תוכנה לשיבוץ מטפלים בבית לצוותי טיפול בית

טיפול בבית מתנהל על פי תוכנית שכבר אינה נכונה בשעת הצהריים. מטפלת מודיעה על מחלה, מטופל מזיז ביקור, פקק אוכל חלון זמן, וסידור עבודה שנבנה בקפידה במשך יומיים צריך להיבנות מחדש בעשרים דקות. תוכנה לשיבוץ מטפלים בבית מצדיקה את מקומה בכך שהיא מקצרת את הבנייה מחדש ומשאירה את כולם מול אותה גרסה, כי בתחום הזה הסידור אינו רשומה מנהלית אלא השירות עצמו.

הלחץ השני הוא הרווחיות. השעות הן המוצר, זמן הנסיעה אינו משולם או משולם חלקית בהתאם להסכם, ותחלופת עובדים יקרה. ארגון שאינו יכול להעמיד שעות מתוכננות מול שעות שבוצעו בפועל מנחש גם את העלות וגם את דיוק השעות, ולכן תוכנה לשיבוץ בטיפול בבית נמדדת בדוחות שלה לא פחות מביומן.

מה תוכנה לשיבוץ מטפלים בבית חייבת לעשות נכון

ארבעה דברים, וכל השאר תוספת. לבנות שבוע של ביקורים במהירות, כולל כמה ביקורים קצרים בתוך יום עבודה של מטפלת אחת. להגיע לצוות בטלפון ברגע שמשהו זז. לתעד שעות בדיוק שמאפשר להריץ מהן שכר. ולהישאר שימושית עבור רכזת שעונה במקביל לטלפונים.

Shifton נבנתה בדיוק בצורה הזאת: סידורים יומיים, שבועיים וחודשיים, משמרות שנחתכות לפעילויות, משמרות פתוחות, החלפות, דיווח זמינות ובקשות חופשה, שעון נוכחות בנייד ודוחות שמפרידים שעות עבודה משעות נוספות. זהו כלי לניהול כוח אדם ולא מערכת קלינית, ולכן הוא מחזיק את הסידור ואת השעות ולא את תיעוד הטיפול.

יש ארגונים שמחפשים תוכנת שיבוץ למטפלות, אחרים מחפשים מערכת לניהול עובדי טיפול בית, ויש כאלה שמחפשים כלי לניהול כוח אדם בשירותי בריאות בבית. המילים משתנות משוק לשוק; רשימת המשימות לא.

תכנון ברמת הביקור ולא במשמרות רצף

רוב הכלים הכלליים מניחים שאדם אחד עובד משמרת אחת רצופה. טיפול בבית לא נראה כך. בוקר אחד יכול להכיל ארבעה ביקורים נפרדים בארבע כתובות עם נסיעות ביניהם, ולראות בזה בלוק אחד של שמונה שעות מסתיר בדיוק את מה שחשוב. תוכנות לשיבוץ שירותי בריאות בבית נתקלות באותו קיר במילים אחרות: יחידת התכנון היא הביקור ולא היום. אפליקציה שמצליחה לצייר רק פס אחד לאדם ליום פשוט לא מתארת את העבודה הזאת.

הפעילויות פותרות את זה. כל ביקור יושב בתוך המשמרת עם שעת התחלה ומשך משלו, ולכן הרכזת רואה את הצורה האמיתית של היום ואם הוא בכלל מתאפשר מבחינת זמן ונסיעות. אפשר ליצור עבודה במרוכז ולחלק אותה למטפלים הפנויים בפעולה אחת במקום משמרת אחר משמרת, וזה ההבדל בין שיבוץ ביקורים שגוזל צהריים שלמים לשיבוץ שנגמר בחצי שעה. מסננים לפי אזור, תפקיד ופרויקט מאפשרים לבנות מסלול אחד בכל פעם בלי לאבד את התמונה הרחבה.

רציפות הטיפול ומי יכול להגיע לאן

מטופלים מרגישים טוב יותר עם פנים מוכרות, ולמטפלים יש כשירויות, שפות ואילוצי תנועה שונים. כל תוכנת שיבוץ חייבת להתחשב בזה במקום להתייחס לעובדים כמשבצות שמתחלפות זו בזו.

ב-Shifton התפקידים והסימונים מתארים מה כל אדם עושה, הזמינות מתארת מתי הוא יכול לעבוד והמקומות מתארים איפה. בנו מסלול פעם אחת ושמרו אותו כתבנית, ואז השתמשו בו שבוע אחר שבוע, כך שמטופלים קבועים מקבלים כברירת מחדל את אותה מטפלת ורק חריגים דורשים תשומת לב. מסלול שמור מתנהג כתבנית סידור שכבר יודעת מי מגיע לאן ובאיזו שעה, ולכן שבוע יציב עולה לרכזת דקות ולא שעות. כלי טוב מפחית החלטות ולא מרבה אותן.

לכסות היעדרות של הרגע האחרון בלי שרשרת טלפונים

לכל ארגון יש אותה נקודת חולשה: השיחה של 06:40 שמודיעה שמישהו לא מגיע. התשובה המסורתית היא סבב שיחות לפי סדר השמות שהרכזת במקרה נזכרת בהם.

משמרות פתוחות מחליפות את זה. פרסמו את העבודה שנשארה ללא כיסוי, כל המטפלים הרלוונטיים רואים אותה בבת אחת באפליקציה, לוקחים אותה, והרכזת מאשרת. אפליקציה שרק מציגה את הסידור היא חצי כלי; החצי המועיל הוא זה שמאפשר לעובדים להשיב לסידור. החלפות בין עובדים עוברות באותו מסלול ודורשות אישור לפני שמשהו הופך סופי. הודעות דחיפה ומסרוני SMS נושאים את השינוי, ולכן אף אחד לא נוסע לביקור שהועבר למישהו אחר שעה קודם. זה בדרך כלל המנגנון הראשון שארגונים שמים לב אליו אחרי שהם עוזבים נייר וגיליונות, וזה חלק גדול מהסיבה שתוכנה לסידור עבודה בטיפול בבית מחזירה את עצמה מהר.

נסיעות, נוכחות והידיעה שהביקור אכן התקיים

הנסיעה בין מטופלים היא המקום שבו סידורי טיפול נשברים. Shifton מחזיקה את הביקורים על ציר זמן אמיתי, ולכן הרווחים ביניהם נראים לפני הפרסום, כלומר בזמן שבו עוד אפשר לתקן יום שנבנה לא טוב. המטפלים מדווחים כניסה ויציאה באפליקציה, וחתימות הזמן האלה הופכות לתיעוד במקום דף בכתב יד שנאסף פעם בשבוע.

כשנדרשת ודאות גדולה יותר, מודול המיקום בתשלום מתעד את מקום דיווח הכניסה ויכול לשרטט על מפה את העצירות של מטפלת בתקופה נבחרת, כשהסדר מוצג כמסלול. עמוד התכונה מקום העבודה מסביר איך מגדירים את זה. Shifton מתעדת איפה העובד דיווח כניסה; היא אינה מתכננת מסלולי נסיעה ואינה חוזה זמני הגעה. מעקב זמן כאן פירושו חתימת זמן, ובמודול בתשלום גם מיקום, ושניהם קשורים למשמרת שאליה הם שייכים.

שעות, שעות נוספות והמספרים שמאחורי החשבון

דוח שעות העבודה הוא המקום שבו מעקב הזמן מפסיק להיות מנהלה ומתחיל להיות מידע ניהולי. לכל תקופה הוא נותן תחילת משמרת וסופה, משך, הפסקות, שעות איחור, יציאה מוקדמת, היעדרות, שעות שבוצעו, שעות נוספות ומספר משמרות לכל אדם, במסננים לפי פרויקט, תפקיד או טווח תאריכים.

זה מספיק כדי לענות על שלוש השאלות שארגונים באמת שואלים. האם השעות המתוכננות סופקו בפועל. איזה חלק מהשבוע נפל לשעות נוספות. אילו אזורים חורגים שוב ושוב. אפליקציית דיווח שמציגה רק סכומים משאירה את שלושתן בלי מענה, ותוכנת שיבוץ בלי הדוח הזה מותירה את הרכזת מגנה על מספרים שהיא לא רואה. הייצוא נכנס למערכת השכר, ובצד הנהלת החשבונות יש חיבור ל-QuickBooks. כל רזולוציה גסה מזו הופכת את ההתאמה החודשית למשא ומתן ולא לבדיקה.

ממסלול אחד לארגון עם כמה סניפים

ספק קטן צריך מהירות ולא יותר. ארגון טיפול בית עם כמה סניפים צריך פרויקט לכל סניף, רמות הרשאה כך שכל רכזת רואה רק את האזור שלה, ודיווח מאוחד לבעלים. Shifton מכסה את שני המצבים בלי להחליף מוצר: פרויקטים וסידורים מפרידים סניפים או קבוצות מטופלים, ההרשאות קובעות מי עורך מה, והדוחות מתכנסים או נפרסים לפרטים.

המונחים משתנים משוק לשוק. מי שמחפש תוכנה לתכנון מסלולי ביקור, מי שמשווה מערכות סידור לשירותי בריאות בבית ומי שמבקש הצעת מחיר לפתרון שיבוץ בטיפול בבית מתארים דרישה אחת: סניפים שנשמרים בנפרד, שעות מדויקות וסידור אחד שכולם סומכים עליו. תכנון מסלולים, שיבוץ ביקורים ומעקב שעות עומדים על אותו יסוד: משמרות, פעילויות, זמינות ושעות. מי שקונה תוכנת שיבוץ לארגון טיפול בית כדאי שיבדוק את היסוד ולא את התווית.

ארגונים שמאכלסים גם מסגרות קבועות יכולים להשוות את העמוד הזה לעמוד שיבוץ צוותי רפואה שלנו, שעוסק בכיסוי משמרות באתר קבוע ובתוספות משמרת ולא בביקורים בכתובות.

מה כדאי לבדוק לפני שמחליטים

הריצו כל אפליקציית שיבוץ לטיפול בבית על שבוע אמיתי לפני ההחלטה. בנו מסלול שלם עם כמה ביקורים לכל מטפלת ומדדו כמה זמן זה לקח לכם. פתחו את האפליקציה בנייד ותיק יותר, כי זה מה שחלק גדול מהצוות מחזיק. העבירו ביקור למטפלת אחרת ובדקו כמה מהר ההודעה נוחתת ומה המטפלת רואה. אחר כך הוציאו את דוח השעות לאותו שבוע ובדקו אם הוא מפריד שעות נוספות, איחורים והיעדרות או רק נותן סכום אחד. דירוגים של התוכנות הטובות ביותר לשיבוץ בטיפול בבית כמעט אף פעם לא שורדים את הבדיקה הזאת בסדר שבו הם פורסמו, כי ההבדלים שחשובים מופיעים רק תחת מסלול אמיתי.

Shifton חינמית עד עשרה חברי צוות בלי הגבלת זמן, מה שמכסה ספק קטן במלואו, והחבילות בתשלום נגבות לפי עובד לחודש כשהצוות גדל. עמוד המחירים מראה איפה כל מודול יושב. ייבאו את רשימת המטפלים, בנו מסלול אחד, פרסמו אותו וראו כמה מהעבודה המנהלית של השבוע נעלמת.