Program de lucru pentru echipele de la evenimente
Echipe, personal de ordine și voluntari într-un singur program, prezență marcată pe teren și ore decontate cât timp evenimentul este încă proaspăt.
Planifică montajul, ziua evenimentului și demontajul separat
Un eveniment nu este o singură tură. Montajul înseamnă două zile cu ore lungi și o echipă mică, ziua evenimentului cere pe toată lumea, iar demontajul se face noaptea, cu oameni care și-au lucrat deja partea. Tratate ca un singur bloc, orele se pierd din vedere.
Marchează prezența acolo unde se desfășoară evenimentul
În ziua evenimentului echipa este împrăștiată pe o locație fără birou. Marcarea de pe telefon consemnează cine a ajuns cu adevărat și la ce oră, iar asta este diferența dintre un plan și un efectiv real.
Mută oamenii în timp ce evenimentul se desfășoară
Ziua evenimentului se schimbă de la oră la oră. La poarta greșită se face coadă, un furnizor întârzie, o schimbare de scenă se lungește. Redistribuirea echipei și trimiterea modificării pe telefoane este toată munca dintre deschiderea ușilor și final.
Decontează orele înainte să sosească facturile
Bugetul unui eveniment se judecă după. Gruparea orelor înregistrate pe faze și pe roluri transformă o singură cifră de manoperă în ceva ce poate fi comparat cu devizul după care a fost ofertat evenimentul.
Începeți cu planul gratuit
Fără limită de timp. Obțineți acces complet la funcționalitățile de bază și faceți upgrade când sunteți gata.
Ce înseamnă gestionarea personalului de eveniment
Software pentru evenimente înseamnă de obicei unul din două lucruri, iar cele două rezolvă probleme opuse. Platformele de organizare tratează evenimentul ca produs: înscrieri, bilete, participanți, sponsori, aplicația pe care o descarcă publicul. Gestionarea personalului de eveniment tratează oamenii care fac evenimentul: echipele, personalul de ordine, tehnicienii, oamenii de la catering și voluntarii.
Producătorul are nevoie de al doilea. Numărul de bilete vândute nu spune dacă echipa de demontaj de noapte are destui oameni, iar o platformă de ticketing nu are nicio părere despre faptul că patru dintre ei au dus deja un montaj de paisprezece ore.
Un eveniment înseamnă trei probleme diferite de personal
Montajul, evenimentul și demontajul arată ca faze ale aceleiași munci și se comportă ca trei munci separate. Montajul are zile lungi cu o echipă mică și calificată. Ziua evenimentului cere efectivul maxim într-o fereastră îngustă, cu roluri care aproape nu se suprapun. Demontajul vine târziu, rapid și de obicei cu oameni care sunt pe locație de dimineață.
Planificate ca un bloc unic, iese eșecul clasic: o echipă de demontaj formată din oameni epuizați, pentru că nimeni nu s-a uitat cine lucrase deja. Fazele planificate ca proiecte separate fac suprapunerea vizibilă și permit măsurarea costului fiecărei faze după eveniment.
Voluntarul nu este angajat, iar programul trebuie să știe asta
Orele voluntarilor nu sunt ore de salariu, dar rămân acoperire, iar un plan care le lasă afară nu este un plan. Ținuți ca rol separat, voluntarii îi dau producătorului efectivul real, în timp ce exportul pentru salarii rămâne curat.
Montaj, eveniment, demontaj. Trei probleme de personal purtând un singur nume.
Ziua evenimentului este o operațiune în direct
În clipa în care se deschid ușile, programul este o poziție de start, nu un plan. La intrarea greșită se strânge coadă, un furnizor ajunge cu o oră mai târziu, o schimbare de scenă se lungește, iar echipa trecută să rearanjeze sala stă în altă parte. Munca dintre deschidere și final înseamnă mutarea oamenilor și anunțarea lor.
De aceea pontajul contează aici mai mult decât în alte domenii. Să știi cine a ajuns cu adevărat, nu cine a fost trecut în plan, este diferența dintre a redistribui pornind de la un efectiv real și a redistribui la noroc. Confirmarea de citire închide cealaltă jumătate: despre o modificare publicată la patru se știe că a fost văzută.
Mai multe locații, o singură tablă
Un festival cu mai multe scene și o agenție cu trei evenimente într-un weekend au aceeași cerință. Totul pe o singură tablă, cu filtrare până la un singur amplasament, ca omul care ține imaginea întreagă să vadă în continuare imaginea întreagă.
Ore înregistrate onest în zile lungi
Zilele de eveniment strică ipotezele pontajului obișnuit. Paisprezece ore la montaj sunt normale. Pauzele se iau când permite munca, nu după orar. Cineva trecut pentru opt ore rămâne douăsprezece, pentru că a întârziat camionul.
Consemnarea începutului și a sfârșitului real lângă tura planificată, cu pauzele ținute separat, păstrează toate acestea în evidență, nu în memoria cuiva. Tot asta face ca întrebarea despre oboseală să aibă răspuns atunci când aceeași echipă este trecută la demontaj.
Paisprezece ore sunt o zi normală de montaj. Evidența trebuie să spună exact asta.
Decontul pe care nu îl place nimeni
Bugetul unui eveniment se judecă după el, de obicei față de o estimare scrisă cu săptămâni înainte de cineva optimist. Manopera este linia care se mișcă cel mai mult și cel mai greu de desfăcut în momentul în care facturile sosesc ca totaluri.
Gruparea orelor înregistrate pe faze și pe roluri transformă acel total într-o explicație. Montajul a durat cu două zile mai mult decât era prevăzut. Personalul de ordine a fost în plus sâmbătă și în minus duminică. Ambele folosesc la evenimentul următor, iar dintr-o singură cifră de manoperă nu se vede niciuna.
Agenții, echipă proprie și amestecul dintre ele
Oamenii de la un eveniment vin rareori dintr-un singur loc. O casă de producție are un nucleu de echipă și cheamă colaboratori. O locație are personal permanent și sună la o agenție pentru serile mari. Un festival stă pe un nucleu mic, un corp mare de voluntari și câțiva furnizori cu oamenii lor.
Păstrarea acestor grupuri ca departamente separate într-un singur program salvează ambele lucruri care contează: producătorul vede toată locația, iar exportul pentru salarii conține doar oamenii plătiți de firmă. Furnizorii rămân vizibili pentru coordonare, fără ca orele lor să intre în statul de plată al cuiva.
Evenimente care se repetă
Locațiile și organizatorii repetă variante ale aceleiași seri. Salvarea unui plan care a funcționat ca șablon și aplicarea lui înainte scot cea mai mare parte din pregătirea următoare și fac posibilă comparația: același eveniment, aceleași roluri, mai multe sau mai puține ore decât data trecută.
De unde se începe
Shifton este gratuit până la 10 persoane fără limită de timp, ceea ce acoperă o casă de producție mică sau un singur eveniment recurent. Programul, aplicația mobilă, pontajul de bază și raportarea sunt incluse. Modulele se adaugă individual de la 0,50 dolari pe angajat pe lună, fiecare cu o perioadă de probă de până la 60 de zile.
Întrebări frecvente
Pot ține tehnicienii, personalul de ordine și voluntarii în același program?
Da. Rolurile separă grupurile, așa că producătorul se uită doar la echipa tehnică sau doar la personalul de ordine, iar toți primesc totuși un singur program publicat și văd în aplicație exclusiv turele lor.
Cum separ montajul, ziua evenimentului și demontajul?
Fiecare fază intră ca proiect distinct. Aceeași persoană poate avea ture în mai multe faze, iar rapoartele arată apoi cât au consumat montajul, evenimentul propriu-zis și demontajul, în loc de o cifră comună.
Se poate ponta echipa pe teren fără terminal?
Da. Pontajul se face din aplicația mobilă, așa că sosirea se înregistrează acolo unde oamenii chiar sunt. Când pontajul trebuie legat de un loc, controlul locației de lucru este disponibil ca modul cu plată.
Pot conduce mai multe locații în același timp?
Fiecare locație este un proiect sau un amplasament pe aceeași tablă, așa că un festival cu patru scene sau o agenție cu trei evenimente într-un weekend vede totul într-o singură vedere și poate restrânge la un singur amplasament.
Cum redistribui oamenii în mijlocul evenimentului?
Modifici tura și publici. Cei vizați primesc notificare pe telefon, iar confirmarea de citire arată cine a deschis-o. Un post neocupat poate fi deschis tuturor celor care sunt deja pe locație.
Este planul gratuit suficient pentru o echipă mică de evenimente?
Planul gratuit merge până la 10 persoane fără limită de timp și acoperă în întregime o producție mică: program, aplicație mobilă, pontaj de bază și rapoarte. Modulele cu plată se adaugă de la 0,50 dolari pe angajat pe lună, cu o perioadă de probă de până la 60 de zile.
Pune tot evenimentul într-un singur program
Gratuit până la 10 persoane, cu montaj, eveniment și demontaj planificate separat, pontaj pe teren și ore decontate la final.