Penjadwalan kru acara: pemasangan, hari acara, dan pembongkaran

Apa arti penjadwalan kru acara

Perangkat lunak acara biasanya berarti salah satu dari dua hal, dan keduanya menyelesaikan masalah yang berlawanan. Platform manajemen acara mengurus acara sebagai produk: pendaftaran, penjualan tiket, peserta, sponsor, dan aplikasi yang diunduh penonton. Penjadwalan kru mengurus orang-orang yang membuat acara itu terjadi: kru, petugas lapangan, teknisi, penerima tamu, katering, dan relawan.

Manajer produksi membutuhkan yang kedua. Angka pendaftaran tidak memberi tahu apakah tim pembongkaran malam nanti cukup orang, dan platform tiket tidak punya pendapat soal empat di antara mereka yang sudah menjalani pemasangan selama empat belas jam.

Satu acara adalah tiga masalah kepegawaian yang berbeda

Pemasangan, hari acara, dan pembongkaran tampak seperti fase dari satu pekerjaan, padahal berperilaku seperti tiga pekerjaan terpisah. Pemasangan berjalan berhari-hari dengan kru kecil yang terampil. Hari acara menuntut jumlah orang terbanyak dalam jendela waktu yang tetap, dengan peran yang nyaris tidak saling tumpang tindih. Pembongkaran terjadi larut, cepat, dan biasanya bersama orang yang sudah di lokasi sejak pagi.

Merencanakan ketiganya sebagai satu blok menghasilkan kegagalan klasik: tim pembongkaran berisi orang-orang kelelahan karena tidak ada yang memeriksa siapa yang sudah bekerja. Merencanakannya sebagai proyek terpisah membuat tumpang tindih itu terlihat, dan membuat biaya tiap fase bisa dihitung setelahnya.

Relawan bukan karyawan, dan jadwal harus tahu itu

Jam relawan bukan jam yang dibayar, tetapi tetap merupakan cakupan tenaga, dan rencana yang meninggalkan mereka bukanlah rencana. Menyimpan relawan sebagai peran tersendiri memberi manajer produksi jumlah orang yang sebenarnya, sekaligus menjaga ekspor penggajian tetap bersih.

Pemasangan, acara, pembongkaran. Tiga masalah kepegawaian dengan satu nama.

Hari acara adalah operasi yang hidup

Begitu pintu dibuka, jadwal lebih menyerupai posisi awal daripada rencana. Antrean menumpuk di pintu yang salah, pemasok datang terlambat satu jam, pergantian panggung molor, dan kru yang dipesan untuk menata ulang ruangan justru sedang berdiri di tempat lain. Pekerjaan antara pintu dibuka dan tirai turun adalah memindahkan orang dan memberi tahu mereka.

Karena itu absen kehadiran lebih penting di sini dibanding kebanyakan industri. Mengetahui siapa yang benar-benar datang, bukan siapa yang dijadwalkan, adalah beda antara memindahkan orang berdasarkan jumlah nyata dan memindahkan orang berdasarkan harapan. Konfirmasi terbaca menutup separuh sisanya: perubahan yang diterbitkan pukul empat diketahui sudah dibuka.

Beberapa lokasi, satu papan

Festival dengan banyak panggung dan agensi yang menjalankan tiga acara dalam satu akhir pekan punya kebutuhan yang sama. Semuanya di satu papan, bisa disaring sampai ke satu lokasi, agar orang yang memegang gambaran utuh tetap bisa melihat gambaran utuh itu.

Jam kerja dicatat jujur pada hari yang panjang

Hari kerja di acara mematahkan asumsi yang tertanam dalam pencatatan waktu biasa. Empat belas jam adalah hal normal saat pemasangan. Istirahat diambil ketika pekerjaan mengizinkan, bukan menurut jadwal. Orang yang dipesan delapan jam bertahan dua belas jam karena truknya terlambat.

Mencatat waktu mulai dan selesai yang sebenarnya di samping sif yang dijadwalkan, dengan istirahat dicatat terpisah, menyimpan semua itu dalam catatan alih-alih dalam ingatan seseorang. Hal itu juga yang membuat pertanyaan soal kelelahan bisa dijawab ketika kru yang sama dijadwalkan untuk pembongkaran.

Empat belas jam adalah hari pemasangan yang normal. Catatan sebaiknya mengatakan begitu.

Rekonsiliasi yang tidak disukai siapa pun

Anggaran acara dinilai setelah acara selesai, biasanya dibandingkan dengan estimasi yang ditulis berminggu-minggu sebelumnya oleh orang yang sedang optimistis. Tenaga kerja adalah baris yang paling banyak bergerak, dan paling sulit dipecah begitu tagihan datang dalam bentuk total.

Mengelompokkan jam tercatat menurut fase dan peran mengubah total itu menjadi penjelasan. Pemasangan berjalan dua hari lebih lama daripada lingkup awal. Petugas lapangan berlebih pada Sabtu dan kurang pada Minggu. Keduanya berguna untuk acara berikutnya, dan tidak satu pun terlihat dari satu angka tenaga kerja.

Agensi, tim internal, dan campurannya

Tenaga kerja acara jarang datang dari satu tempat. Rumah produksi punya kru inti dan memesan pekerja lepas. Sebuah venue punya staf tetap dan memanggil agensi untuk malam besar. Festival berjalan dengan inti kecil, kumpulan relawan yang besar, dan beberapa pemasok yang membawa orangnya sendiri.

Menyimpan kelompok-kelompok itu sebagai departemen terpisah dalam satu jadwal menjaga dua hal yang penting: manajer produksi melihat seluruh lokasi, dan ekspor penggajian hanya berisi orang yang dibayar perusahaan. Pemasok tetap terlihat untuk koordinasi tanpa jam mereka masuk ke penggajian siapa pun.

Acara yang berulang

Venue dan promotor menjalankan variasi dari malam yang sama berulang kali. Menyimpan rencana yang berhasil sebagai templat dan menerapkannya lagi menghapus sebagian besar pekerjaan persiapan berikutnya, sekaligus membuat perbandingan mungkin dilakukan: acara yang sama, peran yang sama, jam yang lebih banyak atau lebih sedikit dari sebelumnya.

Dari mana memulai

Shifton gratis hingga 10 orang tanpa batas waktu, yang cukup untuk rumah produksi kecil atau satu acara yang berulang. Penjadwalan, aplikasi ponsel, pencatat jam dasar, dan pelaporan sudah termasuk. Modul ditambahkan satu per satu mulai 0,50 dolar per karyawan per bulan, masing-masing dengan masa uji coba hingga 60 hari.