Software für die Crew-Planung bei Veranstaltungen
Crew, Ordner und Ehrenamtliche in einem Plan, vor Ort eingecheckt, mit Personalkosten, die abgeglichen werden, solange die Veranstaltung frisch ist.
Aufbau, Show und Abbau als eigene Tage planen
Eine Veranstaltung ist nicht eine Schicht. Der Aufbau sind zwei Tage mit langen Stunden und kleiner Crew, der Showtag braucht alle, und der Abbau läuft nachts mit Leuten, die schon gearbeitet haben. Alles als einen Block zu behandeln verbirgt, wohin die Stunden wirklich gehen.
Leute dort einchecken, wo die Veranstaltung ist
Am Showtag verteilt sich die Crew über ein Gelände ohne Büro. Der Check-in vom Telefon erfasst, wer tatsächlich angekommen ist und wann, und das ist der Unterschied zwischen einem Plan und einer Kopfzahl.
Leute umsetzen, während die Veranstaltung läuft
Der Showtag ändert sich stündlich. Am falschen Tor bildet sich eine Schlange, ein Lieferant kommt zu spät, ein Bühnenprogramm überzieht. Crew umzusetzen und die Änderung auf ihre Telefone zu schieben ist die ganze Arbeit zwischen Einlass und Vorhang.
Personalkosten abgleichen, bevor die Rechnungen kommen
Veranstaltungsbudgets werden hinterher beurteilt. Erfasste Stunden nach Phase und Rolle zu gruppieren macht aus einer einzigen Personalzahl etwas, das sich mit der Schätzung vergleichen lässt, auf der die Kalkulation beruhte.
Mit dem kostenlosen Plan starten
Keine Zeitbegrenzung. Erhalten Sie vollen Zugriff auf die Kernfunktionen und upgraden Sie, wenn Sie bereit sind.
Was Crew-Planung bei Veranstaltungen bedeutet
Veranstaltungssoftware meint meist eines von zwei Dingen, und die lösen entgegengesetzte Probleme. Event-Management-Plattformen behandeln die Veranstaltung als Produkt: Anmeldung, Ticketing, Gäste, Sponsoren, die App, die das Publikum lädt. Crew-Planung behandelt die Leute, die das Ganze möglich machen: Crew, Ordner, Technik, Gastronomie und Ehrenamtliche.
Eine Produktionsleitung braucht das Zweite. Anmeldezahlen sagen nicht, ob die nächtliche Abbaucrew genug Leute hat, und eine Ticketplattform hat keine Meinung dazu, dass vier davon schon einen vierzehnstündigen Aufbau hinter sich haben.
Eine Veranstaltung sind drei verschiedene Personalprobleme
Aufbau, Show und Abbau sehen wie Phasen einer Arbeit aus und verhalten sich wie drei getrennte. Der Aufbau läuft in langen Tagen mit einer kleinen, gelernten Crew. Der Showtag braucht die höchste Kopfzahl in einem festen Fenster, mit Rollen, die sich kaum überschneiden. Der Abbau passiert spät, schnell und meist mit Leuten, die seit dem Morgen auf dem Gelände sind.
Sie als einen Block zu planen erzeugt den klassischen Fehler: eine erschöpfte Abbaucrew, weil niemand nachgesehen hat, wer schon gearbeitet hat. Sie als getrennte Projekte zu planen macht die Überschneidung sichtbar und die Kosten jeder Phase hinterher messbar.
Ehrenamtliche sind kein Personal, und der Plan sollte das wissen
Ehrenamtliche Stunden sind keine Lohnstunden, aber sie sind trotzdem Besetzung, und ein Plan, der sie auslässt, ist kein Plan. Ehrenamtliche als eigene Rolle zu führen gibt der Produktionsleitung die echte Kopfzahl und hält den Lohnexport sauber.
Aufbau, Show, Abbau. Drei Personalprobleme unter einem Namen.
Der Showtag ist ein Livebetrieb
Wenn der Einlass öffnet, ist der Plan eher eine Startaufstellung als ein Plan. Am falschen Eingang bildet sich eine Schlange, ein Lieferant kommt eine Stunde zu spät, ein Umbau überzieht und die Crew, die den Raum neu stellen sollte, steht woanders. Die Arbeit zwischen Einlass und Vorhang besteht darin, Leute umzusetzen und es ihnen zu sagen.
Deshalb wiegt der Check-in hier schwerer als in den meisten Branchen. Zu wissen, wer tatsächlich da ist, statt wer gebucht war, ist der Unterschied zwischen Umdisponieren aus einer echten Kopfzahl und Umdisponieren aus einem Wunsch. Die Lesebestätigung schließt die andere Hälfte: Eine um sechzehn Uhr veröffentlichte Änderung gilt als gesehen.
Mehrere Locations, eine Tafel
Festivals mit mehreren Bühnen und Agenturen mit drei Veranstaltungen an einem Wochenende haben dieselbe Anforderung. Alles auf einer Tafel, auf einen Standort filterbar, damit die Person mit dem Gesamtbild das Gesamtbild auch behält.
Stunden ehrlich erfasst an langen Tagen
Veranstaltungstage brechen die Annahmen gewöhnlicher Zeiterfassung. Vierzehn Stunden sind beim Aufbau normal. Pausen werden genommen, wenn die Arbeit es zulässt, nicht nach Plan. Wer für acht Stunden gebucht war, bleibt zwölf, weil der Lkw zu spät kam.
Den echten Beginn und das echte Ende neben der gebuchten Schicht zu erfassen, mit getrennt geführten Pausen, hält all das im Nachweis statt in jemandes Gedächtnis. Es macht auch die Frage nach der Erschöpfung beantwortbar, wenn dieselbe Crew für den Abbau gebucht ist.
Vierzehn Stunden sind ein normaler Aufbautag. Der Nachweis sollte das sagen.
Der Abgleich, den niemand mag
Veranstaltungsbudgets werden nachher beurteilt, meist gegen eine Schätzung, die Wochen vorher von jemand Optimistischem geschrieben wurde. Personal ist die Zeile, die sich am meisten bewegt, und die am schwersten aufzuschlüsseln ist, sobald die Rechnungen als Summen ankommen.
Erfasste Stunden nach Phase und Rolle zu gruppieren macht aus dieser Summe eine Erklärung. Der Aufbau lief zwei Tage länger als geplant. Der Ordnerdienst war am Samstag überbesetzt und am Sonntag unterbesetzt. Beides ist für die nächste Veranstaltung nützlich; keines davon ist aus einer einzigen Personalzahl sichtbar.
Agenturen, eigene Teams und die Mischung
Veranstaltungspersonal kommt selten aus einer Quelle. Eine Produktionsfirma hat Stammcrew und bucht Freie. Eine Location hat festes Personal und ruft für große Abende eine Agentur. Ein Festival läuft auf einem kleinen Kern, einem großen Ehrenamtsteam und mehreren Dienstleistern mit eigenen Leuten.
Diese Gruppen als getrennte Abteilungen in einem Plan zu halten bewahrt beide wichtigen Dinge: Die Produktionsleitung sieht das ganze Gelände, und der Lohnexport enthält nur die Leute, die das Unternehmen bezahlt. Dienstleister bleiben zur Abstimmung sichtbar, ohne dass ihre Stunden in irgendeinen Lohnlauf geraten.
Wiederkehrende Veranstaltungen
Locations und Veranstalter fahren Varianten desselben Abends immer wieder. Einen funktionierenden Plan als Vorlage zu speichern und nach vorn anzuwenden nimmt fast die ganze Vorbereitung für den nächsten weg, und es macht den Vergleich möglich: dieselbe Veranstaltung, dieselben Rollen, mehr oder weniger Stunden als beim letzten Mal.
Wo man anfängt
Shifton ist bis 10 Personen kostenlos, ohne Zeitlimit, und das deckt eine kleine Produktionsfirma oder eine einzelne wiederkehrende Veranstaltung ab. Planung, mobile App, Basiszeiterfassung und Berichte sind enthalten. Module kommen einzeln ab 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat dazu, jedes mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Crew, Ordner und Ehrenamtliche in einem Plan einteilen?
Ja. Rollen trennen die Gruppen, sodass die Produktionsleitung nur die Technik oder nur die Ordner ansehen kann, während alle einen veröffentlichten Plan erhalten und in der App nur ihre eigenen Schichten sehen.
Wie handhabe ich Aufbau, Showtag und Abbau?
Jede Phase wird als eigenes Projekt angelegt. Dieselbe Person kann Schichten in mehreren Phasen haben, und die Berichte zeigen danach, was Aufbau, Show und Abbau jeweils verbraucht haben, statt einer zusammengefassten Zahl.
Können Leute vor Ort ohne Terminal einchecken?
Ja. Der Check-in läuft über die mobile App, die Ankunft wird also dort erfasst, wo die Crew tatsächlich ist. Für Veranstaltungen, die den Check-in an einen Ort binden müssen, gibt es die Arbeitsortkontrolle als Bezahlmodul.
Kann ich mehrere Locations gleichzeitig führen?
Jede Location ist ein Projekt oder Standort auf derselben Tafel, ein Festival mit vier Bühnen oder eine Agentur mit drei Veranstaltungen an einem Wochenende sieht also alles in einer Ansicht und kann auf einen Standort filtern.
Wie setze ich Crew während der Veranstaltung um?
Schicht ändern und veröffentlichen. Die Betroffenen werden auf ihren Telefonen benachrichtigt, und die Lesebestätigung zeigt, wer sie geöffnet hat. Eine unbesetzte Position lässt sich allen öffnen, die schon auf dem Gelände sind.
Gibt es einen Gratistarif für ein kleines Veranstaltungsteam?
Bis 10 Personen bleibt das Konto kostenlos, mit Planung, mobiler App, Basiszeiterfassung und Berichten. Darüber kosten Module 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat, jedes mit bis zu 60 Tagen zum Ausprobieren.
Legen Sie die ganze Veranstaltung in einen Plan
Gratis bis 10 Personen, mit getrennt geplantem Aufbau, Show und Abbau, Check-in vor Ort und Personalkosten, die danach abgeglichen sind.