Programska oprema za upravljanje kadrov v zaščiti in reševanju

Zasedba službe je proračunska težava, preoblečena v razpored. Najmanjšo zasedbo določa predpis ali pogodba, območje, ki ga je treba pokriti, se ne skrči po tem, kdo je odsoten, vsaka ura nad osnovo pa se plača z dodatkom, ki pade na javni proračun. Program za upravljanje kadrov v policiji si svoje mesto zasluži tako, da v istem trenutku pokaže dvoje: ali je zasedba varna in zakonita in koliko stane.

Malokatera služba je do svojega sedanjega postopka prišla prostovoljno. Preglednici je zrasel drugi zavihek, potem tretji, potem nabor barvnih pravil, ki jih do konca razume en sam človek. Zapisi o usposabljanju živijo v drugi datoteki. Dodatno plačane ure se uskladijo za nazaj, v obračunu plač, ko ni več mogoče spremeniti ničesar. Delo je vseeno pokrito, a nihče ne zna hitro odgovoriti na preprosto vprašanje: koliko ur je ta enota odslužila nad osnovo v preteklem četrtletju in kaj je to pognalo.

Štiri naloge, ki jih mora kadrovski sistem službe opraviti

Ko kategorijo slečete do konca, je naloga ozka. Objaviti zasedbo, ki izpolnjuje najmanjši predpisani obseg za vsako uro tedna. Voditi zapis o tem, kdo je bil res v službi, ne o tem, kdo je bil načrtovan. Spremljati ure, ki jih vsaka oseba nabira, glede na omejitve, ki veljajo zanjo. Ustvariti številke, ki preživijo stik s financami in sčasoma tudi z revizijo.

Vse nad temi štirimi rečmi je okras. Sistem, ki naredi elegantno mrežo, a ne zna povedati, koliko je ta mreža stala, je rešil lažjo polovico težave.

Ure usposabljanja in pooblastila, ki jim poteče veljavnost

Uniformirano in civilno osebje nosita zahteve, ki potečejo. Streljanje, prisilna sredstva, prva pomoč, vožnja, posebna pooblastila za določene naloge: vsako ima predpisano število ur in datum obnove, vsako pa je treba opraviti, ne da bi izmena ostala prazna. To je težava načrtovanja, preden postane težava skladnosti, saj je čas na usposabljanju čas, ko nekdo ni na voljo za zasedbo.

Pristop, ki deluje, je obravnavati usposabljanje kot delo. Načrtujte ga kot svoj projekt, ljudi nanj razporedite tako kot na katerikoli drug blok službe in pustite, da se ure naberejo v poročilih, ki že nosijo vse ostalo. Ob koncu četrtletja poročilo o delovnem času pokaže, koliko usposabljanja je vsakdo opravil in katera enota je zaostala, brez vzporedne datoteke. Delovna mesta in vloge, vodene v kartoteki zaposlenega, jasno pokažejo, kdo je pooblaščen za določeno nalogo, ko je treba mesto zapolniti v kratkem roku.

Skladnost, kolektivna pogodba in ure, ki se jih ne sme preseči

Javna varnost je eno redkih področij, kjer razpored deluje kot pravni dokument. Kolektivna pogodba določa počitek med službami, največje število zaporednih dni, roke za najavo sprememb in način, kako se dodatno plačane ure delijo. Nad tem stojijo zakonske omejitve delovnega časa. Kršitev pravil ne stane le pritožbe, ampak prepis celotnega obdobja.

Program tu pomaga tako, da dobro opravi dve nevpadljivi stvari. Med sestavljanjem razporeda pokaže največje dovoljene ure vsake osebe ob urah, ki so ji že dodeljene, zato meja deluje kot živa omejitev in ne kot pozno odkritje. In hrani trajen zapis o tem, kaj je bilo objavljeno, kdaj in komu, saj se pritožba ali revizija na koncu vrtita prav okoli tega. Sistem, ki hrani le trenutno različico načrta, ne more odgovoriti na vprašanja o preteklosti.

Od kod v proračunu prihaja dragi čas

Dodatno plačan čas v službi skoraj nikoli ni ena odločitev. Nabere se iz prostih mest, pokritih s podaljšanjem, iz obravnav, ki padejo na proste dni, iz pozivov na intervencijo, iz načrtovanih dogodkov in iz počasnega drsenja enote, ki mesece dela z eno osebo manj. Ko obračun plač številko združi, se vzroki med seboj ne razlikujejo več.

Razvrstitev ur po plačnih razredih spremeni to meglo v številko, s katero je mogoče kaj narediti. Osnovne ure, nočni dodatek, nočni in vikend dodatek ter praznične ure, prikazane kot ločeni stolpci na zaposlenega, na projekt in na razpored, povedo poveljniku, katera enota ustvarja drag čas in ali je vzrok strukturen ali le en slab mesec. Naša orodja za poročanje to razčlenitev zgradijo iz istih zapisov o izmenah, iz katerih je bilo obdobje načrtovano, zato si načrtovalni in stroškovni pogled nikoli ne nasprotujeta.

Normativi zasedbe in načrtovanje števila zaposlenih

Vsaka služba ima sistemizirano in dejansko število ljudi, vrzel med njima pa se polni z dodatno plačanimi urami. Utemeljitev za nova mesta ali za premik obstoječih potrebuje dokaz, izražen v enotah, v katerih se piše proračun.

Ta dokaz prihaja iz zgodovine: opravljene ure na enoto in mesec, razmerje med dodatno plačanimi in osnovnimi urami, kako pogosto so proste izmene ostale neprevzete, koliko je od skupne sestave porabil dopust in usposabljanje. Prebrane čez celo leto te številke opisujejo resničen normativ zasedbe in ne tistega, ki je napisan na papirju. Sistem, ki številke čisto izvozi v preglednico, prispeva k načrtovanju števila zaposlenih več kot tisti, ki podatke zaklene v lasten zaslon.

Dispečerski in evidenčni sistemi proti kadrovski plasti

Pod istimi besedami se išče več različnih izdelkov, zato se izplača biti natančen. Računalniško podprto dispečiranje rešuje žive dogodke, stanje ekip in usmerjanje klicev. Sistemi za upravljanje javne varnosti v širokem pomenu združujejo evidence, dokaze in spise, gasilski sistemi pa počnejo isto na svoji strani. Shifton ni nič od tega. Odgovarja na kadrovsko vprašanje, ki ga drugi štejejo za davno rešeno: kdo je v službi, kako dolgo, po kateri tarifi in kaj se zgodi s tednom, ko dva človeka zbolita.

Ta meja je namerna. Službe evidenčne in dispečerske platforme že imajo in jih le redko želijo zamenjati. Pogosteje jim manjka kadrovska plast, ki ji zaupata načrtovalec in finančna služba, in prav to vrzel naj bi program za upravljanje kadrov v policiji zapolnil.

Pogled ene izmene in pogled celotne službe

Dnevno načrtovanje in načrtovanje na ravni službe sta dve različni delovni nalogi dveh različnih ljudi. Vodja, ki polni prihodnji teden, razmišlja o tem, kdo je na voljo in kdo se približuje svoji meji. Poveljnik razmišlja o gibanju dodatno plačanih ur čez pol leta in o tem, ali je enota strukturno podzasedena. Isti podatki o izmenah morajo služiti obema, zato naša stran razpored dežurstev za nujne službe poglobljeno obravnava stran zasedbe in vzorcev, ta pa ostaja pri upravljanju kadrov, skladnosti in stroških.

Če sta v enem sistemu, odpade tudi korak usklajevanja. Ko so razpored, evidenca prisotnosti in poročilo o tarifah trije ločeni dokumenti, gre večina časa za analizo v to, da se med seboj ujamejo. Ko so trije pogledi na iste zapise, se analiza začne tam, kjer se mora.

Kako izbrati sistem za upravljanje kadrov v službi

Preizkusite platformo na razmetanem obdobju in ne na čistem. Sestavite teden z nočnim blokom, dnevom usposabljanja, prostim mestom in dvema odsotnostma v kratkem roku, nato pa sistem vprašajte, koliko je to stalo in katerim mejam se je približal. Preverite, ali zaposleni vidi lastne ure in lahko zaprosi za prosto s telefona, saj o sprejetju odločajo ljudje, ki ne sedijo za mizo. Prepričajte se, da številke izidejo v obliki, ki jo vaš postopek obračuna plač prebere, saj je poročilo, ki ga ni mogoče prestaviti, poročilo, ki ga nihče ne uporablja.

Shifton teče brezplačno za do deset članov ekipe brez časovne omejitve, kar v celoti pokrije majhen oddelek ali eno enoto, in vključuje načrtovanje, osnovno evidenco prihodov, mobilno aplikacijo in standardna poročila. Plačljivi paketi se obračunajo na zaposlenega mesečno in dodajo globlje stroškovno poročanje, strukturo z več projekti in nadzor lokacije, ki jih večja služba potrebuje. Če vam sedanji postopek pove ceno obdobja šele, ko se obdobje konča, je sprememba, ki se izplača, tista, ki to pove, dokler je odločitev še mogoča.