Softvér na rozvrhy pre tímy domácej starostlivosti

Domáca starostlivosť beží na pláne, ktorý je do obeda nesprávny. Opatrovateľka ohlási chorobu, klient presunie návštevu, doprava zhltne časové okno a rozpis, ktorý sa dva dni starostlivo skladal, treba prestaviť za dvadsať minút. Softvér na rozvrhy pre domácu starostlivosť si zaslúži svoje miesto tým, že túto prestavbu zrýchli a udrží všetkých pri jednej verzii, pretože v tomto odvetví nie je rozpis administratívnym záznamom, ale samotnou službou.

Druhým tlakom je marža. Hodiny sú produkt, čas na prejazdy je podľa zmluvy neplatený alebo platený len čiastočne a odchody ľudí sú drahé. Poskytovateľ, ktorý nevidí plánované hodiny vedľa odpracovaných, háda náklady aj presnosť hodín, a preto sa softvér na plánovanie v domácej starostlivosti hodnotí podľa výkazov rovnako ako podľa kalendára.

Čo musí softvér na rozvrhy pre domácu starostlivosť zvládnuť

Štyri veci, všetko ostatné je nadstavba. Rýchlo postaviť týždeň návštev, vrátane niekoľkých krátkych návštev v jednom dni jednej opatrovateľky. Zastihnúť tím v telefóne v okamihu, keď sa niečo pohne. Zaznamenať hodiny dosť presne na to, aby sa z nich dali spracovať výplaty. A zostať použiteľný pre koordinátorku, ktorá zároveň zdvíha telefón.

Shifton je postavený presne do tohto tvaru: denné, týždenné a mesačné rozpisy, zmeny rozdelené na aktivity, otvorené zmeny, výmeny, dostupnosť a žiadosti o voľno, mobilné pichačky a výkazy, ktoré oddeľujú odpracované hodiny od nadčasov. Je to nástroj na riadenie pracovných síl, nie klinický systém, takže drží rozpis a hodiny, nie zdravotnú dokumentáciu.

Niektorí poskytovatelia hľadajú softvér na rozvrhy pre opatrovateľky, iní systém na riadenie personálu v domácej starostlivosti a ďalší nástroj na riadenie pracovných síl pre domácu zdravotnú starostlivosť. Slovník sa mení podľa trhu; zoznam úloh nie.

Plánovanie na úrovni návštev namiesto blokových zmien

Väčšina univerzálnych nástrojov predpokladá, že jeden človek má jednu neprerušenú zmenu. Domáca starostlivosť takto nevyzerá. Jedno dopoludnie môže obsahovať štyri samostatné návštevy na štyroch adresách s prejazdmi medzi nimi a brať to ako jeden osemhodinový blok skryje presne to, na čom záleží. Softvér na rozvrhy pre domácu zdravotnú starostlivosť naráža na tú istú stenu s iným slovníkom: jednotkou plánovania je návšteva, nie deň. Aplikácia, ktorá dokáže nakresliť len jeden pruh na osobu a deň, tú prácu neopisuje.

Aktivity to riešia. Každá návšteva sedí vnútri zmeny s vlastným začiatkom a trvaním, takže koordinátorka vidí skutočný tvar dňa a to, či je vôbec zvládnuteľný. Prácu možno vytvoriť hromadne a jedným krokom rozdeliť medzi dostupné opatrovateľky namiesto úprav zmena po zmene, a v tom je rozdiel medzi plánovaním návštev, ktoré zaberie poobedie, a plánovaním, ktoré trvá pol hodiny. Filtre podľa oblasti, pozície a projektu umožnia zostaviť jednu trasu po druhej bez straty celkového prehľadu.

Kontinuita starostlivosti a kto môže kam ísť

Klientom sa vedie lepšie so známymi tvárami a opatrovateľky majú rôzne zručnosti, jazyky a možnosti dopravy. Každý softvér na rozvrhy to musí rešpektovať a nie brať zamestnancov ako navzájom zameniteľné okienka.

V Shiftone pozície a značky opisujú, čo kto robí, dostupnosť opisuje, kedy môže pracovať, a lokality opisujú, kde. Zostavte trasu raz a uložte ju ako šablónu, potom ju používajte týždeň po týždni, aby pravidelní klienti dostávali v predvolenom stave tú istú opatrovateľku a pozornosť si žiadali len výnimky. Uložená trasa sa chová ako šablóna rozpisu, ktorá už vie, kto ide kam a v akom čase, takže stabilný týždeň stojí koordinátorku minúty a nie hodiny. Dobrý nástroj počet rozhodnutí znižuje, nie zvyšuje.

Zaplniť výpadok na poslednú chvíľu bez kolotoča telefonátov

Každý poskytovateľ má to isté slabé miesto: telefonát o 06.40, že niekto nemôže prísť. Tradičnou odpoveďou je kolo telefonátov v poradí, v akom si koordinátorka náhodou vybaví mená.

Otvorené zmeny to nahradia. Zverejnite nepokrytú prácu a všetky oprávnené opatrovateľky ju uvidia naraz v aplikácii, prihlásia sa na ňu a koordinátorka ju potvrdí. Aplikácia, ktorá len zobrazuje rozpis, je polovica nástroja; užitočná polovica je tá, ktorá zamestnancom dovolí na rozpis reagovať. Výmeny medzi zamestnancami idú tou istou cestou a pred definitívnym zápisom si žiadajú schválenie. Zmenu nesú push notifikácie a SMS, takže nikto nejde na návštevu, ktorú pred hodinou prevzal niekto iný. Práve tento mechanizmus si poskytovatelia po odchode od papiera a tabuliek všimnú prvý a je veľkou časťou dôvodu, prečo sa softvér na rozpisy v domácej starostlivosti rýchlo vráti.

Prejazdy, dochádzka a istota, že návšteva sa uskutočnila

Prejazdy medzi klientmi sú miestom, kde sa rozpisy v starostlivosti lámu. Shifton drží návštevy na skutočnej časovej osi, takže medzery medzi nimi sú viditeľné pred zverejnením, teda vtedy, keď sa zle postavený deň dá ešte opraviť. Opatrovateľky sa pichajú v aplikácii a tieto časové značky sa stávajú záznamom namiesto ručne písaného listu, ktorý sa zbiera raz za týždeň.

Keď treba viac istoty, platený modul geolokácie zaznamená miesto príchodu do práce a vie vykresliť zastávky opatrovateľky za vybrané obdobie na mape, pričom poradie zobrazí ako trasu. Stránka funkcie pracovné miesto vysvetľuje, ako sa to nastaví. Shifton zaznamenáva, kde sa zamestnanec pichol; neplánuje jazdné trasy a nepredpovedá čas príchodu. Sledovanie času tu znamená časovú značku a v platenom module aj polohu, obe pripojené k zmene, ku ktorej patria.

Hodiny, nadčasy a čísla za faktúrou

Výkaz pracovných hodín je miesto, kde sledovanie času prestáva byť administratívou a stáva sa riadiacou informáciou. Za akékoľvek obdobie dá začiatok a koniec zmeny, trvanie, prestávky, hodiny neskorého príchodu, skorý odchod, absenciu, odpracované hodiny, nadčasové hodiny a počet zmien na osobu, s filtrom podľa projektu, pozície alebo rozsahu dátumov.

To stačí na odpoveď na tri otázky, ktoré poskytovatelia skutočne kladú. Boli naplánované hodiny naozaj dodané. Aká časť týždňa spadla do nadčasov. Ktoré oblasti trvalo prekračujú. Aplikácia na dochádzku, ktorá zobrazuje len súčty, necháva všetky tri bez odpovede a softvér bez tohto výkazu núti koordinátorku obhajovať čísla, ktoré nevidí. Exporty idú do výplat a na účtovnej strane je k dispozícii integrácia s QuickBooks. Čokoľvek menej podrobné mení mesačné odsúhlasenie na vyjednávanie namiesto kontroly.

Od jednej trasy k poskytovateľovi s viacerými prevádzkami

Malý poskytovateľ potrebuje rýchlosť a nič viac. Poskytovateľ domácej starostlivosti s viacerými prevádzkami potrebuje projekt na prevádzku, úrovne prístupu, aby koordinátorka videla len svoj obvod, a spojené výkazy pre majiteľa. Shifton pokryje oboje bez zmeny produktu: projekty a rozpisy oddeľujú prevádzky alebo skupiny klientov, oprávnenia určujú, kto čo upravuje, a výkazy sa dajú zosumarizovať aj rozdrobiť.

Terminológia sa mení podľa trhu. Kto hľadá softvér na plánovanie trás návštev, kto porovnáva systémy rozpisov pre domácu zdravotnú starostlivosť a kto si dáva naceniť riešenie rozvrhov v domácej starostlivosti, opisujú jednu požiadavku: prevádzky držané oddelene, presné hodiny a jeden rozpis, ktorému všetci veria. Plánovanie trás, plánovanie návštev a sledovanie času stoja na tom istom základe: zmeny, aktivity, dostupnosť a hodiny. Kto kupuje softvér na rozvrhy pre agentúru domácej starostlivosti, mal by otestovať tento základ a nie nálepku.

Poskytovatelia, ktorí obsadzujú aj pobytové zariadenia, môžu túto stránku porovnať s našou stránkou rozvrhy zdravotníckeho personálu, ktorá sa venuje pokrývaniu zmien na pevnom pracovisku a príplatkom za zmeny, nie návštevám na adresách.

Čo otestovať pred rozhodnutím

Nechajte akúkoľvek aplikáciu na rozvrhy v domácej starostlivosti prejsť skutočným týždňom, kým sa rozhodnete. Postavte celú trasu s niekoľkými návštevami na opatrovateľku a odmerajte si čas. Otvorte mobilnú aplikáciu na staršom telefóne, pretože ten nosí veľká časť tímu. Presuňte návštevu na niekoho iného a sledujte, ako rýchlo dorazí notifikácia a čo opatrovateľka uvidí. Potom vytiahnite výkaz hodín za ten týždeň a pozrite sa, či oddeľuje nadčasy, neskoré príchody a absencie, alebo vám dá len súčet. Zoznamy najlepšieho softvéru na rozvrhy v domácej starostlivosti túto skúšku len zriedka prežijú v poradí, v akom boli zverejnené, pretože rozdiely, na ktorých záleží, sa ukážu až pod skutočnou trasou.

Shifton je zdarma do desiatich členov tímu bez časového limitu, čo malému poskytovateľovi pokryje celú prevádzku, a platené balíky sa účtujú na zamestnanca a mesiac, ako tím rastie. Stránka s cenami ukazuje, kde stojí každý modul. Naimportujte zoznam opatrovateliek, postavte jednu trasu, zverejnite ju a pozrite sa, koľko z týždennej administratívy zmizne.