Renginių komandų darbo grafikas
Komandos, tvarkdariai ir savanoriai viename grafike, atvykimas registruojamas vietoje, o valandos suvedamos, kol renginys dar šviežias.
Montavimą, renginio dieną ir išmontavimą planuokite atskirai
Renginys nėra viena pamaina. Montavimas yra dvi ilgos dienos su nedidele komanda, renginio dieną reikia visų, o išmontavimas vyksta naktį su žmonėmis, kurie savo jau atidirbo. Kai visa tai skaičiuojama kaip vienas blokas, nesimato, kur iš tikrųjų dingsta valandos.
Atvykimą registruokite ten, kur vyksta renginys
Renginio dieną komanda išsibarsčiusi po teritoriją, kurioje nėra biuro. Registracija telefonu užrašo, kas iš tikrųjų atvyko ir kelintą valandą, o tai yra skirtumas tarp plano ir tikro žmonių skaičiaus.
Perkelkite žmones, kol renginys vyksta
Renginio diena keičiasi kas valandą. Prie ne tų vartų auga eilė, tiekėjas vėluoja, scenos keitimas užsitęsia. Perkelti žmones ir išsiųsti pakeitimą į jų telefonus yra visas darbas tarp durų atidarymo ir finalo.
Suveskite valandas, kol dar neatėjo sąskaitos
Renginio biudžetas vertinamas po jo. Užrašytų valandų grupavimas pagal etapą ir pagal vaidmenį vieną darbo skaičių paverčia tuo, ką galima palyginti su sąmata, pagal kurią renginys buvo įkainotas.
Pradėkite su nemokamu planu
Be laiko apribojimų. Gaukite pilną prieigą prie pagrindinių funkcijų ir atnaujinkite, kai būsite pasiruošę.
Ką reiškia renginių personalo valdymas
Renginių programinė įranga paprastai reiškia vieną iš dviejų dalykų, ir jie sprendžia priešingas užduotis. Renginių organizavimo platformos ima renginį kaip produktą: registracijas, bilietus, lankytojus, rėmėjus, programėlę, kurią atsisiunčia publika. Renginių personalo valdymas ima žmones, kurie tą renginį padaro: komandas, tvarkdarius, technikus, maitinimo darbuotojus ir savanorius.
Prodiuseriui reikia antrojo. Parduotų bilietų skaičius nepasako, ar naktinėje išmontavimo komandoje pakanka žmonių, o bilietų platforma neturi nuomonės apie tai, kad keturi iš jų jau ištempė keturiolikos valandų montavimą.
Renginys yra trys skirtingos personalo užduotys
Montavimas, renginys ir išmontavimas atrodo kaip vieno darbo etapai, o elgiasi kaip trys atskiri. Montavimas yra ilgos dienos su nedidele patyrusia komanda. Renginio dieną reikia didžiausio žmonių skaičiaus siaurame laiko lange, o vaidmenys jame beveik nepersidengia. Išmontavimas ateina vėlai, greitai ir paprastai su žmonėmis, kurie teritorijoje yra nuo ryto.
Suplanavus tai kaip vieną bloką, gaunama klasikinė nesėkmė: išmontavimo komanda iš visiškai išsekusių žmonių, nes niekas nepažiūrėjo, kas jau dirbo. Kai etapai yra atskiri projektai, persidengimas matomas, o kiekvieno etapo kaina paskui išmatuojama.
Savanoris nėra darbuotojas, ir grafikas turi tai žinoti
Savanorių valandos nėra atlyginimo valandos, bet jos vis tiek yra dengimas, o planas, kuris jas praleidžia, nėra planas. Kai savanoriai turi savo vaidmenį, prodiuseris mato tikrą žmonių skaičių, o atlyginimų eksportas lieka švarus.
Montavimas, renginys, išmontavimas. Trys personalo užduotys po vienu pavadinimu.
Renginio diena yra gyva operacija
Tuo metu, kai atsidaro durys, grafikas yra pradinė padėtis, o ne planas. Prie ne to įėjimo susidaro eilė, tiekėjas atvažiuoja valanda vėliau, scenos keitimas užsitęsia, o komanda, įrašyta salei pertvarkyti, stovi kitur. Darbas tarp durų atidarymo ir finalo yra žmonių perkėlimas ir pranešimas jiems apie tai.
Todėl atvykimo registracija čia sveria daugiau nei daugumoje sričių. Žinoti, kas iš tikrųjų atvyko, o ne kas buvo įrašytas, yra skirtumas tarp perskirstymo pagal tikrą sudėtį ir perskirstymo aklai. Perskaitymo patvirtinimas uždaro kitą pusę: apie pakeitimą, paskelbtą ketvirtą valandą, žinoma, kad jis buvo pamatytas.
Kelios aikštelės, viena lenta
Festivalis su keliomis scenomis ir agentūra su trimis renginiais per vieną savaitgalį turi tą patį reikalavimą. Viskas vienoje lentoje, su susiaurinimu iki vieno objekto, kad žmogus, laikantis visą vaizdą, tą visą vaizdą ir toliau matytų.
Valandos, sąžiningai užrašytos ilgomis dienomis
Renginių dienos griauna įprastos darbo laiko apskaitos prielaidas. Keturiolika valandų montuojant yra norma. Pertraukos imamos tada, kai leidžia darbas, o ne pagal tvarkaraštį. Įrašytas aštuonioms valandoms lieka dvylika, nes vėlavo sunkvežimis.
Tikros pradžios ir pabaigos įrašas šalia suplanuotos pamainos, su atskirai vedamomis pertraukomis, laiko visa tai apskaitoje, o ne kieno nors atmintyje. Būtent tai leidžia atsakyti ir į nuovargio klausimą, kai ta pati komanda įrašoma išmontavimui.
Keturiolika valandų yra normali montavimo diena. Apskaita taip ir turi sakyti.
Atsiskaitymas, kurio niekas nemėgsta
Renginio biudžetas vertinamas po jo, dažniausiai prieš sąmatą, kurią savaitėmis anksčiau parašė kažkas optimistiškas. Darbas yra eilutė, kuri juda labiausiai, ir ją sunkiausia išskaidyti tuo metu, kai sąskaitos ateina bendromis sumomis.
Užrašytų valandų grupavimas pagal etapą ir pagal vaidmenį tą sumą paverčia paaiškinimu. Montavimas užtruko dviem dienomis ilgiau, nei buvo numatyta. Tvarkdarių šeštadienį buvo per daug, o sekmadienį per mažai. Abu dalykai pravers kitam renginiui, o iš vieno skaičiaus nesimato nei vieno, nei kito.
Agentūros, sava komanda ir jų mišinys
Renginio žmonės retai ateina iš vienos vietos. Prodiuserinė bendrovė turi branduolio komandą ir pasitelkia laisvai samdomus. Aikštelė turi nuolatinį personalą ir dideliems vakarams kviečia agentūrą. Festivalis laikosi ant mažo branduolio, didelio savanorių būrio ir kelių tiekėjų su savais žmonėmis.
Kai šios grupės lieka atskiri padaliniai viename grafike, išsaugoma abu svarbūs dalykai: prodiuseris mato visą teritoriją, o atlyginimų eksporte yra tik tie žmonės, kuriems moka įmonė. Tiekėjai dėl derinimo lieka matomi, o jų valandos į niekieno atlyginimą nepatenka.
Pasikartojantys renginiai
Aikštelės ir organizatoriai kartoja to paties vakaro variantus daug kartų. Veikiantį planą išsaugojus kaip šabloną ir pritaikius į priekį, didžioji dalis kito karto pasiruošimo nukrinta, o kartu tampa įmanomas palyginimas: tas pats renginys, tie patys vaidmenys, daugiau ar mažiau valandų nei praeitą kartą.
Nuo ko pradėti
Shifton yra nemokamas iki 10 žmonių be laiko ribos, o tai padengia nedidelę prodiuserinę bendrovę arba vieną pasikartojantį renginį. Grafikas, mobilioji programėlė, bazinė darbo laiko apskaita ir ataskaitos yra viduje. Moduliai pridedami po vieną nuo 0,50 dolerio už darbuotoją per mėnesį, kiekvienas su bandomuoju laikotarpiu iki 60 dienų.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar technikai, tvarkdariai ir savanoriai telpa viename grafike?
Taip. Vaidmenys atskiria grupes, todėl prodiuseris gali žiūrėti vien techninę komandą arba vien tvarkdarius, o visi vis tiek gauna vieną paskelbtą grafiką ir programėlėje mato tik savo pamainas.
Kaip atskirti montavimą, renginio dieną ir išmontavimą?
Kiekvienas etapas sukuriamas kaip atskiras projektas. Tas pats žmogus gali turėti pamainų keliuose etapuose, o ataskaitos paskui parodo, kiek sunaudojo montavimas, kiek pats renginys ir kiek išmontavimas, o ne vieną bendrą skaičių.
Ar komanda gali užsiregistruoti aikštelėje be terminalo?
Taip. Registracija veikia mobiliojoje programėlėje, todėl atvykimas fiksuojamas ten, kur žmonės iš tikrųjų yra. Kai registraciją reikia susieti su vieta, darbo vietos kontrolė teikiama kaip mokamas modulis.
Ar galiu vesti kelias aikšteles vienu metu?
Kiekviena aikštelė yra projektas arba vieta toje pačioje lentoje, todėl festivalis su keturiomis scenomis ar agentūra su trimis renginiais per savaitgalį viską mato viename vaizde ir gali susiaurinti iki vieno objekto.
Kaip perskirstyti žmones renginio viduryje?
Pakeičiate pamainą ir ją paskelbiate. Susiję žmonės gauna pranešimą į telefoną, o perskaitymo patvirtinimas parodo, kas jį atidarė. Neužimtą vietą galima atverti visiems, kurie jau yra teritorijoje.
Ar mažai renginių komandai užtenka nemokamo plano?
Nemokamas planas galioja iki 10 žmonių be laiko ribos ir mažą prodiuserių grupę padengia visą: grafikas, mobilioji programėlė, bazinė darbo laiko apskaita ir ataskaitos. Mokami moduliai pridedami nuo 0,50 dolerio už darbuotoją per mėnesį, su bandomuoju laikotarpiu iki 60 dienų.
Sudėkite visą renginį į vieną grafiką
Nemokamai iki 10 žmonių, su atskirai suplanuotu montavimu, renginiu ir išmontavimu, registracija vietoje ir po viso to suvestomis valandomis.