存し次に当てはめれば、準備の大半が省けます。同じ公演、同じ役割で、前回より時間が増えたか減ったかという比較もできるようになります。

どこから始めるか

Shiftonは10人まで期間の制限なく無料で、小さな制作会社や繰り返し開催する一つのイベントならこれで足ります。シフト作成、モバイルアプリ、基本の打刻、レポートが含まれます。モジュールは従業員一人あたり月0.50ドルから個別に追加でき、それぞれ最大60日の試用期間が付きます。