Schemaläggning för hemtjänst och besök hos brukare

Hemtjänsten drivs av ett schema som är fel redan vid lunch. En medarbetare sjukanmäler sig, en brukare flyttar ett besök, trafiken äter upp en lucka, och ett schema som byggts under två noggranna dagar måste göras om på tjugo minuter. Ett schemaprogram förtjänar sin plats genom att göra den ombyggnaden snabb och genom att hålla alla i samma version, för i den här branschen är schemat ingen administrativ handling, det är själva tjänsten.

Det andra trycket är marginalen. Timmarna är produkten, restiden är obetald eller delvis betald beroende på avtal och personalomsättning är dyr. En verksamhet som inte kan lägga planerade timmar vid sidan av arbetade timmar gissar om både kostnad och noggrannhet, och därför bedöms ett schemaprogram för hemtjänst lika mycket på sina rapporter som på sin kalender.

Vad ett schemaprogram för hemtjänst måste klara

Fyra saker, allt annat är valfritt. Bygga en vecka med besök snabbt, inklusive flera korta besök inom samma medarbetares dag. Nå teamet i telefonen i samma stund som något flyttas. Registrera timmar tillräckligt exakt för att köra lön på dem. Och förbli användbart för en planerare som samtidigt svarar i telefon.

Shifton är byggt efter den formen: dag-, vecko- och månadsschema, pass uppdelade i aktiviteter, öppna pass, byten, tillgänglighet och ledighetsansökningar, mobil stämpelklocka och rapporter som skiljer arbetade timmar från övertid. Det är personalplanering och inget vårdsystem, så det håller schemat och timmarna i stället för dokumentationen.

Vissa verksamheter söker ett schemaprogram för undersköterskor, andra ett personalsystem för hemtjänst och några ett verktyg för att lägga besök i hemmet. Ordvalet skiftar med marknaden; uppgifterna på listan gör det inte.

Planering på besöksnivå i stället för blockpass

De flesta generella verktyg utgår från att en person arbetar ett sammanhängande pass. Vård i hemmet ser inte ut så. En förmiddag kan innehålla fyra separata besök på fyra adresser med restid emellan, och att behandla det som ett åttatimmarsblock gömmer precis det som betyder något: planeringsenheten är besöket, inte dagen. En app som bara kan rita en stapel per person och dag beskriver inte det här arbetet.

Aktiviteter löser det. Varje besök ligger inuti passet med egen starttid och egen längd, så planeraren ser dagens verkliga form och om den går att hinna. Arbete kan skapas i klump och fördelas över tillgängliga medarbetare i en åtgärd i stället för pass för pass, och det är skillnaden mellan besöksplanering som tar en eftermiddag och en som tar en halvtimme. Filter på område, befattning och projekt gör att planeraren kan bygga en rundtur i taget utan att tappa helheten.

Kontinuitet i omsorgen och vem som kan gå vart

Brukare mår bättre av kända ansikten, och medarbetare har olika kompetenser, språk och möjligheter att ta sig fram. Varje schemaprogram måste ta hänsyn till det i stället för att behandla personalen som utbytbara luckor.

I Shifton beskriver befattningar och markeringar vad varje person gör, tillgängligheten beskriver när personen kan arbeta och platserna beskriver var. Bygg en rundtur en gång och spara den som mall, och återanvänd den sedan vecka efter vecka, så behåller fasta brukare samma medarbetare som standard och bara undantagen kräver uppmärksamhet. En sparad rundtur fungerar som en schemamall som redan vet vem som går vart och när, vilket gör att en stabil vecka kostar minuter i stället för timmar. Ett bra program minskar antalet beslut i stället för att öka det.

Täcka akut frånvaro utan ringkedja

Alla verksamheter har samma svaga punkt: samtalet 06:40 om att någon inte kan komma. Det traditionella svaret är en runda telefonsamtal i den ordning planeraren råkar minnas namnen.

Öppna pass ersätter det. Publicera det obemannade arbetet och alla behöriga medarbetare ser det samtidigt i appen, tar det, och planeraren bekräftar. En app som bara visar schemat är halva verktyget; den nyttiga halvan är den som låter personalen svara på schemat. Byten mellan medarbetare fungerar på samma sätt, med godkännande innan något blir slutgiltigt. Push och sms bär ändringen, så ingen kör till ett besök som lämnades över för en timme sedan. Just den mekanismen är det första verksamheter märker när de lämnar papper och kalkylblad, och den är en stor del av varför programmet betalar sig snabbt.

Restid, närvaro och vetskapen om att besöket blev av

Restiden mellan brukare är där hemtjänstscheman går sönder. Shifton håller besöken på en riktig tidslinje, så luckorna mellan dem syns före publicering, alltså när en dåligt byggd dag ännu kan rättas. Medarbetarna stämplar in och ut i appen och de tidsstämplarna blir underlaget i stället för en handskriven lapp som samlas in en gång i veckan.

Där det behövs mer säkerhet registrerar den betalda geolokaliseringsmodulen platsen för instämplingen och kan rita ut en medarbetares stopp för en vald period på en karta, med ordningen visad som en rutt. Vår funktionssida arbetsplats förklarar hur det ställs in. Shifton registrerar var stämplingen gjordes; det planerar inte bilrutter och förutsäger inte ankomsttider. Tidrapportering betyder här en tidsstämpel och, med den betalda modulen, en position, båda kopplade till det pass de hör till.

Timmar, övertid och siffrorna bakom fakturan

Rapporten över arbetstid är där tidrapportering slutar vara administration och blir styrinformation. För vilken period som helst ger den passets start och slut, längd, pauser, sena timmar, tidig avgång, frånvaro, arbetade timmar, övertidstimmar och antal pass per person, filtrerat på projekt, befattning eller datumintervall.

Det räcker för att svara på de tre frågor verksamheter faktiskt ställer. Blev de planerade timmarna utförda. Hur mycket av veckan hamnade i övertid. Vilka områden går över tid gång på gång. En app som bara visar summor lämnar alla tre obesvarade, och ett program utan den rapporten lämnar planeraren att försvara tal som han inte kan se. Exporterna går till lönearbetet och QuickBooks finns som integration för redovisningen. Allt som är mindre detaljerat gör den månatliga avstämningen till en förhandling i stället för en kontroll.

Från en rundtur till en verksamhet med flera enheter

En liten utförare behöver snabbhet och inget mer. En verksamhet med flera enheter behöver projekt per enhet, behörighetsnivåer så att varje planerare bara ser sitt eget område och sammanslagen rapportering till ledningen. Shifton täcker båda utan att byta produkt: projekt och scheman skiljer enheter eller brukargrupper, rättigheter avgör vem som redigerar vad och rapporterna summeras eller bryts ned.

Ordvalet varierar mellan marknader. Den som söker ett program för att planera turer i hemtjänsten, den som jämför schemasystem för hemsjukvård och den som prissätter en schemalösning beskriver samma krav: enheter hållna isär, timmar som stämmer och ett schema som alla litar på. Turplanering, besöksplanering och tidrapportering står på samma grund av pass, aktiviteter, tillgänglighet och timmar. Den som köper till en hemtjänstverksamhet bör testa den grunden och inte etiketten.

Verksamheter som också bemannar mottagningar kan jämföra detta med vår sida om schemaläggning för vårdpersonal, som handlar om bemanning på en fast arbetsplats och obekväm arbetstid i stället för besök på adresser.

Vad du bör testa innan du bestämmer dig

Kör vilket schemaprogram som helst genom en riktig vecka innan du väljer. Bygg en hel rundtur med flera besök per medarbetare och ta tid på dig själv. Öppna mobilappen i en äldre telefon, för det är vad en stor del av teamet bär med sig. Flytta ett besök till någon annan och se hur snabbt aviseringen kommer fram och vad medarbetaren ser. Ta sedan ut timrapporten för veckan och se om den skiljer övertid, sen ankomst och frånvaro eller bara ger dig en summa. Listor över de bästa programmen överlever sällan det testet i publicerad ordning, för skillnaderna som betyder något visar sig först i en verklig rundtur.

Shifton är gratis upp till tio teammedlemmar utan tidsgräns, vilket täcker en liten utförare helt, och betalda paket debiteras per anställd och månad när teamet växer. Prissidan visar var varje modul hör hemma. Importera din medarbetarlista, bygg en rundtur, publicera den och se hur mycket av veckans administration som försvinner.