Pasākumu komandu maiņu grafiks

Ko nozīmē pasākumu personāla pārvaldība

Pasākumu programmatūra parasti nozīmē vienu no divām lietām, un abas risina pretējas problēmas. Pasākumu organizēšanas platformas ņem pasākumu kā produktu: pieteikumus, biļetes, apmeklētājus, atbalstītājus, lietotni, ko lejupielādē publika. Pasākumu personāla pārvaldība ņem cilvēkus, kuri pasākumu izdara: komandas, kārtībniekus, tehniķus, ēdināšanas darbiniekus un brīvprātīgos.

Producentam vajag otro. Pārdoto biļešu skaits nepasaka, vai nakts demontāžas komandā ir pietiekami daudz cilvēku, un biļešu platformai nav viedokļa par to, ka četri no viņiem jau ir izturējuši četrpadsmit stundu montāžu.

Pasākums ir trīs dažādi personāla uzdevumi

Montāža, pasākums un demontāža izskatās pēc viena darba posmiem un uzvedas kā trīs atsevišķi. Montāža ir garas dienas ar nelielu pieredzējušu komandu. Pasākuma dienā vajag maksimālu cilvēku skaitu šaurā laika logā, un lomas tajā gandrīz nepārklājas. Demontāža nāk vēlu, ātri un parasti ar cilvēkiem, kuri teritorijā ir jau no rīta.

Ja to visu plāno kā vienu bloku, iznāk klasiskā neveiksme: demontāžas komanda no pilnīgi nogurušiem cilvēkiem, jo neviens nepaskatījās, kurš jau bija strādājis. Kad posmi ir atsevišķi projekti, pārklāšanās kļūst redzama un katra posma izmaksas pēc tam var izmērīt.

Brīvprātīgais nav darbinieks, un grafikam tas jāzina

Brīvprātīgo stundas nav algas stundas, bet tās joprojām ir nosegums, un plāns, kas tās izlaiž, nav plāns. Kad brīvprātīgie ir sava loma, producents redz patieso cilvēku skaitu, bet algas eksports paliek tīrs.

Montāža, pasākums, demontāža. Trīs personāla uzdevumi zem viena nosaukuma.

Pasākuma diena ir dzīva darbība

Brīdī, kad durvis atveras, grafiks ir sākuma pozīcija, nevis plāns. Pie nepareizās ieejas veidojas rinda, piegādātājs atbrauc stundu vēlāk, skatuves maiņa ievelkas, bet komanda, kas ierakstīta zāles pārkārtošanai, stāv citur. Darbs starp durvju atvēršanu un noslēgumu ir cilvēku pārvietošana un pateikšana viņiem par to.

Tāpēc ierašanās reģistrācija šeit sver vairāk nekā vairumā nozaru. Zināt, kurš tiešām ir atnācis, nevis kurš bija ierakstīts, ir atšķirība starp pārlikšanu no patiesa cilvēku skaita un pārlikšanu uz labu laimi. Izlasīšanas apstiprinājums noslēdz otru pusi: par izmaiņu, kas publicēta četros, ir zināms, ka to ir redzējuši.

Vairākas norises vietas, viena tāfele

Festivālam ar vairākām skatuvēm un aģentūrai ar trim pasākumiem vienā nedēļas nogalē ir viena un tā pati prasība. Viss vienā tāfelē, ar sašaurinājumu līdz vienai teritorijai, lai cilvēks, kurš tur visu ainu, to visu ainu arī turpina redzēt.

Stundas, godīgi pierakstītas garās dienās

Pasākumu dienas grauj parastās darba laika uzskaites pieņēmumus. Četrpadsmit stundas montāžā ir norma. Pārtraukumus ņem tad, kad darbs atļauj, nevis pēc grafika. Tas, kurš ierakstīts uz astoņām stundām, paliek divpadsmit, jo kravas mašīna kavējās.

Patiesā sākuma un beigu pieraksts blakus plānotajai maiņai, ar pārtraukumiem atsevišķi, tur to visu uzskaitē, nevis kāda atmiņā. Tieši tas ļauj atbildēt arī uz jautājumu par nogurumu, kad tā pati komanda tiek ierakstīta demontāžai.

Četrpadsmit stundas ir normāla montāžas diena. Uzskaitei tā arī jāsaka.

Norēķins, kas nevienam nepatīk

Pasākuma budžetu vērtē pēc tam, parasti pret tāmi, ko nedēļas iepriekš uzrakstījis kāds optimistiski noskaņots. Darbaspēks ir pozīcija, kas kustas visvairāk, un to ir visgrūtāk sadalīt brīdī, kad rēķini pienāk kā kopsummas.

Reģistrēto stundu grupēšana pa posmiem un lomām šo kopsummu pārvērš skaidrojumā. Montāža vilkās divas dienas ilgāk, nekā bija paredzēts. Kārtībnieku sestdien bija par daudz, svētdien par maz. Abi noder nākamajam pasākumam, un no viena skaitļa nav redzams neviens no tiem.

Aģentūras, sava komanda un to sajaukums

Pasākuma cilvēki reti nāk no vienas vietas. Producentu uzņēmumam ir pamatkomanda, un tas piesaista brīvos speciālistus. Norises vietai ir pastāvīgs sastāvs, un lielajiem vakariem tā sauc aģentūru. Festivāls balstās uz nelielu kodolu, lielu brīvprātīgo pulku un dažiem piegādātājiem ar saviem cilvēkiem.

Ja šīs grupas paliek atsevišķas nodaļas vienā grafikā, saglabājas abas svarīgās lietas: producents redz visu teritoriju, bet algas eksportā ir tikai tie cilvēki, kuriem maksā uzņēmums. Piegādātāji koordinācijas dēļ paliek redzami, un viņu stundas nevienam algā neieiet.

Pasākumi, kas atkārtojas

Norises vietas un rīkotāji atkal un atkal izspēlē viena un tā paša vakara variantus. Ja strādājošu plānu saglabā kā veidni un pielieto uz priekšu, lielākā daļa nākamās reizes sagatavošanās atkrīt, un kļūst iespējams salīdzinājums: tas pats pasākums, tās pašas lomas, vairāk vai mazāk stundu nekā iepriekšējā reizē.

Ar ko sākt

Shifton ir bez maksas līdz 10 cilvēkiem bez laika ierobežojuma, un tas nosedz nelielu producentu uzņēmumu vai vienu pasākumu, kas atkārtojas. Grafiks, mobilā lietotne, pamata darba laika uzskaite un atskaites ir iekšā. Moduļus pievieno pa vienam no 0,50 dolāriem par darbinieku mēnesī, katru ar izmēģinājumu līdz 60 dienām.