Bemanningsplan for arrangementer: crew, vakter og frivillige

Hva bemanning av arrangementer betyr

Programvare for arrangementer betyr som regel én av to ting, og de løser hvert sitt problem. Plattformer for arrangementsdrift håndterer selve arrangementet som produkt: påmelding, billetter, gjester, sponsorer og appen publikum laster ned. Bemanningsplanlegging håndterer menneskene som får det til å skje: crew, vakter, teknikere, serveringspersonale og frivillige.

En produksjonsleder trenger det siste. Påmeldingstallene sier ingenting om nedriggen har nok folk om natten, og en billettplattform har ingen mening om at fire av dem allerede har hatt en riggdag på fjorten timer.

Et arrangement er tre ulike bemanningsoppgaver

Rigg, show og nedrigg ser ut som faser i den samme jobben og oppfører seg som tre forskjellige. Riggen går lange dager med et lite, faglig crew. Showdagen krever maksimalt antall folk i et fast vindu, med roller som knapt overlapper. Nedriggen skjer sent, fort og som regel med folk som har vært på området siden morgenen.

Planlegger du dem som én bolk, får du den klassiske feilen: et nedriggcrew av utslitte folk fordi ingen så etter hvem som allerede hadde jobbet. Planlegger du fasene som egne prosjekter, blir overlappet synlig, og kostnaden per fase kan måles etterpå.

Frivillige er ikke ansatte, og planen bør vite det

Frivillige timer er ikke lønnstimer, men de er fortsatt dekning, og en plan uten dem er ingen plan. Når de frivillige har sin egen rolle, får produksjonslederen det virkelige mannskapstallet, samtidig som lønnseksporten holder seg ren.

Rigg, show, nedrigg. Tre bemanningsoppgaver under ett navn.

Showdagen er en levende operasjon

Når dørene åpner, er planen en utgangsstilling snarere enn en plan. Det bygger seg kø ved feil inngang, en leverandør kommer en time for sent, et scenebytte drar over tiden, og crewet som skulle stille om salen står et helt annet sted. Jobben mellom dørene og teppet er å flytte folk og si fra til dem.

Derfor betyr innsjekk mer her enn i de fleste bransjer. Å vite hvem som faktisk møtte, i stedet for hvem som var booket, er forskjellen på å omdisponere ut fra et reelt mannskapstall og å omdisponere ut fra et ønske. Lesebekreftelsen lukker den andre halvdelen: en endring publisert klokka fire er noen som har sett den.

Flere arenaer, én tavle

Festivaler med flere scener og byråer med tre arrangementer i én helg har det samme behovet. Alt på én tavle, som kan filtreres ned til ett sted, slik at den som holder hele bildet fortsatt kan se hele bildet.

Timer ført ærlig på lange dager

Arrangementsdager bryter forutsetningene som ligger i vanlig timeregistrering. Fjorten timer er normalt på en rigg. Pauser tas når arbeidet tillater det, ikke etter et oppsett. Noen som var booket for åtte timer, blir i tolv fordi bilen kom sent.

Når faktisk start og slutt registreres ved siden av det bookede skiftet, og pausene føres for seg, ligger alt i registreringen i stedet for i hukommelsen til noen. Det er også det som gjør spørsmålet om utmattelse mulig å svare på når det samme crewet skal bookes til nedrigg.

Fjorten timer er en normal riggdag. Registreringen bør si det.

Oppgjøret ingen gleder seg til

Arrangementsbudsjetter blir vurdert i etterkant, som regel mot et estimat skrevet uker før av noen i godt humør. Lønn er linjen som beveger seg mest, og den er vanskeligst å bryte opp når fakturaene kommer som totalsummer.

Grupperer du de registrerte timene etter fase og rolle, blir totalsummen til en forklaring. Riggen tok to dager mer enn avtalt. Vaktholdet var overbemannet på lørdagen og underbemannet på søndagen. Begge deler er nyttige til neste arrangement, og ingen av dem kan leses ut av ett samlet lønnstall.

Byråer, faste team og blandingen

Arbeidskraften på et arrangement kommer sjelden fra ett sted. Et produksjonsselskap har fast crew og booker frilansere. En arena har fast ansatte og ringer et byrå de store kveldene. En festival går på en liten kjerne, en stor gruppe frivillige og flere leverandører med sine egne folk.

Når disse gruppene ligger som egne avdelinger i den samme planen, beholder du begge deler: produksjonslederen ser hele området, og lønnseksporten inneholder bare menneskene selskapet betaler. Leverandørene forblir synlige for koordinering uten at timene deres havner i noen lønnskjøring.

Faste, gjentakende arrangementer

Arenaer og arrangører kjører varianter av den samme kvelden om og om igjen. Lagrer du en plan som fungerte som mal og legger den ut på nytt, forsvinner mesteparten av oppsettet til neste gang, og sammenligningen blir mulig: samme arrangement, samme roller, flere eller færre timer enn sist.

Hvor du begynner

Shifton er gratis for inntil 10 personer uten tidsbegrensning, noe som dekker et lite produksjonsselskap eller ett fast arrangement. Planlegging, mobilappen, den enkle stemplingsklokken og rapportering er inkludert. Moduler legges til én om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden, hver med prøveperiode på inntil 60 dager.