Program za razporejanje v oskrbi na domu za ekipe oskrbovalk

Oskrba na domu teče po načrtu, ki do kosila ni več točen. Oskrbovalka sporoči bolniško, uporabnik prestavi obisk, promet požre en termin, in razpored, ki je nastajal dva skrbna dneva, je treba na novo sestaviti v dvajsetih minutah. Program za razporejanje v oskrbi na domu si zasluži svoje mesto s tem, da to sestavljanje pospeši in da vse ohranja pred isto različico, saj v tej panogi razpored ni upravni zapis, ampak sama storitev.

Drugi pritisk je marža. Ure so izdelek, čas poti je glede na pogodbo neplačan ali plačan le delno, menjava kadra pa je draga. Izvajalec, ki ne more postaviti načrtovanih ur ob opravljene, ugiba tako stroške kot točnost ur, zato se program za razporejanje v oskrbi na domu presoja po poročilih prav toliko kot po koledarju.

Kaj mora program za razporejanje v oskrbi na domu narediti prav

Štiri stvari, vse drugo je dodatek. Hitro sestaviti teden obiskov, tudi kadar je v enem dnevu ene oskrbovalke več kratkih obiskov. Doseči ekipo na telefonu v trenutku, ko se kaj premakne. Zapisati ure dovolj natančno, da je iz njih mogoče obračunati plače. In ostati uporaben za koordinatorko, ki hkrati odgovarja na klice.

Shifton je zgrajen prav v tej obliki: dnevni, tedenski in mesečni razporedi, izmene, razdeljene na aktivnosti, odprte izmene, menjave, razpoložljivost in prošnje za dopust, mobilna registracija prihoda in odhoda ter poročila, ki ločijo opravljene ure od nadur. To je orodje za upravljanje kadra in ne klinični sistem, zato drži razpored in ure, ne pa dokumentacije o oskrbi.

Nekateri izvajalci iščejo program za razporejanje oskrbovalk, drugi sistem za upravljanje osebja v oskrbi na domu, tretji pa orodje za upravljanje kadra v zdravstveni oskrbi na domu. Besedišče se spreminja glede na trg; seznam nalog ne.

Načrtovanje na ravni obiska namesto blokovnih izmen

Večina splošnih orodij predvideva, da ena oseba dela eno neprekinjeno izmeno. Oskrba na domu ni videti tako. Eno dopoldne lahko obsega štiri ločene obiske na štirih naslovih s potjo vmes, in če to obravnavamo kot en osemurni blok, se skrije prav tisto, kar šteje. Programi za razporejanje v zdravstveni oskrbi na domu zadenejo v isto steno z drugimi besedami: enota načrtovanja je obisk, ne dan. Aplikacija, ki na osebo in dan zna narisati le eno črto, tega dela ne opisuje.

Aktivnosti to rešijo. Vsak obisk sedi znotraj izmene s svojim začetkom in trajanjem, zato koordinatorka vidi pravo obliko dneva in ali je ta sploh izvedljiv. Delo je mogoče ustvariti množično in ga v enem koraku razdeliti med razpoložljive oskrbovalke, ne pa urejati izmeno za izmeno, in v tem je razlika med načrtovanjem obiskov, ki vzame celo popoldne, in tistim, ki traja pol ure. Filtri po območju, delovnem mestu in projektu omogočajo, da se pot sestavlja ena za drugo brez izgube širše slike.

Neprekinjenost oskrbe in kdo lahko gre kam

Uporabnikom je bolje z znanimi obrazi, oskrbovalke pa imajo različna znanja, jezike in možnosti prevoza. Vsak program za razporejanje mora to upoštevati in ne obravnavati zaposlenih kot medsebojno zamenljivih okenc.

V Shiftonu delovna mesta in oznake opisujejo, kaj kdo dela, razpoložljivost opisuje, kdaj lahko dela, lokacije pa, kje. Pot sestavite enkrat in jo shranite kot predlogo, nato jo uporabljajte teden za tednom, tako da redni uporabniki privzeto dobijo isto oskrbovalko in pozornost zahtevajo le izjeme. Shranjena pot se obnaša kot predloga razporeda, ki že ve, kdo gre kam in v katerem času, zato stabilen teden koordinatorko stane minute in ne ur. Dobro orodje zmanjšuje število odločitev, ne pa ga povečuje.

Pokriti odsotnost v zadnjem trenutku brez kroga klicev

Vsak izvajalec ima isto šibko točko: klic ob 06.40, da nekdo ne more priti. Tradicionalni odgovor je krog klicev po vrstnem redu imen, ki se jih koordinatorka slučajno spomni.

Odprte izmene to nadomestijo. Objavite nepokrito delo in vse oskrbovalke, ki ustrezajo pogojem, ga vidijo hkrati v aplikaciji, ga prevzamejo, koordinatorka pa potrdi. Aplikacija, ki razpored le prikazuje, je pol orodja; uporabna polovica je tista, ki osebju omogoča, da se na razpored odzove. Menjave med zaposlenimi gredo po isti poti in pred dokončnim vpisom zahtevajo odobritev. Spremembo nosijo potisna obvestila in SMS, zato nihče ne gre na obisk, ki je bil pred uro predan drugemu. Ravno ta mehanizem izvajalci po odhodu od papirja in preglednic opazijo prvi in je velik del razloga, da se program za razporede v oskrbi na domu hitro povrne.

Pot, prisotnost in vednost, da se je obisk zgodil

Pot med uporabniki je mesto, kjer se razporedi v oskrbi lomijo. Shifton drži obiske na pravi časovni osi, zato so vrzeli med njimi vidne pred objavo, torej takrat, ko je slabo sestavljen dan še mogoče popraviti. Oskrbovalke prijavijo prihod in odhod v aplikaciji, ti časovni zapisi pa postanejo evidenca namesto ročno napisanega lista, ki se pobira enkrat na teden.

Kadar je potrebno več zagotovila, plačljivi modul geolokacije zapiše mesto prijave prihoda in lahko na zemljevidu izriše postanke oskrbovalke v izbranem obdobju, pri čemer vrstni red prikaže kot pot. Stran funkcije delovno mesto pojasnjuje, kako se to nastavi. Shifton zapisuje, kje se je zaposleni prijavil; ne načrtuje voznih poti in ne napoveduje časa prihoda. Spremljanje časa tu pomeni časovni zapis in, v plačljivem modulu, lokacijo, oboje pripeto na izmeno, ki ji pripada.

Ure, nadure in številke za računom

Poročilo o delovnih urah je mesto, kjer spremljanje časa preneha biti administracija in postane vodstvena informacija. Za katero koli obdobje da začetek in konec izmene, trajanje, odmore, ure zamude, predčasni odhod, odsotnost, opravljene ure, nadure in število izmen na osebo, s filtri po projektu, delovnem mestu ali obdobju.

To zadošča za odgovor na tri vprašanja, ki jih izvajalci resnično postavljajo. So bile načrtovane ure dejansko opravljene. Kolikšen del tedna je padel v nadure. Katera območja stalno prekoračujejo. Aplikacija za evidenco, ki prikazuje le seštevke, pusti vsa tri brez odgovora, program brez tega poročila pa koordinatorko sili, da zagovarja številke, ki jih ne vidi. Izvozi gredo v obračun plač, na računovodski strani pa je na voljo povezava s QuickBooks. Vse manj podrobno od tega mesečno usklajevanje spremeni v pogajanje namesto v preverjanje.

Od ene poti do izvajalca z več enotami

Majhen izvajalec potrebuje hitrost in nič drugega. Izvajalec oskrbe na domu z več enotami potrebuje projekt na enoto, ravni dostopa, da koordinatorka vidi samo svoje območje, in združena poročila za vodstvo. Shifton pokrije oboje brez menjave izdelka: projekti in razporedi ločujejo enote ali skupine uporabnikov, pravice določajo, kdo kaj ureja, poročila pa je mogoče sešteti ali razčleniti.

Izrazi se razlikujejo po trgih. Tisti, ki išče program za načrtovanje poti obiskov, tisti, ki primerja sisteme razporejanja v zdravstveni oskrbi na domu, in tisti, ki naroča ponudbo za rešitev razporejanja v oskrbi na domu, opisujejo eno zahtevo: enote ločene, ure točne in en razpored, ki mu vsi zaupajo. Načrtovanje poti, razporejanje obiskov in spremljanje časa stojijo na istem temelju: izmene, aktivnosti, razpoložljivost in ure. Kdor kupuje program za razporejanje za izvajalca oskrbe na domu, naj preveri ta temelj in ne oznake.

Izvajalci, ki kadrovsko pokrivajo tudi ustanove na stalni lokaciji, lahko to stran primerjajo z našo stranjo razporejanje zdravstvenega osebja, ki obravnava pokrivanje izmen na stalnem delovnem mestu in dodatke za izmene, ne pa obiskov na naslovih.

Kaj preveriti pred odločitvijo

Pred odločitvijo pustite kateri koli program za razporejanje v oskrbi na domu skozi pravi teden. Sestavite celo pot z več obiski na oskrbovalko in si izmerite čas. Mobilno aplikacijo odprite na starejšem telefonu, saj tak nosi velik del ekipe. Obisk prenesite na drugo osebo in poglejte, kako hitro pride obvestilo in kaj oskrbovalka vidi. Nato za tisti teden izvozite poročilo o urah in poglejte, ali loči nadure, zamude in odsotnosti ali vam da le seštevek. Lestvice najboljših programov za razporejanje v oskrbi na domu tega preizkusa redko preživijo v vrstnem redu, v katerem so bile objavljene, saj se razlike, ki štejejo, pokažejo šele pod pravo potjo.

Shifton je brezplačen do desetih članov ekipe brez časovne omejitve, kar majhnemu izvajalcu pokrije celotno delo, plačljivi paketi pa se z rastjo ekipe obračunavajo na zaposlenega na mesec. Stran s cenami kaže, kje stoji posamezni modul. Uvozite seznam oskrbovalk, sestavite eno pot, jo objavite in poglejte, koliko tedenske administracije izgine.