Software pro rozpis směn a návštěv v domácí péči

Domácí péče běží na plánu, který je v poledne špatně. Pečovatelka onemocní, klient přesune návštěvu, provoz sní jedno okno a rozpis, který se dva dny pečlivě skládal, je potřeba postavit znovu do dvaceti minut. Software pro plánování směn si své místo zaslouží tím, že tuto přestavbu zrychlí a udrží všechny u jedné verze, protože v tomto odvětví není rozpis administrativní záznam, je to sama služba.

Druhým tlakem je marže. Hodiny jsou produkt, dojezd se podle smlouvy platí částečně nebo vůbec a obměna lidí je drahá. Služba, která nevidí naplánované hodiny vedle odpracovaných, hádá zároveň náklad i pečlivost, a proto se software pro domácí péči hodnotí podle výkazů stejně jako podle kalendáře.

Co musí software pro plánování směn zvládnout

Čtyři věci, ostatní je volitelné. Rychle postavit týden návštěv včetně několika krátkých návštěv v jednom dni téže pečovatelky. Dostat změnu do telefonů v okamžiku, kdy se něco pohne. Zaznamenat hodiny dost přesně, aby se z nich počítaly mzdy. A zůstat použitelný pro koordinátorku, která zároveň bere telefony.

Shifton je postavený právě na tento tvar: rozpisy na den, týden a měsíc, směny rozdělené na aktivity, otevřené směny, výměny, dostupnost a žádosti o dovolenou, mobilní záznam času a výkazy, které oddělují odpracované hodiny od přesčasů. Je to řízení lidí, ne klinický systém, takže drží rozpis a hodiny místo dokumentace péče.

Některé služby hledají program pro řízení pečovatelek, jiné personální systém pro domácí péči a další nástroj na skládání návštěv v domácnostech. Slovník se mění podle trhu, seznam úkolů nikoli.

Plánování po návštěvách místo blokových směn

Většina obecných nástrojů předpokládá, že člověk pracuje jednu nepřerušenou směnu. Péče doma tak nevypadá. Do jednoho dopoledne se vejdou čtyři samostatné návštěvy na čtyřech adresách plus dojezd mezi nimi, a pokud se z toho udělá jeden osmihodinový blok, zmizí přesně to, na čem záleží: jednotkou plánování je návštěva, ne den. Aplikace, která umí nakreslit jen jeden pruh na osobu a den, tuto práci neopisuje.

Řešením jsou aktivity. Každá návštěva leží uvnitř směny s vlastním časem začátku a vlastní délkou, takže koordinátorka vidí skutečný tvar dne a pozná, zda je zvládnutelný. Práci lze vytvořit hromadně a jedním krokem rozdělit na dostupné pečovatelky místo směny po směně, a v tom je rozdíl mezi plánováním návštěv, které zabere odpoledne, a plánováním, které zabere půl hodiny. Filtry podle oblasti, pozice a projektu dovolí stavět jednu trasu po druhé, aniž by se ztratil celkový přehled.

Kontinuita péče a kdo může jet kam

Klientům je lépe se známými tvářemi a pečovatelky mají různé dovednosti, jazyky i možnosti dopravy. Každý plánovací software to musí respektovat místo toho, aby s lidmi zacházel jako se zaměnitelnými okénky.

V Shiftonu pozice a označení popisují, co kdo dělá, dostupnost popisuje, kdy může pracovat, a lokality popisují, kde. Postavte trasu jednou a uložte ji jako šablonu, pak ji používejte týden po týdnu: stálí klienti si standardně drží stejnou pečovatelku a pozornost si žádají jen výjimky. Uložená trasa se chová jako šablona rozpisu, která už ví, kdo jede kam a v kolik, takže stabilní týden stojí koordinátorku minuty, ne hodiny. Dobrý program snižuje počet rozhodnutí, nikoli ho násobí.

Zástup na poslední chvíli bez obvolávání seznamu

Každá služba má stejné slabé místo: telefonát v 6:40, že někdo nedojede. Tradiční odpovědí je kolečko telefonátů v pořadí, v jakém si koordinátorka vybaví jména.

Otevřené směny tohle nahradí. Zveřejníte nepokrytou práci a všechny vhodné pečovatelky ji vidí ve stejnou chvíli v aplikaci, převezmou ji a koordinátorka potvrdí. Aplikace, která rozpis jen zobrazuje, je poloviční nástroj; užitečná polovina je ta, ve které lidé mohou na rozpis odpovědět. Výměny mezi zaměstnanci fungují stejně a také čekají na schválení, než se stanou konečnými. Změnu nesou push a SMS, takže nikdo nejede na návštěvu předanou hodinu předtím někomu jinému. Právě tento mechanismus služby zaznamenají jako první, když odcházejí od papíru a tabulek, a je z velké části důvodem, proč se software rychle zaplatí.

Dojezdy, přítomnost a jistota, že návštěva proběhla

Dojezd mezi klienty je místo, kde se rozpisy domácí péče lámou. Shifton drží návštěvy na skutečné časové ose, takže rezervy mezi nimi jsou vidět před zveřejněním, tedy ve chvíli, kdy se špatně postavený den ještě dá spravit. Pečovatelky zaznamenávají příchod a odchod v aplikaci a tyto značky se stávají záznamem místo ručně psaného listu sbíraného jednou za týden.

Tam, kde je potřeba větší jistota, placený modul geolokace zaznamená místo příchodu a umí zakreslit zastávky pečovatelky za vybrané období do mapy, s pořadím zobrazeným jako trasa. Naše stránka funkce pracoviště vysvětluje, jak se to nastavuje. Shifton zaznamenává, odkud proběhlo zaznamenání příchodu; neplánuje silniční trasy a nepředpovídá časy příjezdu. Sledování času tu znamená časovou značku a v placeném modulu polohu, obojí připojené ke směně, do níž patří.

Hodiny, přesčasy a čísla za fakturou

Výkaz odpracované doby je místo, kde sledování času přestává být administrativou a stává se řídicí informací. Za jakékoli období dává začátek a konec směny, délku, pauzy, hodiny pozdních příchodů, dřívější odchody, absence, odpracované hodiny, přesčasy a počet směn na osobu, filtrované podle projektu, pozice nebo rozmezí dat.

To stačí na tři otázky, které si služby skutečně kladou. Byly naplánované hodiny odvedeny. Jaká část týdne spadla do přesčasů. Které oblasti soustavně přetahují. Aplikace, která ukazuje jen součty, nechá všechny tři bez odpovědi, a program bez takového výkazu nechá koordinátorku hájit čísla, která nevidí. Exporty jdou do mezd a pro účetnictví je k dispozici integrace s QuickBooks. Cokoli méně podrobného mění měsíční odsouhlasení ve vyjednávání místo kontroly.

Od jedné trasy k službě s několika provozovnami

Malý poskytovatel potřebuje rychlost a nic dalšího. Organizace s několika provozovnami potřebuje projekty na provozovnu, úrovně přístupu, aby každá koordinátorka viděla jen svou oblast, a souhrnné výkazy pro vedení. Shifton pokrývá oba případy bez výměny produktu: projekty a rozpisy oddělují provozovny nebo skupiny klientů, práva rozhodují, kdo co upravuje, a výkazy se sčítají nebo rozpadají do detailu.

Terminologie se liší podle trhu. Kdo hledá program pro plánování tras pečovatelek, kdo srovnává systémy pro plánování domácích návštěv a kdo si nechává nacenit rozpisový systém, popisuje stejný požadavek: provozovny oddělené, hodiny přesné a jeden rozpis, kterému všichni věří. Plánování tras, plánování návštěv i evidence hodin stojí na stejném základu ze směn, aktivit, dostupnosti a hodin. Kdo kupuje pro pečovatelskou službu, měl by testovat tento základ, a ne nálepku.

Služby, které obsazují i zdravotnická zařízení, mohou tuto stránku porovnat s naší stránkou o rozpisech směn ve zdravotnictví, která řeší pokrytí na pevném místě a příplatky za směny, nikoli návštěvy na adresách.

Co vyzkoušet před rozhodnutím

Prožeňte jakýkoli program skutečným týdnem, než se rozhodnete. Postavte celou trasu s několika návštěvami na pečovatelku a změřte si čas. Otevřete mobilní aplikaci na starším telefonu, protože právě takový nosí velká část týmu. Předejte návštěvu někomu jinému a sledujte, jak rychle dorazí upozornění a co pečovatelka uvidí. Pak vytáhněte výkaz hodin za ten týden a podívejte se, zda oddělí přesčasy, pozdní příchody a absence, nebo dá jen součet. Přehledy nejlepších programů tuhle zkoušku zřídka přežijí ve zveřejněném pořadí, protože rozdíly, na kterých záleží, se objeví teprve na skutečné trase.

Shifton je zdarma až pro deset členů týmu bez časového omezení, což malého poskytovatele pokryje celého, a placené tarify se s rostoucím týmem účtují za zaměstnance a měsíc. Stránka s cenami ukazuje, kde který modul leží. Naimportujte seznam pečovatelek, postavte jednu trasu, zveřejněte ji a podívejte se, kolik týdenní administrativy zmizí.