Vagtplan og besøgsplanlægning til hjemmeplejen

Hjemmeplejen kører på en plan, der er forkert ved frokosttid. En medarbejder melder sig syg, en borger flytter et besøg, trafikken spiser et hul, og en plan, der er bygget over to omhyggelige dage, skal bygges om på tyve minutter. Vagtplanlægning tjener sin plads ved at gøre den ombygning hurtig og ved at holde alle i samme version, for i denne branche er planen ikke et administrativt dokument, den er selve ydelsen.

Det andet pres er marginen. Timerne er produktet, kørselstiden er ubetalt eller delvist betalt afhængigt af aftalen, og personaleudskiftning er dyr. En enhed, der ikke kan lægge planlagte timer ved siden af arbejdede timer, gætter på både omkostning og omhu, og derfor bliver planlægningssoftware til hjemmeplejen bedømt lige så meget på sine rapporter som på sin kalender.

Hvad vagtplanlægning til hjemmeplejen skal kunne

Fire ting, alt andet er valgfrit. Bygge en uge med besøg hurtigt, inklusive flere korte besøg inden for samme medarbejders dag. Nå teamet på telefonen i det øjeblik noget flytter sig. Registrere timer præcist nok til at køre løn på dem. Og blive ved med at være til at bruge for en planlægger, der samtidig tager telefonen.

Shifton er bygget efter netop den form: dags-, uge- og månedsplaner, vagter delt op i aktiviteter, åbne vagter, bytte, rådighed og ferieanmodninger, mobilt stempelur og rapporter, der skiller arbejdstimer fra overarbejde. Det er personaleplanlægning og ikke et klinisk system, så det holder planen og timerne i stedet for plejedokumentationen.

Nogle enheder søger et program til at styre hjemmehjælpere, andre et personalesystem til hjemmeplejen og nogle et værktøj til at lægge besøg i hjemmet. Ordvalget skifter med markedet; opgaverne på listen gør det ikke.

Planlægning på besøgsniveau i stedet for blokvagter

De fleste generelle værktøjer går ud fra, at én person arbejder én sammenhængende vagt. Pleje i hjemmet ser ikke sådan ud. En formiddag kan indeholde fire selvstændige besøg på fire adresser med kørsel imellem, og at behandle det som én blok på otte timer skjuler præcis det, der betyder noget: planlægningsenheden er besøget og ikke dagen. En app, der kun kan tegne én bjælke pr. person pr. dag, beskriver ikke dette arbejde.

Aktiviteter løser det. Hvert besøg ligger inde i vagten med sin egen starttid og varighed, så planlæggeren ser dagens virkelige form og kan se, om den kan nås. Arbejde kan oprettes samlet og fordeles ud over ledige medarbejdere i én handling i stedet for vagt for vagt, og det er forskellen mellem en besøgsplanlægning, der tager en eftermiddag, og en, der tager en halv time. Filtre på område, stilling og projekt lader planlæggeren bygge én rute ad gangen uden at tabe det store billede.

Kontinuitet i plejen og hvem der kan komme hvor

Borgerne klarer sig bedre med kendte ansigter, og medarbejderne har forskellige kompetencer, sprog og muligheder for at komme rundt. Enhver planlægningsløsning skal tage hensyn til det i stedet for at behandle personalet som udskiftelige felter.

I Shifton beskriver stillinger og mærker, hvad hver person laver, rådigheden beskriver, hvornår personen kan arbejde, og lokationerne beskriver hvor. Byg en rute én gang og gem den som skabelon, og genbrug den derefter uge efter uge, så faste borgere som standard beholder samme medarbejder, og kun undtagelserne kræver opmærksomhed. En gemt rute opfører sig som en planskabelon, der allerede ved, hvem der kommer hvor og hvornår, så en stabil uge koster minutter i stedet for timer. God planlægning reducerer antallet af beslutninger i stedet for at gange det op.

Dæk akut fravær uden en telefonrunde

Alle enheder har det samme svage punkt: opkaldet 06:40 om, at nogen ikke kan nå det. Det traditionelle svar er en runde telefonopkald i den rækkefølge, planlæggeren tilfældigvis husker navnene.

Åbne vagter afløser det. Udgiv det udækkede arbejde, og hver kvalificeret medarbejder ser det på samme tid i appen, tager det, og planlæggeren bekræfter. En app, der kun viser planen, er halvt værktøj; den nyttige halvdel er den, der lader personalet svare på planen. Bytte mellem medarbejdere fungerer på samme måde, med godkendelse før noget bliver endeligt. Push og sms bærer ændringen, så ingen kører til et besøg, der blev givet videre en time før. Netop den mekanisme lægger enheder først mærke til, når de forlader papir og regneark, og den er en stor del af, hvorfor løsningen tjener sig hurtigt hjem.

Kørsel, fremmøde og vished om at besøget blev holdt

Kørselstiden mellem borgere er der, hvor plejeplaner knækker. Shifton holder besøgene på en rigtig tidslinje, så luften imellem dem er synlig før udgivelsen, altså på det tidspunkt hvor en dårligt bygget dag stadig kan rettes. Medarbejderne stempler ind og ud i appen, og de tidsstempler bliver dokumentationen i stedet for en håndskrevet seddel, der samles ind en gang om ugen.

Hvor der er behov for mere sikkerhed, registrerer det betalte geolokaliseringsmodul stedet for indstemplingen og kan tegne en medarbejders stop for en valgt periode ind på et kort, med rækkefølgen vist som en rute. Vores funktionsside arbejdssted forklarer, hvordan det sættes op. Shifton registrerer, hvor der blev stemplet ind; det planlægger ikke kørselsruter og forudsiger ikke ankomsttider. Tidsregistrering betyder her et tidsstempel og, med det betalte modul, en position, begge knyttet til den vagt, de hører til.

Timer, overarbejde og tallene bag fakturaen

Rapporten over arbejdstid er der, hvor tidsregistrering holder op med at være administration og bliver styringsinformation. For enhver periode giver den vagtens start og slut, varighed, pauser, forsinkede timer, tidlig hjemgang, fravær, arbejdstimer, overarbejdstimer og antal vagter pr. person, filtreret på projekt, stilling eller datointerval.

Det er nok til at besvare de tre spørgsmål, enheder faktisk stiller. Blev de planlagte timer leveret. Hvor meget af ugen endte i overarbejde. Hvilke områder løber systematisk over. En app, der kun viser totaler, lader alle tre stå ubesvarede, og en løsning uden den rapport efterlader planlæggeren med at forsvare tal, han ikke kan se. Eksporter går til lønarbejdet, og QuickBooks findes som integration til bogføringen. Alt mindre detaljeret gør den månedlige afstemning til en forhandling frem for en kontrol.

Fra én rute til en enhed med flere afdelinger

En lille leverandør har brug for fart og intet andet. En organisation med flere afdelinger har brug for projekter pr. afdeling, adgangsniveauer så hver planlægger kun ser sit eget område, og samlet rapportering til ledelsen. Shifton dækker begge uden produktskifte: projekter og planer holder afdelinger eller borgergrupper adskilt, rettigheder afgør, hvem der redigerer hvad, og rapporterne lægges sammen eller brydes ned.

Terminologien skifter med markedet. Den, der søger et program til køreplanlægning i hjemmeplejen, den der sammenligner vagtplansystemer til hjemmesygeplejen, og den der får pris på en planlægningsløsning, beskriver samme krav: afdelinger holdt adskilt, timer der passer, og én plan alle stoler på. Køreplanlægning, besøgsplanlægning og tidsregistrering står på samme grundlag af vagter, aktiviteter, rådighed og timer. Den, der køber til en hjemmeplejeenhed, bør teste det grundlag og ikke etiketten.

Organisationer, der også bemander faste enheder, kan sammenligne dette med vores side om vagtplanlægning for sundhedspersonale, som handler om dækning på et fast sted og vagttillæg frem for besøg på adresser.

Hvad du bør teste, før du beslutter dig

Kør enhver løsning gennem en rigtig uge, før du vælger. Byg en hel rute med flere besøg pr. medarbejder og tag tid på dig selv. Åbn mobilappen på en ældre telefon, for det er den, en stor del af teamet har i lommen. Flyt et besøg til en anden og se, hvor hurtigt beskeden lander, og hvad medarbejderen ser. Træk derefter timerapporten for den uge og se, om den skiller overarbejde, forsinkelse og fravær eller blot giver dig en total. Lister over de bedste løsninger overlever sjældent den prøve i den offentliggjorte rækkefølge, for de forskelle, der betyder noget, viser sig først på en rigtig rute.

Shifton er gratis op til ti teammedlemmer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker en lille leverandør helt, og betalte planer afregnes pr. medarbejder pr. måned, når teamet vokser. Prissiden viser, hvor hvert modul hører til. Importér din medarbejderliste, byg én rute, udgiv den og se, hvor meget af ugens administration der forsvinder.