جدولة طواقم الفعاليات: التركيب ويوم العرض والفك

ما معنى جدولة طواقم الفعاليات

برمجيات الفعاليات تعني عادة أحد أمرين، وهما يحلان مشكلتين متعاكستين. منصات إدارة الفعاليات تتولى الفعالية بوصفها منتجا: التسجيل وبيع التذاكر والحضور والرعاة والتطبيق الذي يحمله الجمهور. أما جدولة الطواقم فتتولى الناس الذين يجعلون الفعالية تحدث: الطاقم الفني والمنظمين والفنيين وخدمة الضيوف والمتطوعين.

مدير الإنتاج يحتاج الثاني. أرقام التسجيل لا تقول شيئا عما إذا كان طاقم الفك الليلي يكفي عدده، ومنصة التذاكر لا رأي لها في أن أربعة منهم أنهوا للتو يوم تركيب من أربع عشرة ساعة.

الفعالية الواحدة ثلاث مسائل توظيف مختلفة

التركيب والعرض والفك تبدو مراحل لعمل واحد وتتصرف كثلاثة أعمال منفصلة. التركيب أيام طويلة مع طاقم صغير ماهر. يوم العرض يحتاج أكبر عدد من الناس ضمن نافذة زمنية ثابتة، بأدوار لا تكاد تتداخل. والفك يجري متأخرا وسريعا وغالبا مع أشخاص في الموقع منذ الصباح.

تخطيطها ككتلة واحدة ينتج الإخفاق المعروف: طاقم فك من أناس منهكين لأن أحدا لم ينظر في من عمل بالفعل. أما تخطيط المراحل كمشاريع منفصلة فيظهر التداخل ويجعل كلفة كل مرحلة قابلة للقياس بعد ذلك.

المتطوعون ليسوا موظفين، والجدول ينبغي أن يعرف ذلك

ساعات المتطوعين ليست ساعات أجر، لكنها تغطية ميدانية على كل حال، والخطة التي تتركهم خارجها ليست خطة. إبقاء المتطوعين دورا مستقلا يعطي مدير الإنتاج العدد الحقيقي ويبقي ملف الرواتب نظيفا.

تركيب، عرض، فك. ثلاث مسائل توظيف تحمل اسما واحدا.

يوم العرض تشغيل حي

حين تفتح الأبواب يصير الجدول وضع انطلاق لا خطة. يتكدس الطابور عند المدخل الخطأ، ويتأخر مورد ساعة، ويطول تغيير المنصة، والطاقم المكلف بإعادة ترتيب القاعة واقف في مكان آخر. العمل بين فتح الأبواب وإسدال الستار هو نقل الناس وإبلاغهم.

لذلك يزن تسجيل الحضور هنا أكثر مما يزن في معظم القطاعات. معرفة من وصل فعلا، لا من جدول اسمه، هي الفرق بين إعادة توزيع تقوم على عدد حقيقي وإعادة توزيع تقوم على أمنية. وتأكيد القراءة يغلق النصف الآخر: تغيير نشر في الرابعة يعرف أن أحدا فتحه.

عدة مواقع ولوح واحد

المهرجانات ذات المنصات المتعددة والشركات التي تدير ثلاث فعاليات في عطلة أسبوع واحدة لها المطلب نفسه. كل شيء على لوح واحد قابل للتصفية حتى موقع بعينه، كي يبقى من يحمل الصورة الكاملة قادرا على رؤيتها.

ساعات تسجل بصدق في الأيام الطويلة

أيام الفعاليات تكسر الافتراضات المبنية في أنظمة الدوام العادية. أربع عشرة ساعة أمر طبيعي في التركيب. الاستراحات تؤخذ حين يسمح العمل لا وفق جدول. ومن جدول لثماني ساعات يبقى اثنتي عشرة لأن الشاحنة تأخرت.

تسجيل البداية والنهاية الفعليتين إلى جانب الوردية المخططة، مع تدوين الاستراحات على حدة، يبقي هذا كله في السجل بدل ذاكرة أحدهم. وهو أيضا ما يجعل سؤال الإرهاق قابلا للإجابة حين يراد جدولة الطاقم نفسه في الفك.

التسوية التي لا يحبها أحد

ميزانيات الفعاليات تقيم بعد انتهائها، وغالبا في مواجهة تقدير كتبه قبل أسابيع شخص متفائل. بند العمالة هو الأكثر حركة، وهو الأصعب تفكيكا حين تصل الفواتير بمبالغ إجمالية.

تجميع الساعات المسجلة حسب المرحلة وحسب الدور يحول ذلك المجموع إلى تفسير. التركيب استغرق يومين أكثر مما اتفق عليه. عدد المنظمين كان زائدا يوم السبت وناقصا يوم الأحد. كلاهما مفيد للفعالية القادمة، ولا يظهر أي منهما من رقم عمالة واحد.

شركات التوريد والفرق الداخلية والمزيج بينهما

عمالة الفعاليات نادرا ما تأتي من مصدر واحد. شركة الإنتاج لديها طاقم أساسي وتتعاقد مع مستقلين. الموقع لديه موظفون دائمون ويستدعي شركة توريد في الليالي الكبيرة. والمهرجان يعمل بنواة صغيرة وجمهور متطوعين كبير وعدة موردين يأتون بأفرادهم.

إبقاء هذه المجموعات أقساما منفصلة في جدول واحد يحفظ الأمرين المهمين معا: مدير الإنتاج يرى الموقع كله، وملف الرواتب لا يضم إلا من تدفع لهم الشركة. ويبقى الموردون ظاهرين للتنسيق دون أن تدخل ساعاتهم في احتساب رواتب أحد.

الفعاليات المتكررة

المواقع والمنظمون يكررون صيغا من الليلة نفسها مرارا. حفظ خطة نجحت كقالب وتطبيقها لاحقا يلغي معظم عمل الإعداد في المرة التالية، ويجعل المقارنة ممكنة: الفعالية نفسها والأدوار نفسها بساعات أكثر أو أقل من المرة الماضية.

من أين تبدأ

Shifton مجاني حتى 10 أشخاص بلا حد زمني، وهذا يغطي شركة إنتاج صغيرة أو فعالية متكررة واحدة. الجدولة وتطبيق الهاتف وساعة الدوام الأساسية والتقارير مشمولة في الخطة المجانية. وتضاف الوحدات واحدة تلو الأخرى ابتداء من 0,50 دولار لكل موظف شهريا، ولكل وحدة فترة تجريبية تصل إلى 60 يوما.