Bakım Ekipleri İçin Evde Bakım Vardiya Planlama Programı

Evde bakımda plan öğle olmadan bozulur. Bir bakım elemanı hastalanır, bir müşteri ziyaret saatini değiştirir, trafik bir aralığı yutar ve iki gün boyunca özenle kurulan liste yirmi dakikada yeniden kurulmak zorunda kalır. Evde bakım vardiya planlama programı yerini, bu yeniden kurmayı hızlandırarak ve herkesi aynı sürüme bakar durumda tutarak hak eder; çünkü bu sektörde liste idari bir kayıt değil, hizmetin kendisidir.

İkinci baskı kârdır. Saat üründür, yol süresi sözleşmeye göre ücretsiz ya da kısmen ücretlidir, personel devri pahalıdır. Planlanan saatleri çalışılan saatlerin yanında göremeyen bir kurum hem maliyeti hem de saatlerin doğruluğunu tahmin ediyordur. Bu yüzden evde bakım için vardiya yazılımı, takvimi kadar raporlarıyla da değerlendirilir.

Evde bakım vardiya programının doğru yapması gerekenler

Dört şey; gerisi tercihe kalmış. Bir haftalık ziyaret planını hızlı kurmak, aynı bakım elemanının gününe giren birkaç kısa ziyaret dahil. Bir şey yer değiştirdiği anda ekibe telefonundan ulaşmak. Saatleri, bordroyu doğrudan bunların üzerinden çalıştıracak kadar doğru kaydetmek. Ve tüm bunları aynı anda telefona da bakan bir koordinatör için kullanılabilir tutmak.

Shifton tam bu biçime göre kurulmuştur: günlük, haftalık ve aylık listeler, aktivitelere bölünen vardiyalar, açık vardiyalar, değişimler, uygunluk ve izin talepleri, mobil giriş çıkış, çalışılan saati fazla mesaiden ayıran raporlar. Bu bir iş gücü yönetimi ürünüdür, klinik bir sistem değil; dolayısıyla listeyi ve saatleri tutar, bakım dokümantasyonunu tutmaz.

Bazı kurumlar bakım elemanı vardiya yazılımı arar, bazıları evde bakım personel yönetimi yazılımı, bazıları da evde sağlık hizmetleri için iş gücü yönetimi aracı. Sözcükler pazara göre değişir; listedeki işler değişmez.

Blok vardiya yerine ziyaret düzeyinde planlama

Genel amaçlı araçların çoğu bir kişinin tek ve kesintisiz bir vardiya çalıştığını varsayar. Evde bakım böyle görünmez. Bir sabah, aralarda yol olan dört ayrı adreste dört ayrı ziyaret barındırabilir ve bunu tek bir sekiz saatlik blok saymak önemli olan her şeyi gizler. Evde sağlık hizmetleri için planlama yazılımları aynı duvara farklı sözcüklerle çarpar: planlama birimi gün değil, ziyarettir. Kişi başına günde tek bir çubuk çizebilen bir uygulama bu işi anlatmıyor.

Aktiviteler bunu çözer. Her ziyaret kendi başlangıç saati ve süresiyle vardiyanın içinde durur, böylece koordinatör günün gerçek biçimini ve fiziksel olarak yürüyüp yürümediğini görür. İş toplu olarak oluşturulup tek bir işlemde uygun bakım elemanlarına dağıtılabilir, vardiya vardiya düzenlemek yerine. Ziyaret planlamasının bir öğleden sonra mı yoksa yarım saat mi süreceği farkı buradan gelir. Bölge, pozisyon ve proje filtreleri bütünü kaybetmeden tek tek turların kurulmasını sağlar.

Bakımın sürekliliği ve kimin nereye gidebileceği

Müşteriler tanıdık yüzlerle daha iyi olur, bakım elemanları ise farklı beceri, dil ve ulaşım koşullarına sahiptir. Herhangi bir vardiya yazılımı personeli birbirinin yerine geçen boşluklar gibi görmek yerine buna saygı göstermek zorundadır.

Shifton'da pozisyonlar ve işaretler kimin ne yaptığını, uygunluk ne zaman çalışabildiğini, konumlar ise nerede çalıştığını anlatır. Bir turu bir kez kurup şablon olarak kaydedin, sonra hafta hafta yeniden kullanın; böylece düzenli müşteriler varsayılan olarak aynı bakım elemanını görür ve yalnızca istisnalar ilgi ister. Kaydedilmiş bir tur, kimin nereye ve saat kaçta gideceğini zaten bilen bir vardiya şablonu gibi davranır, dolayısıyla istikrarlı bir hafta koordinatöre saatler değil dakikalar kazandırır. İyi bir program karar sayısını çoğaltmaz, azaltır.

Son dakika boşluklarını telefon zinciri kurmadan kapatmak

Her kurumun aynı zayıf noktası var: sabah 06.40'ta gelen ve birinin yetişemeyeceğini söyleyen telefon. Geleneksel çözüm, koordinatörün o an aklına gelen isim sırasıyla yaptığı bir tur telefon görüşmesidir.

Açık vardiyalar bunun yerini alır. Boş kalan işi yayınlarsınız, uygun tüm bakım elemanları uygulamada aynı anda görür, üstlenir ve koordinatör onaylar. Yalnızca listeyi gösteren bir uygulama aracın yarısıdır; işe yarayan yarısı personelin listeye yanıt vermesini sağlayan yarıdır. Personel arasındaki değişimler de aynı yolu izler ve hiçbir şey kesinleşmeden önce onay gerekir. Değişikliği anlık bildirim ve SMS taşır, böylece kimse bir saat önce başkasına verilmiş bir ziyarete yola çıkmaz. Kâğıttan ve tablolardan çıkan kurumların ilk fark ettiği şey genelde bu mekanizmadır ve evde bakım liste yazılımının kendini hızla ödemesinin büyük bölümü buradan gelir.

Yol, devam ve ziyaretin gerçekleştiğini bilmek

Müşteriler arası yol, bakım listelerinin kırıldığı yerdir. Shifton ziyaretleri gerçek bir zaman çizgisinde tutar, böylece aralarındaki boşluklar yayından önce görünür; yani kötü kurulmuş bir günün hâlâ düzeltilebildiği anda. Bakım elemanları uygulamadan giriş ve çıkış yapar ve bu zaman damgaları, haftada bir toplanan el yazısı çizelgenin yerine kayıt olur.

Daha fazla güvence gerektiğinde, ücretli konum modülü giriş yapılan yeri kaydeder ve seçilen bir dönemde bir bakım elemanının duraklarını haritada, sırası güzergâh olarak gösterilecek biçimde çizebilir. Bunun nasıl kurulduğunu çalışma konumu özellik sayfamız anlatıyor. Shifton personelin nerede giriş yaptığını kaydeder; sürüş güzergâhı planlamaz, varış saati tahmin etmez. Buradaki zaman takibi bir zaman damgası ve ücretli modülde bir konum demektir; ikisi de ait oldukları vardiyaya bağlıdır.

Saatler, fazla mesai ve faturanın arkasındaki sayılar

Çalışma saatleri raporu, evde bakımda zaman takibinin idari bir işten yönetim bilgisine dönüştüğü yerdir. Herhangi bir dönem için kişi başına vardiya başlangıcı ve bitişi, süre, molalar, geç kalınan saatler, erken çıkış, devamsızlık, çalışılan saatler, fazla mesai saatleri ve vardiya sayısını verir; projeye, pozisyona veya tarih aralığına göre filtrelenir.

Kurumların gerçekten sorduğu üç soruyu yanıtlamaya bu yeter. Planlanan saatler teslim edildi mi. Haftanın ne kadarı fazla mesaiye düştü. Hangi bölgeler sürekli aşıyor. Yalnızca toplamları gösteren bir çizelge uygulaması üçünü de yanıtsız bırakır ve bu rapora sahip olmayan bir bakım vardiya yazılımı, koordinatörü göremediği sayıları savunmak zorunda bırakır. Dışa aktarımlar bordroya girer, muhasebe tarafında QuickBooks entegrasyonu bulunur. Bundan daha az ayrıntılı her şey aylık mutabakatı bir kontrol değil bir müzakere yapar.

Tek turdan çok şubeli kuruma

Küçük bir sağlayıcıya hız yeter, başka bir şey gerekmez. Çok şubeli bir evde bakım kurumu ise şube başına proje, koordinatörlerin yalnızca kendi bölgesini gördüğü yetki düzeyleri ve sahibe giden birleşik raporlama ister. Shifton ürün değiştirmeden ikisini de karşılar: projeler ve listeler şubeleri veya müşteri gruplarını ayırır, yetkiler kimin neyi düzenleyeceğini belirler, raporlar hem toplanır hem ayrıntıya iner.

Terimler pazara göre değişir. Evde bakım tur planlama yazılımı arayanlar, evde sağlık listeleme sistemlerini karşılaştıranlar ve bir evde bakım planlama çözümüne fiyat alanlar tek bir gereksinimi anlatıyor: şubeler ayrı tutulsun, saatler doğru kalsın ve herkesin güvendiği tek bir liste olsun. Tur planlama, ziyaret planlama ve zaman takibi aynı temelin üzerinde durur: vardiyalar, aktiviteler, uygunluk ve saatler. Evde bakım kurumu için vardiya yazılımı satın alan kişi etiketi değil bu temeli denemelidir.

Sabit merkezlere de personel veren kurumlar bunu sağlık personeli vardiya planlaması sayfamızla karşılaştırabilir; o sayfa adreslerde yapılan ziyaretler yerine sabit bir merkezde vardiya doldurmayı ve vardiya primlerini ele alıyor.

Karar vermeden önce ne denenmeli

Karar vermeden önce herhangi bir evde bakım planlama uygulamasını gerçek bir haftayla çalıştırın. Bakım elemanı başına birkaç ziyaret içeren tam bir tur kurun ve kendinizi süre tutun. Mobil uygulamayı daha eski bir telefonda açın, çünkü ekibin büyük bölümü onu taşıyor. Bir ziyareti başkasına devredin ve bildirimin ne kadar hızlı düştüğüne, bakım elemanının ne gördüğüne bakın. Ardından o haftanın saat raporunu çekin ve fazla mesaiyi, gecikmeyi ve devamsızlığı ayırıyor mu yoksa yalnızca bir toplam mı veriyor diye bakın. En iyi evde bakım vardiya yazılımı sıralamaları bu sınavdan yayınlandıkları düzende çıkmaz, çünkü önemli farklar ancak gerçek bir turun altında görünür.

Shifton on kişiye kadar süresiz ücretsizdir, bu da küçük bir sağlayıcıyı bütünüyle kapsar; ekip büyüdükçe ücretli paketler çalışan başına aylık ücretlenir. Fiyatlandırma sayfası her modülün nerede durduğunu gösterir. Bakım elemanı listenizi içe aktarın, bir tur kurun, yayınlayın ve haftanın idari işinin ne kadarının yok olduğunu görün.