Распоред на смени за екипите на настани

Што значи управување со персоналот на настани

Софтверот за настани обично значи едно од две работи и тие решаваат спротивни задачи. Платформите за организирање настани го земаат настанот како производ: пријави, билети, посетители, спонзори, апликацијата што ја симнува публиката. Управувањето со персоналот на настани ги зема луѓето што го прават настанот: екипите, распоредувачите, техничарите, кетерингот и волонтерите.

На продуцентот му треба второто. Бројот продадени билети не кажува дали ноќната група за демонтажа има доволно луѓе, а платформата за билети нема мислење за тоа што четворица од нив веќе одработиле четиринаесетчасовна монтажа.

Настанот се три различни задачи со пополнување

Монтажата, настанот и демонтажата изгледаат како фази на една работа, а се однесуваат како три одделни. Монтажата оди со долги денови и мала искусна екипа. Денот на настанот бара најголем број луѓе во тесен временски прозорец, а улогите во него речиси не се преклопуваат. Демонтажата доаѓа доцна, брзо и обично со луѓе кои се на локацијата од утрото.

Планирањето на сето тоа како еден блок го дава класичниот промашај: група за демонтажа од сосема исцрпени луѓе, бидејќи никој не погледнал кој веќе работел. Кога фазите се посебни проекти, преклопувањето се гледа, а цената на секоја фаза потоа може да се измери.

Волонтерот не е вработен и распоредот треба да го знае тоа

Часовите на волонтерите не се часови за плата, но сепак се покриеност, а план што ги испушта не е план. Кога волонтерите се своја улога, продуцентот го добива вистинскиот број луѓе, а извозот за плати останува чист.

Монтажа, настан, демонтажа. Три задачи со пополнување под едно име.

Денот на настанот е операција во живо

Во мигот кога вратите се отвораат, распоредот е појдовна положба, а не план. На погрешниот влез се создава редица, добавувач доаѓа со час задоцнување, смената на сцената се одолговлекува, а екипата запишана да ја преуреди салата стои на друго место. Работата помеѓу отворањето и финалето е преместување луѓе и известување за тоа.

Затоа пријавата на доаѓање овде тежи повеќе отколку во повеќето дејности. Да знаеш кој навистина стигнал, а не кој бил запишан, е разликата помеѓу преместување од вистински состав и преместување на слепо. Потврдата за прочитано ја затвора другата половина: за промена објавена во четири се знае дека е видена.

Повеќе локации, една табла

Фестивалот со повеќе сцени и агенцијата со три настани во еден викенд имаат исто барање. Сѐ на една табла, со стеснување до еден простор, за да продолжи човекот што ја држи целата слика да ја гледа целата слика.

Часовите запишани чесно во долгите денови

Деновите на настани ги рушат претпоставките на обичната евиденција на време. Четиринаесет часа на монтажа се норма. Паузите се земаат кога работата дозволува, а не по распоред. Запишаниот за осум часа останува дванаесет, зашто камионот задоцнил.

Записот на вистинскиот почеток и крај покрај планираната смена, со паузи водени одделно, го држи сето тоа во документот, а не во нечие сеќавање. Токму тоа дава и одговор на прашањето за замор кога истата екипа е запишана за демонтажа.

Четиринаесет часа се нормален ден на монтажа. Записот треба да го кажува токму тоа.

Пресметката што никому не му е мила

За буџетот на настанот се суди по него, обично наспроти проценка напишана недели порано од некој оптимист. Трудот е ставката што се движи најмногу и најтешко се разложува кога фактурите пристигнуваат како вкупни износи.

Групирањето на запишаните часови по фаза и по улога ја претвора таа сума во објаснување. Монтажата траела два дена подолго од предвиденото. Распоредувачите биле повеќе во сабота и премалку во недела. И двете се корисни за следниот настан, а од едно число за труд не се гледа ниту едното ниту другото.

Агенции, сопствена екипа и мешавината меѓу нив

Луѓето на еден настан ретко доаѓаат од едно место. Продуцентската куќа има јадро од екипа и ангажира слободни соработници. Локацијата има постојан состав и вика агенција за големите вечери. Фестивалот стои на мало јадро, голема група волонтери и неколку добавувачи со свои луѓе.

Држењето на тие групи како одделни оддели во еден распоред ги чува двете важни работи: продуцентот ја гледа целата локација, а извозот за плати ги содржи само луѓето што ги плаќа компанијата. Добавувачите остануваат видливи заради координација, а нивните часови не влегуваат во ничија плата.

Настани што се повторуваат

Локациите и организаторите изведуваат варијанти на истата вечер повеќепати. Зачувувањето на план што работи како образец и неговата примена нанапред ја симнува поголемиот дел од подготовката за следниот пат и овозможува споредба: истиот настан, истите улоги, повеќе или помалку часови од минатиот пат.

Од каде да се почне

Shifton е бесплатен до 10 луѓе без временско ограничување, што покрива мала продуцентска куќа или еден настан што се повторува. Распоредот, мобилната апликација, основната евиденција на часови и извештаите се внатре. Модулите се додаваат поединечно од 0,50 долари по вработен месечно, секој со пробен период до 60 дена.