आयोजन के कर्मचारियों की शिफ्ट: सेटअप, आयोजन का दिन और समेटना
दल, व्यवस्थापक और स्वयंसेवक एक ही शिफ्ट तालिका में, हाज़िरी मौके पर दर्ज, और घंटे तब मिलाए जाते हैं जब आयोजन अभी ताज़ा है।
सेटअप, आयोजन का दिन और समेटना अलग-अलग बनाइए
एक आयोजन एक शिफ्ट नहीं होता। सेटअप में छोटे दल के साथ दो लंबे दिन जाते हैं, आयोजन के दिन सब चाहिए, और समेटना रात में उन्हीं लोगों के साथ होता है जो दिन भर काम कर चुके हैं। तीनों को एक ही खाने में डाल देने से यह छिप जाता है कि घंटे असल में कहाँ गए।
हाज़िरी वहीं दर्ज कीजिए जहाँ आयोजन हो रहा है
आयोजन के दिन दल पूरे स्थल पर बिखरा रहता है और कोई दफ़्तर नहीं होता। फ़ोन से हाज़िरी यह दर्ज करती है कि कौन सचमुच पहुँचा और कितने बजे, और यही योजना तथा असली गिनती के बीच का फ़र्क़ है।
आयोजन चलते-चलते लोगों को इधर-उधर लगाइए
आयोजन का दिन हर घंटे बदलता है। गलत गेट पर भीड़ जमा हो जाती है, आपूर्तिकर्ता देर से आता है, मंच का एक हिस्सा लंबा खिंच जाता है। दल को बदलना और वह बदलाव उनके फ़ोन तक पहुँचाना ही दरवाज़े खुलने से पर्दा गिरने तक का पूरा काम है।
बिल आने से पहले घंटों का हिसाब मिलाइए
आयोजन का बजट बाद में परखा जाता है। दर्ज घंटों को चरण और भूमिका के हिसाब से समूह में रखने पर श्रम का एक अकेला आँकड़ा उस अनुमान से मिलाने लायक बन जाता है जिस पर आयोजन का दाम तय हुआ था।
फ्री प्लान से शुरू करें
कोई समय सीमा नहीं। मुख्य सुविधाओं तक पूर्ण पहुँच, तैयार होने पर अपग्रेड करें।
आयोजन कर्मचारी शिफ्ट प्रबंधन का मतलब क्या है
आयोजनों के लिए बना सॉफ़्टवेयर आम तौर पर दो में से एक चीज़ होता है, और दोनों उलटी समस्याएँ हल करते हैं। आयोजन प्रबंधन के मंच आयोजन को एक उत्पाद की तरह संभालते हैं: पंजीकरण, टिकट, दर्शक, प्रायोजक और वह ऐप जो दर्शक डाउनलोड करते हैं। कर्मचारी शिफ्ट प्रबंधन उन लोगों को संभालता है जिनसे आयोजन असल में होता है: दल, व्यवस्थापक, तकनीशियन, अतिथि सेवा और स्वयंसेवक।
प्रोडक्शन प्रमुख को दूसरा चाहिए। पंजीकरण के आँकड़े यह नहीं बताते कि रात को समेटने वाले दल में लोग पूरे हैं या नहीं, और टिकट मंच को इससे कोई मतलब नहीं कि उनमें से चार अभी-अभी चौदह घंटे का सेटअप करके उठे हैं।
एक आयोजन तीन अलग कर्मचारी समस्याएँ हैं
सेटअप, आयोजन और समेटना एक ही काम के चरण लगते हैं, पर बर्ताव तीन अलग कामों जैसा करते हैं। सेटअप में छोटे कुशल दल के साथ लंबे दिन चलते हैं। आयोजन के दिन तय समय खिड़की में सबसे ज़्यादा लोग चाहिए और भूमिकाएँ आपस में मुश्किल से ही मिलती हैं। समेटना देर रात, जल्दबाज़ी में और अक्सर उन्हीं लोगों के साथ होता है जो सुबह से स्थल पर हैं।
तीनों को एक ही खाने में नियोजित करने से वही पुरानी चूक होती है: समेटने वाला दल थके हुए लोगों से भर जाता है, क्योंकि किसी ने देखा ही नहीं कि कौन पहले से काम कर चुका है। चरणों को अलग परियोजनाओं की तरह रखने पर ओवरलैप दिखने लगता है और हर चरण की लागत बाद में नापी जा सकती है।
स्वयंसेवक कर्मचारी नहीं हैं, और तालिका को यह पता होना चाहिए
स्वयंसेवकों के घंटे वेतन वाले घंटे नहीं हैं, फिर भी वे मैदान में मौजूदगी हैं, और जो योजना उन्हें छोड़ देती है वह योजना नहीं है। स्वयंसेवकों को अलग भूमिका में रखने से प्रोडक्शन प्रमुख को असली गिनती मिलती है और वेतन के लिए निकाली गई फ़ाइल साफ़ रहती है।
सेटअप, आयोजन, समेटना। एक ही नाम ओढ़े तीन कर्मचारी समस्याएँ।
आयोजन का दिन एक जीवित संचालन है
दरवाज़े खुलते ही तालिका योजना नहीं, शुरुआती स्थिति भर रह जाती है। गलत प्रवेश द्वार पर भीड़ जमा हो जाती है, आपूर्तिकर्ता एक घंटा देर से आता है, मंच बदलने में समय खिंच जाता है और जिस दल को हॉल दोबारा लगाना था वह कहीं और खड़ा है। दरवाज़े खुलने और पर्दा गिरने के बीच का काम यही है कि लोगों को हटाया-लगाया जाए और उन्हें बताया जाए।
इसीलिए यहाँ हाज़िरी का महत्व ज़्यादातर उद्योगों से अधिक है। यह जानना कि सचमुच कौन आया, न कि किसे रखा गया था, असली गिनती पर आधारित फेरबदल और उम्मीद पर आधारित फेरबदल का फ़र्क़ है। पढ़े जाने की पुष्टि बाकी आधा हिस्सा बंद कर देती है: चार बजे प्रकाशित बदलाव के बारे में पता होता है कि किसी ने उसे खोला।
कई स्थल, एक बोर्ड
कई मंचों वाले उत्सव और एक ही सप्ताहांत में तीन आयोजन कराने वाली एजेंसियाँ, दोनों की माँग एक जैसी है। सब कुछ एक बोर्ड पर, जिसे किसी एक जगह तक छाना जा सके, ताकि पूरी तस्वीर संभालने वाला व्यक्ति पूरी तस्वीर देखता रहे।
लंबे दिनों में घंटे ईमानदारी से दर्ज हों
आयोजन के दिन सामान्य हाज़िरी प्रणाली की मान्यताएँ तोड़ देते हैं। सेटअप में चौदह घंटे सामान्य बात है। विराम तब लिया जाता है जब काम इजाज़त दे, किसी तालिका के हिसाब से नहीं। आठ घंटे के लिए रखा गया व्यक्ति बारह घंटे रुक जाता है क्योंकि ट्रक देर से आया।
नियोजित शिफ्ट के बगल में असली शुरुआत और समाप्ति दर्ज करना, और विराम अलग लिखना, यह सब किसी की याददाश्त के बजाय रिकॉर्ड में रखता है। उसी से थकान वाला सवाल भी जवाब देने लायक बनता है जब वही दल समेटने की पाली में रखा जा रहा हो।
चौदह घंटे सेटअप का सामान्य दिन है। रिकॉर्ड को यही कहना चाहिए।
वह हिसाब जो किसी को पसंद नहीं
आयोजन के बजट बाद में आँके जाते हैं, आम तौर पर उस अनुमान के सामने जो हफ़्तों पहले किसी आशावादी व्यक्ति ने लिखा था। श्रम वही पंक्ति है जो सबसे ज़्यादा हिलती है, और जब बिल कुल जोड़ के रूप में आते हैं तो उसे तोड़ना सबसे मुश्किल होता है।
दर्ज घंटों को चरण और भूमिका के हिसाब से समूह में रखने पर वह कुल जोड़ एक व्याख्या बन जाता है। सेटअप तय से दो दिन ज़्यादा चला। व्यवस्थापक शनिवार को ज़रूरत से ज़्यादा और रविवार को कम रहे। दोनों बातें अगले आयोजन के काम आती हैं, और श्रम के एक अकेले आँकड़े से कोई भी नहीं दिखती।
एजेंसियाँ, अपने कर्मचारी और दोनों का मेल
आयोजन की मज़दूरी शायद ही कभी एक ही जगह से आती है। प्रोडक्शन कंपनी के पास अपना मुख्य दल होता है और वह फ्रीलांसर भी बुलाती है। स्थल के पास स्थायी कर्मचारी होते हैं और बड़ी रातों के लिए वह एजेंसी को बुलाता है। उत्सव एक छोटे मुख्य दल, बड़ी स्वयंसेवक टोली और अपने लोग लाने वाले कई आपूर्तिकर्ताओं के भरोसे चलता है।
इन समूहों को एक ही तालिका में अलग विभागों की तरह रखने से दोनों ज़रूरी बातें बची रहती हैं: प्रोडक्शन प्रमुख पूरा स्थल देखता है, और वेतन की फ़ाइल में सिर्फ़ वही लोग रहते हैं जिन्हें कंपनी भुगतान करती है। आपूर्तिकर्ता तालमेल के लिए दिखते रहते हैं पर उनके घंटे किसी के वेतन चक्र में नहीं जाते।
बार-बार होने वाले आयोजन
स्थल और आयोजक एक ही शाम के अलग-अलग रूप बार-बार चलाते हैं। जो योजना चल गई उसे टेम्पलेट की तरह सहेजकर आगे लगा देने से अगली बार की ज़्यादातर तैयारी बच जाती है, और तुलना भी हो पाती है: वही आयोजन, वही भूमिकाएँ, पिछली बार से ज़्यादा घंटे या कम।
शुरुआत कहाँ से करें
Shifton 10 लोगों तक बिना समय सीमा के मुफ़्त है, और इतने में एक छोटी प्रोडक्शन कंपनी या बार-बार होने वाला एक आयोजन आ जाता है। शिफ्ट बनाना, मोबाइल ऐप, बुनियादी हाज़िरी घड़ी और रिपोर्ट मुफ़्त योजना में शामिल हैं। मॉड्यूल एक-एक करके प्रति कर्मचारी प्रति माह 0,50 डॉलर से जोड़े जाते हैं और हर एक पर 60 दिन तक की परख अवधि मिलती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या तकनीकी दल, व्यवस्थापक और स्वयंसेवक एक ही योजना में रखे जा सकते हैं?
हाँ। भूमिकाएँ समूहों को अलग रखती हैं, इसलिए प्रोडक्शन प्रमुख अकेले तकनीकी दल या अकेले व्यवस्थापकों को देख सकता है, जबकि सबको एक ही प्रकाशित तालिका मिलती है और ऐप में हर व्यक्ति सिर्फ़ अपनी शिफ्ट देखता है।
सेटअप, आयोजन का दिन और समेटना कैसे संभालूँ?
हर चरण अपनी अलग परियोजना बनता है। एक ही व्यक्ति एक से ज़्यादा चरणों में शिफ्ट ले सकता है, और रिपोर्ट बाद में दिखाती है कि सेटअप, आयोजन और समेटने में अलग-अलग कितना गया, न कि एक जोड़ा हुआ आँकड़ा।
क्या लोग स्थल पर बिना किसी मशीन के हाज़िरी दे सकते हैं?
हाँ। हाज़िरी मोबाइल ऐप से चलती है, इसलिए पहुँचने का समय वहीं दर्ज होता है जहाँ दल सचमुच खड़ा है। जिन आयोजनों में हाज़िरी को किसी बिंदु से बाँधना ज़रूरी हो, वहाँ कार्यस्थल नियंत्रण सशुल्क मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध है।
क्या मैं एक साथ कई स्थल चला सकता हूँ?
हर स्थल उसी बोर्ड पर एक परियोजना या स्थान बनता है, इसलिए चार मंच वाला उत्सव या एक ही सप्ताहांत में तीन आयोजन कराने वाली एजेंसी सब कुछ एक ही दृश्य में देखती है और किसी एक जगह तक छानकर देख सकती है।
आयोजन के बीच में दल को कैसे बदलूँ?
शिफ्ट बदलिए और दोबारा प्रकाशित कीजिए। जिन लोगों पर असर पड़ता है उन्हें फ़ोन पर सूचना जाती है, और पढ़े जाने की पुष्टि बताती है कि किसने खोला। जो जगह अब भी खाली है उसे स्थल पर मौजूद सब लोगों के लिए खोला जा सकता है।
छोटे प्रोडक्शन दल के लिए मुफ़्त योजना काफ़ी है?
Shifton 10 लोगों तक बिना समय सीमा के मुफ़्त है, और इतने में बार-बार होने वाले एक आयोजन का मुख्य दल आ जाता है। शिफ्ट बनाना, मोबाइल ऐप, बुनियादी हाज़िरी घड़ी और रिपोर्ट इसी में हैं, जबकि सशुल्क मॉड्यूल प्रति कर्मचारी प्रति माह 0,50 डॉलर से शुरू होते हैं और हर मॉड्यूल पर 60 दिन तक की परख अवधि मिलती है।
पूरे आयोजन को एक ही तालिका में लाइए
10 लोगों तक मुफ़्त, सेटअप, आयोजन और समेटना अलग-अलग नियोजित, मौके पर हाज़िरी और बाद में घंटों का साफ़ हिसाब।