Software de gestão de equipas para eventos

O que significa gerir a equipa de um evento

Software de eventos costuma significar uma de duas coisas, e resolvem problemas opostos. As plataformas de gestão de eventos tratam o evento como produto: inscrições, bilheteira, participantes, patrocinadores, a aplicação que o público descarrega. A gestão de equipas trata quem faz o evento acontecer: técnicos, assistentes de sala, restauração e voluntários.

Um diretor de produção precisa da segunda. O número de inscritos não diz se a equipa de desmontagem noturna tem gente suficiente, e uma plataforma de bilheteira não tem opinião sobre o facto de quatro deles já terem feito uma montagem de catorze horas.

Um evento são três problemas de pessoal diferentes

Montagem, espetáculo e desmontagem parecem fases de um mesmo trabalho e comportam-se como três trabalhos separados. A montagem corre em dias longos com uma equipa pequena e qualificada. O dia do espetáculo precisa do máximo de pessoas numa janela fixa, com funções que quase não se sobrepõem. A desmontagem acontece tarde, depressa e normalmente com gente no recinto desde a manhã.

Planeá-los como um bloco produz a falha clássica: uma equipa de desmontagem exausta porque ninguém olhou para quem já tinha trabalhado. Planeá-los como projetos separados torna a sobreposição visível e torna o custo de cada fase mensurável depois.

Os voluntários não são pessoal, e a escala devia saber

As horas de voluntariado não são horas salariais, mas continuam a ser cobertura, e um plano que as deixa de fora não é um plano. Manter os voluntários como função própria dá ao diretor de produção a contagem real e mantém a exportação salarial limpa.

Montagem, espetáculo, desmontagem. Três problemas de pessoal com um só nome.

O dia do espetáculo é uma operação ao vivo

Quando as portas abrem, a escala é uma posição de partida mais do que um plano. Forma-se fila na entrada errada, um fornecedor chega uma hora tarde, uma mudança de cenário alonga-se e a equipa marcada para repor a sala está noutro sítio. O trabalho entre a abertura e o pano é mover pessoas e dizer-lhes.

É por isso que a picagem aqui conta mais do que na maioria dos setores. Saber quem chegou mesmo, em vez de quem estava marcado, é a diferença entre reatribuir a partir de uma contagem real e reatribuir a partir de um desejo. A confirmação de leitura fecha a outra metade: uma alteração publicada às quatro sabe-se vista.

Vários recintos, um quadro

Os festivais com vários palcos e as agências com três eventos num fim de semana têm o mesmo requisito. Tudo num quadro, filtrável até um só local, para que quem segura o retrato completo continue a vê-lo completo.

Horas registadas com honestidade em dias longos

Os dias de evento partem os pressupostos do controlo de horas normal. Catorze horas é normal numa montagem. As pausas são feitas quando o trabalho permite, não a horas certas. Alguém marcado para oito fica doze porque o camião chegou tarde.

Registar o início e o fim reais ao lado do turno marcado, com as pausas à parte, mantém tudo isso no registo em vez de ficar na memória de alguém. É também o que torna respondível a pergunta da fadiga quando a mesma equipa está marcada para a desmontagem.

Catorze horas é um dia de montagem normal. O registo deve dizê-lo.

A reconciliação de que ninguém gosta

Os orçamentos de evento são julgados depois, normalmente contra uma estimativa escrita semanas antes por alguém otimista. O pessoal é a linha que mais mexe e a mais difícil de decompor assim que as faturas chegam como totais.

Agrupar as horas registadas por fase e por função transforma esse total numa explicação. A montagem durou dois dias mais do que previsto. Os assistentes de sala sobraram no sábado e faltaram no domingo. As duas coisas servem para o evento seguinte; nenhuma se vê a partir de um número único.

Agências, equipas internas e a mistura

A mão de obra dos eventos raramente vem de um só sítio. Uma produtora tem equipa base e contrata independentes. Um recinto tem pessoal permanente e chama uma agência para as noites grandes. Um festival funciona com um núcleo pequeno, um corpo grande de voluntários e vários fornecedores com a sua própria gente.

Manter esses grupos como departamentos separados numa escala preserva as duas coisas que importam: o diretor de produção vê o recinto inteiro e a exportação salarial contém apenas as pessoas que a empresa paga. Os fornecedores ficam visíveis para a coordenação sem que as suas horas entrem no processamento de ninguém.

Eventos recorrentes

Recintos e promotores repetem variações da mesma noite vezes sem conta. Guardar um plano que resultou como modelo e aplicá-lo para a frente tira quase toda a preparação do seguinte, e torna a comparação possível: o mesmo evento, as mesmas funções, mais ou menos horas do que da vez anterior.

Por onde começar

O Shifton é gratuito até 10 pessoas sem limite de tempo, o que cobre uma produtora pequena ou um evento recorrente único. O planeamento, a aplicação móvel, a picagem base e os relatórios estão incluídos. Os módulos acrescentam-se individualmente a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês, cada um com um teste até 60 dias.