Etkinlik ekipleri için vardiya planlama yazılımı

Etkinlik personeli yönetimi ne demek

Etkinlik yazılımı genellikle iki şeyden birini anlatır ve ikisi birbirinin tersi sorunu çözer. Etkinlik düzenleme platformları etkinliği bir ürün gibi ele alır: kayıtlar, biletler, katılımcılar, sponsorlar, seyircinin indirdiği uygulama. Etkinlik personeli yönetimi ise etkinliği yapan insanları ele alır: ekipleri, saha görevlilerini, teknisyenleri, ikram çalışanlarını ve gönüllüleri.

Yapım sorumlusuna ikincisi lazımdır. Satılan bilet sayısı gece söküm ekibinde yeterli insan olup olmadığını söylemez; bilet platformunun da onlardan dördünün on dört saatlik bir kurulumu bitirmiş olmasına dair bir görüşü yoktur.

Bir etkinlik üç ayrı personel sorunudur

Kurulum, etkinlik ve söküm tek bir işin aşamaları gibi görünür, üç ayrı iş gibi davranır. Kurulum küçük ve deneyimli bir ekiple uzun günler demektir. Etkinlik günü dar bir zaman aralığında en yüksek mevcudu ister ve roller neredeyse hiç örtüşmez. Söküm geç, hızlı ve genellikle sabahtan beri sahada olan insanlarla gelir.

Bunları tek blok olarak planlamak klasik hatayı doğurur: kimin daha önce çalıştığına bakılmadığı için tükenmiş insanlardan oluşan bir söküm ekibi. Aşamalar ayrı projeler olarak planlandığında örtüşme görünür hale gelir ve her aşamanın maliyeti sonradan ölçülebilir.

Gönüllü çalışan değildir ve plan bunu bilmelidir

Gönüllü saatleri bordro saati değildir, ama yine de doluluktur ve onları dışarıda bırakan bir plan plan sayılmaz. Gönüllüler kendi rolünde tutulduğunda yapım sorumlusu gerçek mevcudu görür, bordro aktarımı ise temiz kalır.

Kurulum, etkinlik, söküm. Tek bir adı taşıyan üç personel sorunu.

Etkinlik günü canlı bir operasyondur

Kapılar açıldığında plan bir başlangıç konumudur, plan değil. Yanlış girişte kuyruk oluşur, bir tedarikçi bir saat geç gelir, sahne değişimi uzar ve salonu toplamak için yazılan ekip başka yerde durur. Kapı açılışıyla final arasındaki iş, insanları taşımak ve bunu onlara söylemektir.

Bu yüzden giriş kaydı burada çoğu sektörden daha ağır basar. Kimin yazıldığını değil, kimin gerçekten geldiğini bilmek, gerçek mevcuttan dağıtım yapmakla körlemesine dağıtım yapmak arasındaki farktır. Okundu bilgisi diğer yarıyı kapatır: dörtte yayımlanan bir değişikliğin görüldüğü bilinir.

Birkaç alan, tek pano

Birden çok sahnesi olan festival ile bir hafta sonunda üç etkinlik yapan ajansın ihtiyacı aynıdır. Her şey tek panoda, tek bir sahaya daraltılabilir biçimde dursun ki bütün resmi taşıyan kişi bütün resmi görmeye devam etsin.

Uzun günlerde dürüstçe kaydedilen saatler

Etkinlik günleri sıradan mesai takibinin varsayımlarını bozar. Kurulumda on dört saat olağandır. Molalar takvime göre değil, iş izin verdiğinde alınır. Sekiz saate yazılan kişi kamyon geç kaldığı için on iki saat kalır.

Planlanan vardiyanın yanında gerçek başlangıç ve bitişin, molaların da ayrı tutularak kaydedilmesi bunların hepsini birinin hafızasında değil kayıtta tutar. Aynı ekip söküme yazıldığında yorgunluk sorusunun cevaplanabilir olmasını da bu sağlar.

On dört saat normal bir kurulum günüdür. Kayıt da bunu söylemelidir.

Kimsenin sevmediği hesaplaşma

Etkinlik bütçesi sonradan, çoğunlukla haftalar önce iyimser biri tarafından yazılmış bir tahmine karşı değerlendirilir. İşçilik en çok oynayan kalemdir ve faturalar toplam olarak geldiğinde ayrıştırması en zor olanıdır.

Kaydedilen saatleri aşamaya ve role göre gruplamak o toplamı bir açıklamaya çevirir. Kurulum öngörülenden iki gün uzun sürmüştür. Saha görevlisi sayısı cumartesi fazla, pazar azdır. İkisi de bir sonraki etkinlik için işe yarar, tek bir işçilik rakamından ise ikisi de görünmez.

Ajanslar, kendi ekibi ve ikisinin karışımı

Bir etkinlikte çalışanlar nadiren tek bir yerden gelir. Yapım şirketinin çekirdek ekibi vardır, üstüne serbest çalışan tutar. Mekânın kadrolu personeli vardır, büyük gecelerde ajans çağırır. Festival küçük bir çekirdek, geniş bir gönüllü kadrosu ve kendi insanlarıyla gelen birkaç tedarikçi üzerine kuruludur.

Bu gruplar tek planda ayrı departmanlar olarak tutulduğunda önemli olan iki şey de korunur: yapım sorumlusu bütün sahayı görür, bordro aktarımı ise yalnızca şirketin ödediği kişileri içerir. Tedarikçiler koordinasyon için görünür kalır, saatleri kimsenin bordrosuna girmez.

Tekrar eden etkinlikler

Mekânlar ve organizatörler aynı gecenin türevlerini defalarca yapar. İşleyen bir planı şablon olarak kaydedip ileriye uygulamak bir sonraki hazırlığın büyük kısmını kaldırır ve karşılaştırmayı mümkün kılar: aynı etkinlik, aynı roller, geçen seferden daha çok ya da daha az saat.

Nereden başlamalı

Shifton 10 kişiye kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir; bu da küçük bir yapım şirketini ya da tek bir tekrar eden etkinliği karşılar. Planlama, mobil uygulama, temel mesai takibi ve raporlama içindedir. Modüller çalışan başına aylık 0,50 dolardan tek tek eklenir, her biri 60 güne varan deneme süresiyle.