Tapahtumatiimien työvuorosuunnittelu
Tiimit, järjestyksenvalvojat ja vapaaehtoiset yhdessä listassa, saapuminen kirjattuna paikan päällä ja tunnit laskettuna tapahtuman ollessa vielä tuore.
Suunnittele rakennus, tapahtumapäivä ja purku erikseen
Tapahtuma ei ole yksi vuoro. Rakennus on kaksi pitkää päivää pienellä ryhmällä, tapahtumapäivä vaatii kaikki ja purku menee yön yli ihmisillä, jotka ovat jo tehneet osansa. Kun tämä lasketaan yhtenä lohkona, ei näy, mihin tunnit oikeasti menevät.
Kirjaa saapuminen siellä, missä tapahtuma on
Tapahtumapäivänä ryhmä on hajallaan alueella, jossa ei ole toimistoa. Puhelimesta tehty kirjaus kertoo, kuka oikeasti saapui ja mihin aikaan, ja siinä on ero suunnitelman ja todellisen vahvuuden välillä.
Siirrä ihmisiä kesken tapahtuman
Tapahtumapäivä muuttuu tunneittain. Väärälle portille kasvaa jono, toimittaja myöhästyy, lavanvaihto venyy. Ihmisten siirtäminen ja muutoksen lähettäminen heidän puhelimiinsa on koko työ ovien avaamisen ja lopun välillä.
Laske tunnit ennen kuin laskut saapuvat
Tapahtuman budjetti arvioidaan jälkikäteen. Kirjattujen tuntien ryhmittely vaiheen ja roolin mukaan muuttaa yhden työvoimaluvun joksikin, jota voi verrata arvioon, jonka pohjalta tapahtuma hinnoiteltiin.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Mitä tapahtuman henkilöstön hallinta tarkoittaa
Tapahtumaohjelmisto tarkoittaa yleensä yhtä kahdesta asiasta, ja ne ratkaisevat vastakkaisia ongelmia. Tapahtumanjärjestämisen alustat ottavat tapahtuman tuotteena: ilmoittautumiset, liput, kävijät, yhteistyökumppanit, sovelluksen jonka yleisö lataa. Tapahtuman henkilöstön hallinta ottaa ihmiset jotka tapahtuman tekevät: ryhmät, järjestyksenvalvojat, teknikot, ravintolaväen ja vapaaehtoiset.
Tuotantopäällikkö tarvitsee jälkimmäisen. Myytyjen lippujen määrä ei kerro, onko yöllisessä purkuryhmässä tarpeeksi väkeä, eikä lippualustalla ole mielipidettä siitä, että neljä heistä on jo vetänyt neljäntoista tunnin rakennuksen.
Tapahtuma on kolme eri miehitysongelmaa
Rakennus, tapahtuma ja purku näyttävät saman työn vaiheilta ja käyttäytyvät kuin kolme erillistä. Rakennus on pitkiä päiviä pienellä kokeneella ryhmällä. Tapahtumapäivä vaatii suurimman vahvuuden kapeassa aikaikkunassa, ja roolit tuskin menevät päällekkäin. Purku tulee myöhään, nopeasti ja yleensä ihmisillä, jotka ovat olleet alueella aamusta asti.
Yhtenä lohkona suunniteltuna syntyy klassinen epäonnistuminen: purkuryhmä täysin uupuneista ihmisistä, koska kukaan ei katsonut kuka oli jo tehnyt työnsä. Kun vaiheet ovat erillisiä projekteja, päällekkäisyys näkyy ja kunkin vaiheen hinta on jälkeenpäin mitattavissa.
Vapaaehtoinen ei ole työntekijä, ja listan pitäisi tietää se
Vapaaehtoisten tunnit eivät ole palkkatunteja, mutta ne ovat silti miehitystä, eikä suunnitelma joka jättää ne pois ole suunnitelma. Kun vapaaehtoiset ovat oma roolinsa, tuotantopäällikkö näkee todellisen vahvuuden ja palkkavienti pysyy puhtaana.
Rakennus, tapahtuma, purku. Kolme miehitysongelmaa yhden nimen alla.
Tapahtumapäivä on suoraa toimintaa
Siinä vaiheessa kun ovet aukeavat, lista on lähtöasetelma eikä suunnitelma. Väärälle sisäänkäynnille kertyy jono, toimittaja saapuu tuntia myöhemmin, lavanvaihto venyy ja ryhmä joka oli merkitty järjestämään salin seisoo jossain muualla. Työ ovien avaamisen ja lopun välillä on ihmisten siirtämistä ja siitä kertomista.
Siksi saapumisen kirjaus painaa täällä enemmän kuin useimmilla aloilla. Se että tietää kuka oikeasti saapui eikä kuka oli listalla, on ero todellisesta vahvuudesta siirtämisen ja sokkona siirtämisen välillä. Lukukuittaus sulkee toisen puolen: neljältä julkaistusta muutoksesta tiedetään, että se on nähty.
Useita alueita, yksi taulu
Monen lavan festivaalilla ja viikonlopun aikana kolme tapahtumaa tekevällä toimistolla on sama vaatimus. Kaikki yhdellä taululla, rajattavissa yhteen paikkaan, jotta kokonaiskuvaa pitävä ihminen näkee kokonaiskuvan jatkossakin.
Tunnit kirjattuna rehellisesti pitkinä päivinä
Tapahtumapäivät rikkovat tavallisen työajan kirjauksen oletukset. Neljätoista tuntia rakennuksessa on normaalia. Tauot pidetään silloin kun työ sallii, ei aikataulun mukaan. Kahdeksaksi tunniksi merkitty jää kahdeksitoista, koska rekka myöhästyi.
Todellisen alun ja lopun kirjaaminen suunnitellun vuoron viereen, tauot erikseen pidettyinä, pitää kaiken tämän kirjanpidossa eikä jonkun muistissa. Sama tekee myös väsymyskysymyksestä vastattavan, kun sama ryhmä merkitään purkuun.
Neljätoista tuntia on normaali rakennuspäivä. Kirjanpito saa sanoa sen ääneen.
Selvitys josta kukaan ei pidä
Tapahtuman budjettia arvioidaan jälkikäteen, yleensä viikkoja aiemmin kirjoitettua optimistista arviota vasten. Työvoima on rivi joka liikkuu eniten, ja sitä on vaikeinta purkaa osiin sillä hetkellä kun laskut saapuvat kokonaissummina.
Kirjattujen tuntien ryhmittely vaiheen ja roolin mukaan muuttaa tuon summan selitykseksi. Rakennus kesti kaksi päivää suunniteltua pidempään. Järjestyksenvalvojia oli lauantaina liikaa ja sunnuntaina liian vähän. Molemmat ovat hyödyksi seuraavassa tapahtumassa, eikä kumpikaan näy yhdestä työvoimaluvusta.
Toimistot, oma tiimi ja niiden sekoitus
Tapahtuman väki tulee harvoin yhdestä paikasta. Tuotantoyhtiöllä on ydinryhmä ja se kutsuu freelancereita. Alueella on vakituinen väki ja isoiksi illoiksi soitetaan toimistoon. Festivaali seisoo pienen ytimen, suuren vapaaehtoisjoukon ja muutaman omalla väellään tulevan toimittajan varassa.
Kun nämä ryhmät pysyvät erillisinä osastoina yhdessä listassa, molemmat tärkeät asiat säilyvät: tuotantopäällikkö näkee koko alueen ja palkkavienti sisältää vain ne ihmiset, joille yritys maksaa. Toimittajat pysyvät näkyvissä koordinointia varten, eivätkä heidän tuntinsa mene kenenkään palkanlaskentaan.
Toistuvat tapahtumat
Paikat ja järjestäjät tekevät saman illan muunnelmia kerta toisensa jälkeen. Toimivan suunnitelman tallentaminen pohjaksi ja soveltaminen eteenpäin poistaa suurimman osan seuraavan kerran valmistelusta ja tekee vertailun mahdolliseksi: sama tapahtuma, samat roolit, enemmän tai vähemmän tunteja kuin viimeksi.
Mistä aloittaa
Shifton on maksuton 10 henkeen asti ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen tuotantoyhtiön tai yhden toistuvan tapahtuman. Työvuorolista, mobiilisovellus, perustason työajan kirjaus ja raportointi ovat mukana. Moduuleja lisätään yksitellen 0,50 dollarista työntekijää kohti kuukaudessa, kukin enintään 60 päivän kokeilujaksolla.
Usein kysytyt kysymykset
Mahtuvatko tekniikka, järjestyksenvalvojat ja vapaaehtoiset samaan listaan?
Kyllä. Roolit erottavat ryhmät, joten tuotantopäällikkö voi katsoa pelkkää teknistä ryhmää tai pelkkiä järjestyksenvalvojia, ja silti kaikki saavat yhden julkaistun listan ja näkevät sovelluksessa vain omat vuoronsa.
Miten erotan rakennuksen, tapahtumapäivän ja purun?
Jokainen vaihe syntyy omana projektinaan. Sama henkilö voi olla vuorossa useassa vaiheessa, ja raportit näyttävät jälkeenpäin, paljonko kului rakennukseen, paljonko itse tapahtumaan ja paljonko purkuun yhden yhteisluvun sijaan.
Voiko ryhmä kirjautua paikan päällä ilman päätettä?
Kyllä. Kirjautuminen toimii mobiilisovelluksessa, joten saapuminen tallentuu siellä, missä ihmiset oikeasti ovat. Kun kirjautuminen pitää sitoa paikkaan, työpaikan sijainnin valvonta on saatavilla maksullisena moduulina.
Voinko pyörittää useaa aluetta yhtä aikaa?
Jokainen alue on projekti tai sijainti samalla taululla, joten neljän lavan festivaali tai viikonlopun aikana kolme tapahtumaa tekevä toimisto näkee kaiken yhdessä näkymässä ja voi rajata yhteen paikkaan.
Miten siirrän ihmisiä kesken tapahtuman?
Muutat vuoroa ja julkaiset sen. Asianosaiset saavat ilmoituksen puhelimeensa, ja lukukuittaus näyttää, kuka sen on avannut. Täyttämättömän paikan voi avata kaikille, jotka ovat jo alueella.
Riittääkö maksuton paketti pienelle tapahtumatiimille?
Maksuton paketti kattaa enintään 10 henkeä ilman aikarajaa ja riittää pienelle tuotannolle kokonaan: työvuorolista, mobiilisovellus, perustason työajan kirjaus ja raportit. Maksullisia moduuleja lisätään 0,50 dollarista työntekijää kohti kuukaudessa, ja kokeilujakso on enintään 60 päivää.
Kokoa koko tapahtuma yhteen listaan
Maksuton 10 henkeen asti, rakennus, tapahtuma ja purku erikseen suunniteltuina, kirjaus paikan päällä ja tunnit laskettuina jälkeenpäin.