Schemaläggning för crew och personal på event

Vad hantering av eventpersonal betyder

Programvara för event brukar betyda en av två saker, och de löser motsatta problem. Plattformar för eventorganisation tar eventet som produkt: anmälningar, biljetter, besökare, sponsorer, appen som publiken laddar ner. Hantering av eventpersonal tar människorna som gör eventet: crew, ordningsvakter, tekniker, serveringspersonal och volontärer.

Produktionsledaren behöver det andra. Antalet sålda biljetter säger inte om nattens rivningscrew har tillräckligt med folk, och en biljettplattform har ingen åsikt om att fyra av dem redan dragit en rigg på fjorton timmar.

Ett event är tre olika bemanningsproblem

Rigg, event och rivning ser ut som faser i ett och samma jobb och beter sig som tre separata. Riggen är långa dagar med ett litet erfaret crew. Eventdagen kräver största möjliga styrka i ett smalt tidsfönster, och rollerna överlappar knappt. Rivningen kommer sent, snabbt och oftast med folk som varit på området sedan morgonen.

Planerat som ett block uppstår det klassiska misslyckandet: ett rivningscrew av helt slutkörda människor, eftersom ingen tittade på vem som redan jobbat. Med faserna som separata projekt blir överlappet synligt och kostnaden för varje fas går att mäta efteråt.

En volontär är inte anställd, och schemat bör veta det

Volontärtimmar är inte lönetimmar, men de är fortfarande bemanning, och en plan som utelämnar dem är ingen plan. När volontärerna har en egen roll ser produktionsledaren den verkliga styrkan samtidigt som löneexporten förblir ren.

Rigg, event, rivning. Tre bemanningsproblem under ett enda namn.

Eventdagen är en operation i realtid

När dörrarna väl öppnar är schemat ett utgångsläge, inte en plan. Vid fel entré växer en kö, en leverantör kommer en timme senare, ett scenbyte drar över och crewet som var inskrivet för att ställa om lokalen står någon annanstans. Jobbet mellan dörröppning och final är att flytta folk och berätta det för dem.

Därför väger instämplingen tyngre här än i de flesta branscher. Att veta vem som faktiskt kom, i stället för vem som var inskriven, är skillnaden mellan att flytta folk utifrån en verklig styrka och att flytta på måfå. Läskvittensen stänger andra halvan: en ändring som publicerades klockan fyra är bevisligen sedd.

Flera arenor, en tavla

En festival med flera scener och en byrå med tre event under en helg har samma krav. Allt på en tavla, med möjlighet att smalna av till ett enda område, så att den som håller hela bilden fortsätter se hela bilden.

Timmar registrerade ärligt under långa dagar

Eventdagar bryter mot antagandena i vanlig tidrapportering. Fjorton timmar på en rigg är normalt. Raster tas när jobbet tillåter, inte enligt schema. Den som var inskriven på åtta timmar stannar tolv för att lastbilen var sen.

Att notera verklig start och verkligt slut bredvid det planerade passet, med raster förda separat, håller allt detta i underlaget i stället för i någons minne. Det är också det som gör trötthetsfrågan besvarbar när samma crew skrivs in på rivningen.

Fjorton timmar är en normal riggdag. Underlaget bör säga just det.

Avstämningen som ingen gillar

Ett events budget bedöms efteråt, oftast mot en kalkyl som någon optimistisk skrev veckor tidigare. Arbetskraften är raden som rör sig mest och är svårast att bryta ner i det ögonblick fakturorna kommer som totalsummor.

Att gruppera registrerade timmar per fas och per roll gör den summan till en förklaring. Riggen tog två dagar längre än vad som var avtalat. Ordningsvakterna var för många på lördagen och för få på söndagen. Båda är användbara till nästa event, och ingen av dem syns i en enda arbetskraftssiffra.

Byråer, eget team och blandningen

Folket på ett event kommer sällan från ett enda håll. Ett produktionsbolag har ett kärncrew och tar in frilansare. En arena har fast personal och ringer en byrå inför stora kvällar. En festival vilar på en liten kärna, en stor volontärstyrka och några leverantörer med eget folk.

Att hålla de grupperna som separata avdelningar i ett schema räddar båda sakerna som betyder något: produktionsledaren ser hela området och löneexporten innehåller bara de personer bolaget betalar. Leverantörerna förblir synliga för samordningen utan att deras timmar hamnar i någons lönekörning.

Återkommande event

Arenor och arrangörer kör varianter av samma kväll om och om igen. Att spara en plan som fungerade som mall och lägga ut den framåt tar bort det mesta av förberedelsen till nästa gång, och gör dessutom jämförelsen möjlig: samma event, samma roller, fler eller färre timmar än förra gången.

Var man börjar

Shifton är gratis för upp till 10 personer utan tidsgräns, vilket täcker ett litet produktionsbolag eller ett enda återkommande event. Schema, mobilapp, enkel tidsstämpling och rapportering ingår. Moduler läggs till en och en från 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med prövotid upp till 60 dagar.