Програма для графіків персоналу на заходах
Техніки, стюарди й волонтери в одному графіку, відмітка приходу на майданчику і зведення витрат на персонал, поки захід ще свіжий.
Планувати монтаж, шоу і демонтаж як різні дні
Захід це не одна зміна. Монтаж це два дні довгих годин з невеликою бригадою, день шоу вимагає всіх, а демонтаж іде вночі з людьми, які вже відпрацювали. Рахувати це одним блоком означає сховати, куди насправді йдуть години.
Відмічати прихід там, де йде захід
У день шоу бригада розсипана майданчиком, де немає офісу. Відмітка з телефона фіксує, хто справді приїхав і о котрій, а це і є різниця між планом і реальним складом.
Рухати людей, поки захід іде
День шоу змінюється щогодини. Біля не тих воріт збирається черга, постачальник запізнюється, майданчик затягує програму. Переставляти бригаду й надсилати зміну на телефони це вся робота між відкриттям дверей і початком.
Звести витрати на персонал до приходу рахунків
Бюджет заходу оцінюють заднім числом. Групування відмічених годин за фазами і ролями перетворює одну цифру витрат на персонал на те, що можна порівняти з кошторисом, за яким захід продавався.
Почніть з безкоштовного плану
Без обмежень у часі. Отримайте повний доступ до основних функцій та оновіть, коли будете готові.
Що означає вести персонал заходу
Під івент-софтом зазвичай розуміють одне з двох, і ці два розв'язують протилежні задачі. Платформи керування заходами працюють із заходом як із продуктом: реєстрація, квитки, гості, спонсори, застосунок, який завантажує публіка. Керування персоналом заходу працює з тими, хто його робить: техніки, стюарди, кейтеринг і волонтери.
Продюсеру потрібне друге. Кількість реєстрацій не скаже, чи вистачає людей у нічній бригаді демонтажу, а квиткова платформа не має думки про те, що четверо з них уже відпрацювали чотирнадцятигодинний монтаж.
Захід це три різні задачі щодо людей
Монтаж, шоу і демонтаж виглядають фазами однієї роботи і поводяться як три різні. Монтаж іде довгими днями з невеликою кваліфікованою бригадою. День шоу вимагає максимуму людей у жорсткому вікні, з ролями, які майже не перетинаються. Демонтаж стається пізно, швидко і зазвичай із тими, хто на майданчику зранку.
Планувати їх одним блоком означає отримати класичний провал: виснажену бригаду демонтажу, бо ніхто не подивився, хто вже працював. Планувати їх окремими проєктами означає зробити перетин видимим, а вартість кожної фази вимірною після.
Волонтери це не штат, і графік має це знати
Години волонтерів це не зарплатні години, але це все одно покриття, і план, який їх не враховує, це не план. Тримати волонтерів окремою роллю означає дати продюсеру реальний склад і лишити зарплатне вивантаження чистим.
Монтаж, шоу, демонтаж. Три задачі щодо людей під одним іменем.
День шоу це жива операція
На момент відкриття дверей графік це стартова розстановка, а не план. Біля не того входу збирається черга, постачальник приїжджає на годину пізніше, перестановка затягується, а бригада, записана переставляти залу, стоїть в іншому місці. Робота між відкриттям і початком полягає в тому, щоб рухати людей і повідомляти їм про це.
Тому відмітка приходу тут важить більше, ніж у більшості галузей. Знати, хто реально приїхав, а не хто був записаний, це різниця між перестановкою з живого складу і перестановкою з побажання. Підтвердження прочитання закриває другу половину: зміна, опублікована о четвертій, відома як побачена.
Кілька майданчиків, одна дошка
У фестивалів із кількома сценами і в агенцій із трьома заходами за вихідні вимога одна й та сама. Усе на одній дошці, з фільтром до однієї точки, щоб людина, яка тримає загальну картину, продовжувала бачити її цілком.
Години, записані чесно в довгі дні
Дні заходу ламають припущення звичайного обліку часу. Чотирнадцять годин на монтажі це норма. Перерви беруть, коли дозволяє робота, а не за розкладом. Людину записали на вісім, а вона лишилася на дванадцять, бо фура запізнилася.
Запис реальних початку й завершення поруч із заброньованою зміною, з окремо врахованими перервами, лишає все це в документі, а не в чиїйсь пам'яті. Він же робить відповідним питання про втому, коли та сама бригада записана на демонтаж.
Чотирнадцять годин це звичайний день монтажу. Запис має це казати.
Зведення, якого ніхто не любить
Бюджет заходу оцінюють після, зазвичай проти кошторису, написаного за тижні до цього кимось оптимістичним. Персонал це стаття, яка рухається найсильніше, і розкласти її найважче, коли рахунки приходять підсумками.
Групування відмічених годин за фазами і ролями перетворює цей підсумок на пояснення. Монтаж ішов на два дні довше за заплановане. Стюардів було забагато в суботу і замало в неділю. І те, і те згодиться на наступному заході; ні те, ні те не видно з однієї цифри.
Агенції, свої команди й суміш
Люди на заходи майже ніколи не приходять з одного місця. У продакшена є ядро і фрилансери. У майданчика є штат і агенція, яку кличуть на великі вечори. Фестиваль живе на маленькому ядрі, великому корпусі волонтерів і кількох підрядниках зі своїми людьми.
Тримати ці групи окремими підрозділами в одному графіку означає зберегти обидві важливі речі: продюсер бачить увесь майданчик, а зарплатне вивантаження містить лише тих, кому компанія платить. Підрядники лишаються видимими для узгодження, і їхні години не потрапляють у нічий розрахунок зарплати.
Повторювані заходи
Майданчики й промоутери раз за разом грають варіанти одного й того самого вечора. Зберегти робочий план шаблоном і розгорнути вперед означає прибрати майже всю підготовку до наступного і зробити можливим порівняння: той самий захід, ті самі ролі, більше або менше годин, ніж минулого разу.
З чого почати
Shifton безкоштовний до 10 осіб без обмеження за часом, і цього вистачає невеликому продакшену або одному повторюваному заходу. Планування, мобільний застосунок, базова відмітка часу і звіти входять у тариф. Модулі додаються по одному від 0,50 долара за співробітника на місяць, у кожного пробний період до 60 днів.
Часті запитання
Чи можна вести техніків, стюардів і волонтерів в одному плані?
Так. Ролі розділяють групи, тому продюсер дивиться лише на технічну бригаду або лише на стюардів, а всі отримують один опублікований графік і бачать у застосунку тільки свої зміни.
Як вести монтаж, день шоу і демонтаж?
Кожна фаза заводиться власним проєктом. Одна людина може мати зміни в кількох фазах, а звіти потім показують, скільки з'їла кожна фаза, замість однієї спільної цифри.
Чи можуть люди відмічатися на майданчику без терміналу?
Так. Відмітка працює з мобільного застосунку, тому прихід фіксується там, де бригада насправді. Для заходів, де відмітка має бути прив'язана до місця, доступний платний модуль контролю місця роботи.
Чи можна вести кілька майданчиків одночасно?
Кожен майданчик це проєкт або локація на тій самій дошці, тому фестиваль із чотирма сценами або агенція з трьома заходами за вихідні бачить усе в одному вигляді і може відфільтрувати до однієї точки.
Як переставити бригаду під час заходу?
Змінюєте зміну й публікуєте. Причетні отримують сповіщення на телефон, а підтвердження прочитання показує, хто його відкрив. Незакриту позицію можна відкрити всім, хто вже на майданчику.
Чи є безкоштовний тариф для невеликої івент-команди?
До 10 осіб акаунт безкоштовний і лишається таким: план змін, мобільний застосунок, базова відмітка часу і звіти входять. Понад це модулі коштують 0,50 долара за співробітника на місяць, у кожного проба до 60 днів.
Зберіть увесь захід в один графік
Безкоштовно до 10 осіб: монтаж, шоу і демонтаж плануються окремо, відмітка на майданчику, витрати на персонал зведені одразу після.